Quando senti la parola "trasparenza", probabilmente non è il software di gestione dei progetti che ti viene in mente. Forse pensi alla finestra accanto alla tua scrivania. A meno che le persiane non siano chiuse, puoi vedere chiaramente nel tuo giardino.

Non è molto diverso nel contesto lavorativo: a meno che tu non abbia un motivo per bloccare la luce, dovresti essere in grado di guardare cosa sta succedendo da dove sei seduto.

Il software di gestione dei progetti è quella finestra trasparente. Senza di esso, non puoi vedere cosa sta succedendo fuori dalla tua stanza.

Ma la trasparenza ha più di un significato. Più che mostrare come stanno andando i diversi progetti, il software di gestione dei progetti incoraggia interazioni di squadra aperte e produttive.

Il risultato? Un'azienda più aperta e produttiva.

Come il software di gestione dei progetti crea chiarezza

Le piattaforme di gestione dei progetti migliorano la trasparenza in diversi modi:

1. Maggiore comunicazione

Il modo migliore per promuovere la trasparenza è attraverso una forte comunicazione. Chiaro, premuroso e conciso la comunicazione facilita la collaborazione rendendo più facile per i membri del team discutere idee e problemi.

Il software ideale per la gestione dei progetti offre ai membri del team più canali di comunicazione. Gli utenti dovrebbero essere in grado di lasciare commenti che tutti possano vedere, taggare persone specifiche e inviare messaggi istantanei. Il software necessita di ampio spazio di archiviazione per conservare quelle note nel caso in cui gli utenti debbano rivederle.

La comunicazione trasparente crea un ambiente in cui le persone vogliono contribuire con le proprie idee. E maggiori sono le prospettive di un progetto, maggiori sono le sue possibilità di raggiungere il suo pieno potenziale.

2. Maggiore fiducia

La comunicazione fluida abilitata dal software di gestione dei progetti aiuta i colleghi e i manager a conoscersi meglio. Questa familiarità migliora la fiducia all'interno dei team, assicurando che si sentano a proprio agio nell'esprimere idee potenzialmente controverse.

Non sottovalutare il importanza di una squadra fiduciosa. Quelli con alti livelli di fiducia hanno:

  • La capacità di accettare e fornire feedback difficili

  • La fiducia nell'ammettere gli errori e nell'essere corretti

  • La tenacia di continuare a lavorare dopo una battuta d'arresto

  • La volontà di aiutare gli altri ad avere successo

  • Una cultura di gioia e autenticità

La fiducia non si costruisce dall'oggi al domani. Richiede interazioni ripetute, produttive, personali e utili. Queste interazioni possono avvenire solo in un ambiente trasparente, digitale o altro.

3. Maggiore responsabilità

In ambienti trasparenti, ci si aspetta che i membri del team si ritengano reciprocamente responsabili. Il software di gestione dei progetti include alcune funzionalità chiave che lo rendono possibile.

In una piattaforma di progetto online, tutti possono vedere il ruolo del progetto dell'altro. Sotto il titolo di ogni persona vengono visualizzate le attività specifiche che sono state assegnate.

Considera cosa significa: nessuno è all'oscuro di chi è responsabile della consegna di cosa e in quale data. In quel tipo di spazio, non ha senso diteggiatura, cosa che può fare molti danni a una squadra.

Altrettanto importante è la segnalazione. Le schede del flusso di lavoro nel software di gestione dei progetti definiscono i passaggi di un progetto in ordine di completamento e tengono traccia di quali attività sono state completate. Con gli occhi di un team sul software, niente può sfuggire alle fessure.

4. Migliori interazioni con i clienti

La trasparenza non dovrebbe essere limitata a coloro che fanno parte della tua organizzazione. Il software di gestione dei progetti tiene traccia automaticamente delle metriche a cui tengono i clienti, come le ore fatturabili.

I dashboard del software di gestione dei progetti possono essere personalizzati per fornire una visualizzazione anticipata delle cifre che contano di più. Organizza i tuoi separando quelli che contano internamente, come la suddivisione delle attività, dai numeri che devi conoscere per gli aggiornamenti del client.

I clienti devono sapere che i loro soldi vengono spesi bene. Devono essere in grado di pianificare i mesi futuri. Se una funzionalità non funziona come previsto, devono saperlo anche loro.

Il software di gestione dei progetti consente ai team di condividere facilmente queste cose con i clienti. E un cliente informato, il più delle volte, è un cliente felice.

5. Abbastanza privacy

Anche nei team più trasparenti, alcune cose devono rimanere riservate. Per lo stesso motivo per cui le finestre hanno le persiane, il software di gestione dei progetti è dotato di funzionalità per mantenere private le informazioni private.

Le autorizzazioni personalizzate consentono di limitare gli utenti che possono visualizzare cosa. Forse solo capi progetto e il personale delle risorse umane deve vedere le ore di progetto di tutti. Gli stagisti potrebbero non aver bisogno di accedere alle informazioni di fatturazione.

Queste autorizzazioni possono essere applicate a messaggi, progetti e attività. Possono essere impostati per individui specifici o per gruppi. Se necessario, possono essere ripristinati con un paio di clic.

La trasparenza è complicata: è importante che i membri del team possano ammettere i propri errori, ritenersi responsabili a vicenda e provare un senso di fiducia in tutto il team. Ma ciò non significa che i dipendenti debbano essere individuati in pubblico o in grado di vedere i messaggi privati degli altri.

Il software di gestione dei progetti rende possibile questo equilibrio. E ottenere la giusta trasparenza è qualcosa che ogni collaboratore può apprezzare.