Hai iniziato lavorare da remoto nelle ultime due settimane?

Benvenuto nel nostro mondo. È positivo avere la compagnia, ma pensiamo che sia ancora meglio darti degli indizi su alcuni dei problemi di comunicazione che potresti dover affrontare. Il software di gestione dei progetti può risolverne un numero sorprendente.

Grazie al Epidemia di covid-19, non possiamo semplicemente attraversare il corridoio o entrare nel cubicolo successivo con una domanda. Stiamo ancora imparando chi preferisce le chiamate alle e-mail, scoprendo le nostre GIF Slack preferite e capendo che aspetto hanno le chiare istruzioni scritte.

Il software di gestione dei progetti potrebbe non essere in grado di trovare la tua nuova GIF di Shrek preferita per te. Ma può andare sorprendentemente a lungo migliorare la comunicazione del team.

Software di project management per la comunicazione

Nuovi flussi di lavoro possono rendere la comunicazione più difficile. Implementazione software di gestione del progetto può colmare le lacune in alcune aree chiave:

1. Definizione del ruolo

Anche se i titoli del tuo team sono chiari come il giorno, si verificano dei malintesi: l'editore del tuo team di marketing dovrebbe essere responsabile della creazione degli argomenti del blog o dovrebbe essere il lavoro dello scrittore?

Sapere chi è responsabile di ogni parte di un progetto è fondamentale per la sua esecuzione. Gli altri collaboratori devono sapere a chi rivolgersi per le domande. La leadership ha bisogno di sapere chi prende le decisioni e diffonde i dettagli al resto del team di progetto.

Quali funzionalità relative al ruolo dovresti cercare nel software di gestione dei progetti? Il software di gestione dei progetti semplifica l'associazione di utenti e attività specifici. Cerca una soluzione che includa un file carta del progetto strumento per mostrare dove ogni utente si inserisce nella gerarchia più ampia di un progetto.

2. Responsabilità

Le scadenze sono tra le informazioni di progetto più importanti da comunicare. Tutti i membri del team devono sapere quando è necessario qualcosa e chi altro dipende dal fatto che venga fatto in tempo. Il software di gestione dei progetti fornisce una piattaforma in cui le persone possono effettuare il check-in su base giornaliera. Che si tratti di segnalare orari o di contrassegnare una lista di controllo, è importante che i lavoratori possano fornire ai supervisori aggiornamenti frequenti in modo non conflittuale. Anche il più gradevole i manager devono applicare le scadenze in modo coerente e monitorare regolarmente.

Non forzare i singoli manager a inviare messaggi di testo o email a ogni membro del team ogni giorno. Una piattaforma di gestione dei progetti funge da hub da cui possono effettuare il check-in, segnalare le scadenze mancate e mostrare come gli errori influiscono sugli altri membri del team.

3. Precisione

Quando lavori in ufficio, è facile sedersi con qualcuno per cinque minuti, dire loro cosa ti aspetti e mostrare un esempio o due. Possono fare domande da chiarire sul posto. Senza un software di gestione del progetto per colmare il vuoto, è facile commettere errori. Le catene di email possono essere difficili da seguire e più difficili da trovare settimane dopo. Fare una telefonata richiede una pianificazione per assicurarsi che il tempo funzioni da entrambe le parti; se dimentichi di chiedere qualcosa, la tua richiamata potrebbe interrompere un'altra riunione.

Di tutti i conseguenze aziendali di scarsa comunicazione, bisogni e aspettative non soddisfatte possono danneggiare maggiormente i rapporti di squadra. La mancanza di dettagli chiave può rallentare i progetti e tornare indietro per rielaborare un progetto è una perdita di denaro.

Per ridurre al minimo gli errori, il software di gestione del progetto consente di:

  • Delinea i requisiti specifici di un progetto o di un incarico

  • Disponi i passaggi nell'ordine in cui dovrebbero essere affrontati

  • Archivia file e documenti richiesti dal progetto

  • Controlla lo stato di avanzamento per rispettare la scadenza del progetto

  • Fornisci e chiedi feedback da altri membri del team, leader e clienti

Anche se non c'è niente di sbagliato nel fare una rapida telefonata per controllare qualcuno, non dovrebbe essere la modalità di lavoro predefinita del team. La maggior parte delle comunicazioni dovrebbe essere gestita all'interno del software di gestione del progetto.

4. Pianificare l'allineamento

Il lavoro a distanza è un'opportunità per le persone di stabilire il proprio programma. Salvo scadenze rigide, l'orario di lavoro può essere adattato alle preferenze personali. I profili utente nel software di gestione dei progetti possono memorizzare tali informazioni, assicurando che tutti possano trovarle.

Detto questo, ci deve essere coerenza in due aree:

  • Ore individuali "on" Tutti i membri del team devono sapere quando qualcuno sarà disponibile. Se non diversamente specificato, dovrebbe essere statico di settimana in settimana.

  • Ore di base del team Alcune esigenze di progetto, come i brainstorming, richiedono la presenza di più membri del team. Ecco perché l'orario di base è importante: se tutti lavorano dalle 10:00 alle 15:00, le riunioni dovrebbero essere programmate durante quella finestra. I membri del team dovrebbero essere responsabili della compilazione delle ore rimanenti altrove.

Ricordati di tenere in considerazione fusi orari. Se un membro del tuo team che è normalmente in ufficio lavora dalla casa di un parente per prendersi cura di lei, ad esempio, potrebbe aver bisogno di un promemoria.

Il software di gestione dei progetti non può risolvere tutti i problemi di comunicazione, ma è un ottimo punto di partenza. Quali sfide di comunicazione ha dovuto affrontare la tua azienda da quando è diventata remota?