La gestione di team remoti richiede un po 'di finezza, ma siamo qui per darti alcune indicazioni. Questi quattro passaggi ti aiuteranno a costruire una squadra forte con obiettivi chiari e risultati che superano le aspettative.


Non devi guardare lontano per vedere che il lavoro a distanza è diventato la nuova normalità. Sempre più aziende assumono membri del team remoto per gestire la propria attività oppure offrono ai propri team interni la flessibilità di lavorare in remoto alcuni giorni alla settimana. Poiché questa tendenza è diventata più standard, sono emersi nuovi strumenti per aiutare i team remoti a gestire meglio progetti, comunicazioni, flussi di lavoro e altro ancora.

Ecco il trucco ... ci vogliono più di pochi strumenti intelligenti per far sì che i team remoti abbiano successo. Che cosa fa fare la differenza è utilizzare un processo che incorpora questi strumenti per aiutare i team a lavorare insieme in modo più efficiente e a raggiungere i loro obiettivi. La tecnologia può essere utile, ma da sola un'app di comunicazione non crea automaticamente team ad alte prestazioni. Devi creare un processo intorno come i team utilizzano l'app per configurarli per il successo. Per iniziare, ecco una procedura in quattro fasi che ti aiuterà a definire gli obiettivi del team e a pianificare il successo.

1. Definire gli obiettivi per il successo della squadra

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Gli obiettivi sono importanti perché ti consentono di concentrare le tue energie su attività e progetti specifici che portano la tua azienda da dove ti trovi oggi a dove vorresti essere domani. Obiettivi chiari sono particolarmente importanti per i team remoti perché non si trovano nello stesso spazio fisico e potrebbero non avere la possibilità di vedere o sentire spesso come il loro lavoro si inserisce negli obiettivi del quadro generale. Questo crea una disconnessione.

Questo è il motivo per cui gli obiettivi per i team remoti dovrebbero essere condivisi in un punto centrale in modo che vedano esattamente come il loro lavoro contribuisce al quadro generale. Piktochart, un'applicazione per la creazione di infografiche basata sul web, utilizza un sistema di obiettivi e risultati chiave (OKR) tramite Perdoo per dare ai loro team remoti una migliore percezione degli obiettivi dell'azienda e di come i loro sforzi possono realizzarli.

I traguardi e gli obiettivi per l'azienda, i team e le persone vengono inseriti nel sistema e monitorati nel tempo. In questo modo ogni membro del team vede chiaramente in che modo i propri risultati chiave, o indicatori di prestazione, contribuiscono ai risultati complessivi che l'azienda desidera ottenere, come la crescita dei ricavi, una maggiore acquisizione di clienti e altro ancora. Mentre imposti gli obiettivi del tuo team, ecco alcune domande da porsi:

  • Gli obiettivi e i passaggi necessari per raggiungerli sono chiari? Se i membri del team remoto non sono chiari sui loro compiti e obiettivi specifici, si può sprecare tempo prezioso rispondendo a semplici domande o condividendo informazioni. È qui che gli strumenti sono utili. Una piattaforma di comunicazione come Chat di lavoro di squadra consente ai membri del team di identificare immediatamente le priorità e porre domande su elementi specifici.

  • Gli obiettivi possono essere misurati? Se non riesci a monitorare i progressi, è più difficile raggiungere i risultati e le scadenze che stai raggiungendo. Uno strumento come Progetti di lavoro di squadra ti consente di definire con precisione un progetto, assegnare attività e sottoattività e persino ruotare rapidamente quando necessario, il tutto senza lasciare che i dettagli sfuggano di mano.

  • Qual è una tempistica ragionevole per raggiungere l'obiettivo? Le scadenze cambiano sempre man mano che i dettagli del progetto vengono aggiunti o adeguati in base al feedback del cliente. Anche se non puoi prevedere ogni cambiamento dell'ultimo minuto, puoi guardare progetti simili che hai completato e avere un'idea reale di quanto tempo impiegheranno determinate attività. Anche se un'attività è in qualche modo nuova per il tuo team, di solito puoi suddividerla in segmenti che hai gestito in precedenza. Ricordati di liberarti dei pii desideri e di darti un cuscino per problemi o ritardi che sorgono naturalmente.

2. Utilizza le informazioni del team lungo il percorso

Dopo aver impostato i tuoi obiettivi, devi dare al tuo team l'opportunità di fornire il proprio feedback. Tieni presente che con persone che lavorano a miglia di distanza e in fusi orari diversi, la comunicazione non avviene in modo naturale come avviene con le persone che lavorano nello stesso ufficio. Chiedere semplicemente ai membri del team di condividere approfondimenti tramite e-mail o chat di gruppo non fornisce una struttura o una motivazione sufficiente per la maggior parte dei membri del team per avere conversazioni produttive.

È necessario un follow-up coerente, istruzioni chiare su come e dove lasciare un feedback e un'enfasi sul motivo per cui il loro feedback è così importante. In caso contrario, dare un feedback cade in fondo all'elenco delle cose da fare del tuo team, oppure le discussioni potrebbero essere troppo sporadiche per generare davvero ottimi risultati.

A seconda del team remoto - vendite, marketing, assistenza clienti, sviluppo - dovresti provare a scaglionare i tempi delle riunioni di check-in in modo da avere spazio per comprendere ed elaborare le informazioni che ricevi. Raggruppare riunioni troppo ravvicinate può comportare un sovraccarico di informazioni per i manager, rendendo più difficile monitorare e dare seguito a ciò che è stato detto da ogni squadra e alle loro esigenze. Detto questo, ricorda che dovrai ascoltare alcune squadre più spesso di altre perché il loro lavoro richiede una maggiore supervisione.

Ad esempio, i team a contatto con i clienti come le vendite e l'assistenza clienti dovrebbero organizzare riunioni bisettimanali per aiutarli ad adattare i piani per raggiungere i loro obiettivi man mano che le esigenze dei clienti cambiano. D'altra parte, i team di sviluppo possono incontrarsi una volta al trimestre poiché il loro lavoro ha un impatto diverso sui clienti. Indipendentemente dalla frequenza con cui i tuoi team si incontrano, assicurati che il feedback sia registrato e implementato in modo che tutti possano imparare dagli input forniti.

3. Lascia spazio alla flessibilità

La flessibilità non riguarda solo la pianificazione giornaliera del tuo team remoto o la sua posizione di lavoro. Quando si tratta di successo di squadra, i tuoi piani devono essere flessibili, perché non esistono due settimane uguali in un'azienda in crescita.

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Una settimana potresti trovarti in una situazione che richiede l'attenzione di tutti prima di un lancio importante e la settimana successiva potranno tornare alle loro solite attività. Oppure potresti avere un improvviso afflusso di richieste di assistenza clienti che richiedono più risorse per alcuni giorni. La flessibilità può anche assomigliare a:

  • Assumere persone in fusi orari diversi in modo che qualcuno sia sempre in servizio, ma assicurandosi che alcune ore della giornata lavorativa si sovrappongano in modo che le persone possano condividere le informazioni essenziali in tempo reale.

  • Chiedere ai membri del team di tenere riunioni quotidiane online in piedi in modo che i problemi delicati possano essere risolti non appena si presentano e le scadenze possano essere regolate.

  • Incoraggiare i membri del team a pianificare settimanalmente in modo che guardino sempre avanti e non reagiscano solo ai problemi. In questo modo, i team possono prepararsi ad apportare modifiche in anticipo, come nuove scadenze o più risorse, per assicurarsi di raggiungere i propri obiettivi.

Questi esempi di flessibilità incoraggiano la collaborazione e fanno parlare i team, che sono necessari affinché i team raggiungano gli obiettivi specifici per i quali stanno lavorando.

4. Documenta tutto

Durante il processo di creazione degli obiettivi e di ricerca di modi per migliorare le prestazioni del team, la documentazione organizzata è essenziale per il successo del team. Più dati puoi raccogliere sui tuoi sforzi, dalle riunioni alle scadenze delle attività, più velocemente puoi perfezionare i tuoi processi e ottenere un'efficienza ottimale.

Ad esempio, i team di progetto hanno bisogno di un debriefing approfondito dopo la conclusione di ogni progetto per analizzare cosa ha funzionato bene, cosa non ha funzionato e cosa deve cambiare. Se i progetti futuri diventeranno più grandi per soddisfare le esigenze dei clienti o le pressioni del mercato, i team di progetto potrebbero dover fare un debriefing a metà di ogni progetto per affrontare tutto ciò che potrebbe portare il progetto fuori pista, come modifiche alle scadenze, feedback dei clienti o nuove informazioni sui dati.

La tua documentazione dovrebbe chiarire quando i team dovrebbero incontrarsi per il debriefing e cosa devono esaminare. E puoi includere domande essenziali che forniscono chiarezza per il resto del progetto. Ci sono colli di bottiglia? I problemi sono stati risolti? Ci sono altre preoccupazioni? La documentazione dovrebbe chiarire come dovrebbero essere eseguiti questi check-in in modo che i team possano raggiungere i loro obiettivi, indipendentemente da quanto piccolo o grande sia il loro progetto.

Utilizza un prodotto come Google Drive per creare e archiviare la documentazione e stabilire cartelle che ogni team deve mantenere. Il vantaggio delle soluzioni di cloud computing è che chiunque nel team, indipendentemente da dove si trovi, può accedere ai documenti per apportare modifiche e vedere quali modifiche sono già state apportate.

Assicurati di impostare il tempo per controllare regolarmente la documentazione. Molto spesso, le cose cambiano rapidamente, come le responsabilità dei membri del team, il tempo di risposta ideale del cliente o strategie di risoluzione dei problemi efficaci. Pianificare un orario regolare per la revisione della documentazione aiuta tutti a rimanere informati su questi cambiamenti.

Il successo di squadra richiede tempo

Anche se hai un team eccezionale che si adatta rapidamente a questi passaggi, le modifiche potrebbero richiedere del tempo per essere realmente incorporate nei tuoi processi. Concediti il permesso di passare gradualmente dal "fare bene come squadra" al "riuscire come squadra". Impegnati a fare un passo alla volta e presto vedrai un cambiamento nel modo in cui il tuo team remoto lavora insieme. La comunicazione fluirà più facilmente, la collaborazione avverrà in modo più naturale e man mano che raggiungi gli obiettivi più piccoli, quelli più grandi inizieranno a prendere posto.