Sapevi che un tipico lavoratore della conoscenza spende 36% della loro giornata alla ricerca e al consolidamento delle informazioni nei sistemi? Quasi 3 3 ore ogni singolo giorno lavorativo sprecato. Eek! Pensiamo che quelle 3 ore potrebbero essere spese per qualcosa di più produttivo. Ecco perché i filtri nei progetti di lavoro in team ti consentono di individuare l'esatta informazione di cui hai bisogno in pochi secondi, così puoi risparmiare tempo ed energia per le cose che contano davvero. Sia che tu stia cercando un commento che menziona una particolare parola chiave, il tempo registrato da un singolo membro del team o un gruppo di attività con un particolare tag o una data di scadenza, i filtri sono qui per aiutarti. È possibile accedere all'opzione di filtro all'interno di ciascuna area del tuo sito selezionando l'icona del filtro a destra dello schermo:

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Selezionando questo si aprirà il riquadro di destra che contiene le varie opzioni di filtro. Puoi comprimere o espandere il pannello dei filtri ogni volta che ne hai bisogno. Mentre ci sono diversi modi per utilizzare i filtri nei progetti Teamwork, , abbiamo messo insieme un elenco di alcuni casi d'uso popolari per semplificare la vita a te e al tuo team.

1. Filtra le attività per assegnatario e data di scadenza

La tanto attesa vacanza che pianifichi da mesi è finalmente arrivata, stai per lasciare l'ufficio e puoi praticamente sentire l'odore dell'oceano. Tranne che c'è solo un problema: devi individuare tutte le tue attività in scadenza nella prossima settimana e poi riassegnarle a uno dei tuoi compagni di squadra. Con i filtri nei progetti di lavoro in team, è possibile trovare attività che corrispondono a criteri particolari tra centinaia di altre in più progetti in pochi clic. Ecco come:

  1. Vai all'area Tutto del tuo sito Progetti di lavoro di squadra.

  2. Seleziona Attività attive e fai clic sull'icona Filtri a destra dello schermo.

  3. Inserisci il tuo nome nella sezione Assegnato a.

  4. Inserisci l'intervallo di date in base al quale filtrare le tue attività (puoi scegliere tra alcune opzioni preimpostate o selezionare Intervallo di date personalizzato) per vedere tutte le tue attività all'interno di un intervallo di date specificato.

  5. Per modificare in blocco queste attività e assegnarle a un altro utente, seleziona il pulsante del menu in alto a destra (tre punti) e l'opzione Modifica in blocco.

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  6. Da qui è possibile selezionare un'azione da eseguire sulle attività. In questo esempio, modificheremo le attività.

  7. Dopo aver selezionato tutte le attività che desideri modificare (se vuoi selezionare rapidamente tutto, scegli Tutto in basso a destra del modale), vai al passaggio successivo e seleziona l'utente a cui desideri riassegnare le attività.

  8. Premi Aggiorna e il gioco è fatto!

2. Filtra le attività per tag

Sia che tu stia aspettando un post sul blog da sottoporre a revisione paritaria, il feedback di un cliente su un mockup di un sito web o l'approvazione del budget da parte della direzione per un nuovo contratto di appaltatore, probabilmente avrai bisogno del contributo di altri ad un certo punto durante la tua settimana lavorativa . Ma non puoi sempre fare affidamento sugli altri per essere organizzati o produttivi come te, e potresti aver bisogno di ... ehm ... ricorda delicatamente loro che stai aspettando il loro contributo prima di poter andare avanti. Identificare tutte le attività che sono "in attesa di approvazione" è un ottimo modo per vedere quali cose è necessario seguire. Ecco come utilizzare insieme le funzioni Tag e Filtri per rintracciarli facilmente e far progredire i tuoi progetti.

  1. Passare il mouse su qualsiasi attività ti darà la possibilità di farlo. In questo esempio, creeremo il tag "in attesa di approvazione".

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  2. Vai all'area Tutto del tuo sito Progetti di lavoro di squadra.

  3. Fare clic sulla sezione Attività attive e selezionare l'icona Filtri a destra dello schermo.

  4. Inserisci il tuo nome nella sezione Assegnato a.

  5. Inserisci il tag "in attesa di approvazione" nella sezione Tag.

  6. Invia una nota passiva aggressiva come gentile promemoria all'approvatore in modo da poter rimettere in moto le cose.

Tipo di bonus: Puoi condivisione salvata e filtri non salvati in modo che qualsiasi membro del tuo team possa vedere le informazioni che stai visualizzando in base al filtro applicato.

3. Trova rapidamente tutte le attività non assegnate

A volte, le attività non sono immediatamente utilizzabili, rendendo difficile decidere a chi assegnarle. In Teamwork Projects, puoi creare queste attività e lasciarle non assegnate. Le attività non assegnate possono essere utilizzate anche per tenere traccia delle idee che puoi rivedere in un secondo momento. Per evitare che queste attività vengano trascurate o dimenticate, puoi utilizzare i filtri per individuarle rapidamente in tutti i tuoi progetti.

  1. Dall'area Tutto del tuo sito vai su Attività attive e seleziona l'icona Filtri.

  2. Seleziona l'icona Filtri a destra dello schermo.

  3. Nella sezione "Assegnato a" seleziona "Includi attività non assegnate".

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    In questo modo verrà mostrata ogni singola attività non assegnata in tutti i tuoi progetti. Ora puoi dare una casa a queste attività orfane assegnando un utente che si prenda cura di loro. Tipo di bonus: Se sei responsabile della gestione di un progetto, tenere traccia e delegare le attività non assegnate è probabilmente qualcosa che fai regolarmente. Il salvataggio della visualizzazione filtrata sopra può aiutarti a individuare le attività non assegnate alla velocità della luce, così puoi assicurarti che nulla cada tra le fessure (scopri come salvare i filtri in questo documento della guida).

4. Filtrare i commenti in modo che nulla rimanga senza risposta

Se tu lavorare con i clienti in progetti di lavoro di squadra, , è probabile che la maggior parte delle tue comunicazioni avvenga in-app. Per garantire che le domande dei clienti ricevano una risposta completa e tempestiva, puoi utilizzare i filtri per individuare rapidamente i commenti che potrebbero aver lasciato e controllare se il tuo team ha dato seguito. Ecco come:

  1. Dall'area Tutto del tuo sito Progetti di lavoro di squadra, vai alla scheda Commenti e seleziona l'icona Filtri.

  2. Per trovare i commenti lasciati dai clienti, è necessario filtrare per autore.

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  3. Puoi scegliere uno o più progetti da cui vedere i risultati.

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    Puoi restringere ulteriormente i risultati filtrando per tipo di commento, data, stato e altro. Ulteriori informazioni su questi filtri possono essere trovate qui.

5. Filtro temporale

Nonostante la fatturazione dell'abbonamento è diventata sempre più popolare, , molte agenzie, società di consulenza e altri team basati sui clienti continuano a fatturare ai clienti in base alla quantità di tempo speso per un progetto, il che significa che devono tenere traccia di quante ore lavorano per i singoli clienti. In Teamwork Projects, puoi utilizzare i filtri per generare rapidamente un report con queste informazioni, scaricarlo come PDF e inviarlo ai tuoi clienti. Questo rapporto può essere creato dalla sezione Tutto il tempo o all'interno di un singolo progetto.

  1. Da qualsiasi area Ora, seleziona l'icona del filtro a destra della pagina:

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  2. Ora avrai varie opzioni di filtro disponibili nel riquadro di destra, per filtrare i risultati:

    • Progetto: Visualizza i risultati per tutti i progetti o seleziona i progetti su cui desideri generare rapporti.

    • Stato del progetto: : Crea il tuo rapporto sul tempo per i progetti di un certo stato, come attuale, in ritardo o imminente.

    • Persone: Crea un rapporto sul tempo per tutti gli utenti del sito o per un gruppo selezionato. Ad esempio, gli utenti che stanno lavorando a un progetto specifico.

    • Data: Seleziona un intervallo di tempo per il rapporto sul tempo.

    • Tag: Includere solo i log del tempo con tag specifici.

    • Fatturabile: Includi fatturabile, non fatturabile o entrambi nel rapporto sul tempo.

    • Fatturato: Fatturato, non fatturato o entrambi nel report del tempo.

    • Mostra / nascondi colonne: Puoi includere tutte le colonne o scegliere colonne personalizzate nel tuo rapporto.

  3. Dopo aver impostato i parametri richiesti, puoi quindi ciao.

  4. Esporta il tuo rapporto sul tempo in un file PDF, Excel o CSV facendo clic sul pulsante Esporta in alto a destra nell'area Ora.

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    I casi d'uso in questo post sono solo un paio di modi per utilizzare i filtri nei progetti di lavoro in team. Per scoprire tutti i modi per utilizzare questa funzione, assicurati di farlo controlla questo documento di aiuto. . Ci piacerebbe sentire cosa ne pensi. Utilizzi filtri nei progetti di lavoro di squadra? Facci sapere come li usi per aiutarti nei tuoi flussi di lavoro quotidiani nei commenti qui sotto.