Per le agenzie di marketing e web, la comunicazione con i tuoi clienti è fondamentale. Devi assicurarti di essere tutti sulla stessa pagina, lavorare con gli stessi obiettivi in mente e collaborare in modo efficiente dall'inizio alla fine. Ma corrispondere a più clienti in progetti diversi, tutti in fasi diverse, e fornire supporto continuo può essere una sfida. E se utilizzi ancora la posta elettronica per provare a gestire tutto? Dimentica le sfide, stiamo parlando impossibile. L'email non è stata progettata pensando alla collaborazione, quindi le interazioni quotidiane, come gestire le richieste, fornire aggiornamenti del progetto e tutto il resto, vengono rinchiuse nelle caselle di posta personali, dando al resto del team zero visibilità su chi sta lavorando su cosa. Le risposte si perdono tra le caselle di posta in arrivo, le e-mail non ricevono risposta e se qualcuno è in vacanza o inaspettatamente fuori sede, tutto viene ritardato fino al suo ritorno. Teamwork Desk è stato progettato per aiutarti a riprendere il controllo delle tue caselle di posta, in modo da poter gestire facilmente grandi volumi di e-mail e trasformare le tue caselle di posta in hub di collaborazione. Ecco 6 modi in cui l'utilizzo di uno strumento di helpdesk può aiutarti a semplificare le comunicazioni con i clienti.

1.Centralizza tutte le comunicazioni con i tuoi clienti

Con Teamwork Desk, puoi creare un hub centrale per tutte le caselle di posta della tua agenzia, come progetti @, supporto @, account @, info @ e vendite @. Le caselle di posta in arrivo, i thread di posta elettronica e la cronologia delle comunicazioni del client sono contenuti in un unico luogo e sono accessibili a tutti i membri del team. Ciò significa che nessuno lavora in un silo e ogni membro del tuo team ha piena visibilità su dove stanno le cose con i clienti. Ancora meglio, puoi passare rapidamente e facilmente e far progredire la corrispondenza con i clienti quando un compagno di squadra è fuori, in modo che i clienti non debbano aspettare una risposta. L'utilizzo di uno strumento di helpdesk ti consente di gestire facilmente le comunicazioni con i clienti man mano che la tua agenzia di marketing e web cresce. È progettato per renderti più efficiente su larga scala, in modo da dedicare meno tempo alla ricerca di lunghi thread di posta elettronica e puoi reclamare quel tempo per fornire un servizio eccezionale per cui sei famoso.

2. Organizza le tue caselle di posta

Tutte le e-mail in arrivo vengono registrate come ticket che possono essere organizzati in Teamwork Desk in modo da poter facilmente classificare, assegnare priorità e tenere traccia delle conversazioni dei clienti. Rendi il tuo team più reattivo assegnazione di ticket client al loro account manager dedicato, o ancora meglio, automatizza l'assegnazione dei ticket utilizzando i trigger (ne parleremo più avanti). Aggiungi un ulteriore livello di informazioni a un biglietto a colpo d'occhio utilizzando tag. Crea tag come "Sviluppo sito web", "Campagna pubblicitaria" o "Supporto di livello 1" per fornire al tuo team il contesto anche prima di leggere un ticket, aiutandolo a dare priorità al lavoro in modo più efficiente. Puoi anche classificare i tuoi ticket client in entrata selezionando il file tipi di biglietto come "Richiesta", "Problema" o "Domanda" per organizzare i biglietti in un modo che funzioni meglio per la tua agenzia di marketing e web. Organizza la tua casella di posta e offri al tuo team una panoramica di quale azione è richiesta su un ticket utilizzando stati dei biglietti. Utilizza stati incorporati come "Attivo", "In attesa di un cliente", "In attesa" o "Risolto" in modo da poter fornire un servizio più efficace.

3. Collaborare per risolvere i problemi più velocemente

Quando devi discutere un ticket con i tuoi compagni di squadra o saltare per fornire informazioni utili, puoi farlo nel contesto aggiungendo un nota interna su un thread di posta elettronica. Le note private sono visibili solo al tuo team e sono davvero utili quando devi collaborare nel contesto. Puoi persino notificare al tuo team note specifiche utilizzando una menzione @ in modo che sappiano di seguire. Aggiungendo note a un ticket puoi accelerare la condivisione delle informazioni dietro le quinte in modo da avere tutto ciò di cui hai bisogno per una comunicazione con il cliente di successo in un unico posto.

4. Raggruppa i tuoi biglietti più rilevanti insieme

Con la Posta in arrivo intelligente, puoi raggruppare i messaggi in base a ciò che è più importante per te e il tuo team. Puoi creare una Posta in arrivo intelligente in base a criteri come "biglietti assegnati a me", "biglietti che seguo" o "biglietti ad alta priorità", in modo da poter arrivare a ciò che è importante, più rapidamente. Le caselle di posta intelligenti possono essere private per te o condivise con il team per essere visualizzate da altri. Ad esempio, come account manager, puoi configurare una casella di posta intelligente per ciascuno dei tuoi clienti, raggruppando i ticket in base al loro dominio di posta elettronica. Puoi anche raggruppare i biglietti in base ai tag, come "Sviluppo sito web" o "Campagna pubblicitaria", per un facile accesso ai biglietti di cui hai bisogno. Puoi impostarne quanti Posta in arrivo intelligente di cui hai bisogno in base a una moltitudine di criteri, quindi questi sono solo la punta dell'iceberg.

5. Automatizza il lavoro ripetitivo

Con Teamwork Desk, puoi automatizzare il tuo flusso di lavoro utilizzando trigger — risparmiando tempo sulle attività amministrative ripetitive che possono influire sulla tua produttività. Ricordi il nostro esempio precedente di assegnazione dei biglietti dei clienti al loro account manager dedicato? Con i trigger puoi fare un ulteriore passo avanti e automatizzare questo passaggio. Tutto quello che devi fare è impostare un trigger in modo che ogni volta che un'email proviene da @ customerdomain.com viene assegnata al loro account manager. Ci sono così tante possibilità di attivazione, come l'aggiunta automatica di tag ai ticket, la rapida escalation di problemi ad alta priorità, l'invio automatico di un promemoria per il follow-up se un ticket è rimasto irrisolto per troppe ore o giorni e molti altri. Un altro grande risparmio di tempo è il Risposte predefinite caratteristica. Le risposte predefinite sono modelli di email che crei che puoi quindi utilizzare per rispondere alle domande frequenti, in modo da risparmiare tempo nello scrivere la stessa risposta più e più volte, pur continuando a fornire risposte utili ed empatiche.

6. Integra gli strumenti che ami

Come si suol dire, nessuna app è un'isola e Teamwork Desk non è diverso. Teamwork Desk si integra perfettamente con gli altri prodotti della suite Teamwork - Lavoro di squadra, Chat di lavoro di squadra, e CRM per il lavoro di squadra – così puoi gestire l'intero ciclo di vita del cliente dall'inizio alla fine. Teamwork e Teamwork Desk sono progettati per funzionare insieme, quindi non è necessario acquistare connettori di terze parti o installare, integrare e mantenere connessioni tra app autonome: fa già parte del pacchetto quando si utilizzano le due app insieme. Quando una richiesta del cliente arriva tramite Teamwork Desk, è possibile creare un'attività Teamwork corrispondente direttamente dal ticket per garantire che il lavoro continui a muoversi nella giusta direzione. Da lì, puoi assegnare l'attività alla persona giusta, aggiungere una data di scadenza, impostare la priorità o qualsiasi altra informazione importante di cui il team avrebbe bisogno. Quindi, una volta che l'attività è contrassegnata come completa in Teamwork, riattiva automaticamente il ticket in Teamwork Desk in modo che tu sappia che è il momento di seguire il cliente. > “L'integrazione tra Teamwork Desk e Teamwork era l'anello mancante di cui avevamo bisogno per creare un processo veramente efficiente. Invece di perdere tempo a cercare soluzioni separate per aiutare con la gestione del progetto o l'assistenza clienti, le aziende potrebbero risparmiare molto tempo andando prima a Lavoro di squadra! " - Raymond Scholl, CISO presso Security7 Networks. Non solo, ma se ci sono altri prodotti che utilizzi come parte essenziale del flusso di lavoro del tuo cliente, è facile integrarli anche con Teamwork Desk. Con un pieno Integrazione Zapier, oltre a un'API aperta, connettere Teamwork Desk con gli strumenti che utilizzi di più è semplice.

Questi sono solo alcuni dei modi in cui Teamwork Desk può aiutarti a gestire la comunicazione con i clienti e rendere il tuo team più efficiente nel processo. Inizia oggi con Teamwork Desk iscrivendoti a una prova gratuita di 30 giorni.