Sebbene non tutti i progetti siano abbastanza sulla scala di Aeroporto di Berlino Brandenberg ci sono lezioni preziose da imparare dalla debacle dietro la sua costruzione. Un progetto originariamente destinato a costare $ 656 milioni è ora balzato a $ 6 miliardi e un'apertura prevista alla fine del 2017, cinque anni oltre la data prevista.

Quello che era stato originariamente progettato per essere un normale aeroporto si è trasformato in un disastro quando sono stati aggiunti più livelli al file design – un'estensione gigantesca al terminal principale, un piano in più per creare un grande centro commerciale, ecc. Il progetto divenne più complesso con l'aggiunta di sempre più subappaltatori e i ritardi più lunghi.

I costi aumentarono vertiginosamente, gli errori furono amplificati e i ritardi aumentarono, mettendo a dura prova gli altri due aeroporti di Berlino per far fronte al traffico. Molti progetti sono su scala molto minore dell'aeroporto di Brandeburgo, ma sebbene possano essere più piccoli i problemi rimangono gli stessi. Come impedisci che accadano in primo luogo?

Obiettivi e responsabilità poco chiari

“È una mancanza di chiarezza che crea caos e frustrazione. Quelle emozioni sono veleno per qualsiasi obiettivo vivente. " – Steve Maraboli La mancata definizione di obiettivi e responsabilità chiari può portare a ritardi del progetto, superamenti dei costi e un team gravemente demoralizzato, motivo per cui è essenziale fare quanto segue;

  • Definisci chiaramente gli obiettivi e assicurati il consenso di tutte le parti interessate

  • Organizza la gestione del tempo

  • Scegli la tua squadra e organizzala correttamente

  • Stabilisci standard elevati

  • Valuta la gestione del rischio

  • Mostra flessibilità in caso di problemi

Squadra impreparata

“Se una squadra vuole raggiungere il suo potenziale, ogni giocatore deve essere disposto a subordinare i suoi obiettivi personali al bene della squadra " – Bud Wilkinson Un team è buono quanto il suo project manager. I membri del team possono non avere capacità, motivazione e una chiara direzione. Se non sono stati adeguatamente informati sul progetto e sui loro ruoli, potrebbero non aver accettato adeguatamente. Devono conoscere gli obiettivi e comprendere i processi richiesti. Allora come si creano quelle condizioni ottimali per la squadra?

  • Organizza una riunione anticipata con il tuo team

  • Spiegare gli obiettivi del progetto, i risultati chiave, l'ambito, ecc.

  • Fornire formazione, se necessario, o assicurarsi che il team abbia le competenze necessarie

  • Ascolta eventuali problemi / preoccupazioni che potrebbero avere e affrontali

  • Spiega i compiti, il calendario.

Risorse limitate

“Le risorse limitate ti costringono ad accontentarti di ciò che hai. Non c'è spazio per i rifiuti. E questo ti costringe a essere creativo " - autore Jason Fried Questo può essere qualsiasi cosa, dal troppo pochi membri del team, alla mancanza di denaro o strumenti per il progetto. Può anche essere un tempo insufficiente. Forse non era consentito abbastanza nella pianificazione. Uno degli attributi di un project manager è la capacità di pensiero critico e la capacità di massimizzare le risorse (umane, materiali e finanziarie). A volte il manager potrebbe aver bisogno di chiedere di più per completare il progetto. Anche il trasferimento di risorse da aree non critiche del progetto può colmare il divario.

Scarsa pianificazione

Come Confucio disse: “Un uomo che non pensa e non pianifica molto prima troverà guai alla sua porta ". Una pianificazione inadeguata può solo portare al fallimento del progetto o a ritardi e superamenti dei costi. Inoltre farà infuriare tutte le parti interessate. Una pianificazione efficace è la chiave del successo di qualsiasi progetto, quindi definisci prima gli obiettivi, l'ambito ei rischi del progetto, il budget, la tempistica e l'organizzazione. Dare troppo poco tempo e considerazione a questi elementi causerà in seguito un dolore indicibile.

Mancanza di comunicazione

“L'unico problema più grande nella comunicazione è l'illusione che abbia avuto luogo ". - George Bernard Shaw Questo è il nemico di qualsiasi progetto. Non c'è niente di peggio che essere tenuti all'oscuro di decisioni, sforamenti dei costi e ritardi. All'inizio potresti aver informato i membri del team sulle loro responsabilità, orari, ecc. Tuttavia, è essenziale massimizzare le comunicazioni per tutta la durata del progetto. Sebbene le riunioni di gruppo o le riunioni faccia a faccia siano molto utili, non sono sempre pratiche. Intranet, e-mail, collaborazione e strumenti di social media sono canali di comunicazione efficaci.

Resistenza al cambiamento

“I cambiamenti sono inevitabili e non sempre controllabili. Ciò che può essere controllato è come gestisci, reagisci e svolgi il processo. " – Kelly A. Morgan Per vari motivi si verificano cambiamenti nella maggior parte dei progetti. L'ambito del progetto può cambiare, aggiungendo più costi e personale; la data di completamento può essere stata anticipata o ridotta; o il taglio del budget. Per il project manager, questo presenta una serie di problemi che devono essere affrontati, che vanno dalla pianificazione per la nuova situazione e la strategia per una soluzione che comporta il minimo disagio per gli stakeholder. Per i giocatori di squadra, la prospettiva del cambiamento può portare a reazioni negative: preoccupazione per il proprio lavoro e sfiducia sono solo due. Può anche influire sul morale.

Allora, cosa dovrebbe fare un capo progetto?

  • Comunica il cambiamento al team il prima possibile prima che lo sappiano gli altri

  • Spiega perché il cambiamento sta avvenendo e come avrà un impatto su di loro

  • Chiedete loro suggerimenti su come introdurre i cambiamenti nel modo più indolore possibile

  • Mostra empatia per i membri del team

Porta via

Non pensare di essere sorpreso, pensa di essere preparato a qualsiasi eventualità. In questo modo puoi eliminare qualsiasi ostacolo nel percorso del tuo progetto.