Quindi hai deciso un software di gestione dei progetti che desideri presentare al tuo team. Grande! La scelta di un software di gestione dei progetti è di per sé una sfida.

Ma ora che hai trovato quello perfetto, inizia la vera battaglia: l'implementazione.

Implementazione di una nuova piattaforma di gestione dei progetti

Passare a un nuovo software può essere un lavoro ingrato: è difficile coinvolgere tutti e non importa quanto sia ponderato design, c'è sempre una curva di apprendimento. Ecco dove aspettarsi alcuni ostacoli:

1. Convincere la tua squadra

Software per la gestione dei progetti semplifica la vita dei membri del team in tanti modi, ma non tutti la vedono in questo modo. Ci vuole un po 'di convincimento per convincere tutti a bordo.

Ci sono molte ragioni le persone evitano il cambiamento. Alcuni dei motivi per il pushback includono:

  • Paura di fallire quando si cerca di adattarsi a un nuovo sistema

  • Perdendo il conforto della loro routine consolidata

  • Mancanza di fiducia nella scelta del team di gestione

  • Brutte esperienze in passato quando i flussi di lavoro cambiano

In qualità di manager, è importante riconoscere i dubbi del tuo team. È ingiusto aspettarsi che tutti salgano immediatamente a bordo senza poche domande o commenti. Prenditi il tempo per affrontare le preoccupazioni di ogni membro del team individualmente per aiutarli a sentirsi più a loro agio riguardo alla decisione.

2. Effettuare il passaggio

È il grande giorno: il team inizia la migrazione dal vecchio sistema al nuovo software di gestione dei progetti. Ci sono profili da configurare, file da trasferire e nuovi flussi di lavoro da capire.

Il cambiamento crea difficoltà crescenti, ma c'è una luce alla fine del tunnel: il tuo team lo supererà e quando lo faranno, lavorare insieme diventerà molto più facile.

Supportarsi ed essere pazienti l'uno con l'altro è la soluzione migliore. Ricorda, l'intero scopo del software di project management è promuovere la collaborazione e la comunicazione. Riconosci che ci saranno alcuni vicoli ciechi e uscite mancate prima che il tuo team trovi il suo flusso di lavoro ideale.

Renditi conto anche che le prime settimane potrebbero richiedere una supervisione extra. Considera l'idea di espandere l'orario di ufficio per rispondere a domande o dubbi che inevitabilmente sorgono durante il periodo di transizione.

3. Esplorazione di funzionalità e personalizzazioni

Probabilmente non ci vorrà molto al tuo team per imparare a creare un'attività o scheda del flusso di lavoro. Ciò che potrebbe richiedere del tempo è l'apprendimento di tutte le diverse funzionalità e personalizzazioni disponibili nel software di gestione dei progetti.

Prendi i modelli. I modelli automatizzano il lavoro ripetuto, risparmiando tempo e riducendo il rischio di errori. Ma non tutti i modelli sono necessari a tutti i team e anche i modelli predefiniti potrebbero richiedere alcune modifiche.

Un'altra area che può richiedere del tempo per essere corretta è la segnalazione. Se la tua azienda addebita una tariffa fissa per progetto, le ore fatturabili potrebbero non essere così importanti per te. Forse quello spazio sulla tua dashboard è riempito meglio con un grafico dei carichi di lavoro dei membri del team.

Molti fornitori di software per la gestione dei progetti offrono post di blog e video didattici. Condividili con la tua squadra. Se necessario, chiedi a un rappresentante di darti una demo. Circa due terzi delle persone apprende visivamente, quindi una presentazione dal vivo può essere il modo migliore per mostrare agli utenti le basi.

4. Imparare a operare in linea

Prima di passare al software di gestione dei progetti, molti team utilizzano un mix di processi su carta e di persona. Lo spostamento online delle operazioni di gestione dei progetti richiede un cambiamento culturale.

Ricorda a tutti che tutte le note del progetto devono essere registrate nel software di gestione del progetto. Camminare lungo il corridoio per fare una domanda potrebbe essere facile, ma rischia di lasciare gli altri membri del team fuori dal giro. Gli schizzi dell'interfaccia appartengono alle bacheche del flusso di lavoro, non ai blocchi note di carta.

Ciò è particolarmente importante se la tua azienda lavora con appaltatori. Il software di gestione dei progetti può abbattere le barriere tra i team interni ed esterni. Per metterli entrambi sulla stessa pagina:

  • Assegna compiti specifici e ruoli di progetto ai freelance, proprio come fai con i tuoi dipendenti.

  • Blocca il tempo sul tuo calendario per rispondere alle domande degli appaltatori.

  • Imposta le ore di base. Gli appaltatori devono sapere quando i dipendenti saranno disponibili per la collaborazione.

5. Impostazione dei budget di progetto

Una volta passato il team al software di gestione dei progetti, è probabile che scoprirai che anche i budget del progetto devono cambiare. Flussi di lavoro più efficienti possono comportare un minor numero di ore fatturabili. Potresti trovarti con il tempo per affrontare caratteristiche carine che in precedenza avevi messo da parte.

Il modo in cui questo influisce sul budget dipende dalle tendenze del tuo team e dalla tua struttura tariffaria. Se si utilizza un modello di conservazione, una maggiore efficienza potrebbe consentire di ridurre la tariffa per aumentare gli affari. Se addebiti per deliverable, potresti essere in grado di aumentare le entrate sviluppando più funzionalità.

Il software di gestione dei progetti può fare una grande differenza la tua linea di fondo, ma non commettere errori: anche le sfide di implementazione possono essere grandi. Datevi grazia l'un l'altro e li supererete bene.