Il successo e la sanità mentale di un'agenzia dipendono quasi interamente dal flusso di lavoro. La scelta di un software di gestione dei progetti rispetto alla tradizionale raccolta di messaggi di posta elettronica, documenti Word e telefonate elimina la confusione offrendo un modo sistematico di tenere traccia dei progetti e centralizza la comunicazione con i clienti in tutto il tuo team. Senza questo strumento essenziale, perdi tempo a caccia di dettagli, mettendo a dura prova le relazioni con i tuoi clienti e le scadenze del tuo progetto.

Tuttavia, i clienti non prenderanno il tuo software di gestione dei progetti da soli. Se non ti prendi il tempo per assumerli attentamente e intenzionalmente, metti in pericolo il tuo rapporto con il cliente. Includili dall'inizio adottando un approccio proattivo per insegnare loro il tuo sistema. Ecco come integrare i tuoi clienti nel tuo software di gestione dei progetti in modo efficace in modo che sia la tua agenzia che i tuoi clienti ne traggano vantaggio.

1. Stabilire le regole di base

Il mantenimento di ottimi rapporti con i clienti si riduce all'affidabilità, secondo i consulenti esperti e gli autori del libro Il consulente di fiducia. La coerenza e la capacità di rispettare le scadenze concordate giocano un ruolo fondamentale nella creazione di fiducia, ma soddisfare le esigenze anticipate del cliente è ancora più importante. Ecco come lo dicono:

“Più un fornitore può fare per comprendere e relazionarsi alle norme solitamente inconsce del cliente, più il cliente si sentirà a suo agio e proverà un senso di affidabilità. " Per lavorare bene con i tuoi clienti, devi sapere come funzionano o le loro "norme inconsce". Per fare ciò, delinea insieme i risultati desiderati del tuo progetto. Lincoln Murphy di Sixteen Ventures chiama questo "definizione del successo,” il che significa che sei tu a determinare cosa si qualifica come successo sia per te che per i tuoi clienti prima del lancio del progetto. Tutti hanno bisogno di sapere come dovrebbe essere il prodotto finale prima di iniziare a lavorarci.

Quando imposti aspettative esplicite sui parametri del progetto, come verrà utilizzato il tuo software di gestione del progetto e come sarà il risultato finale, stai tracciando il percorso da seguire. Tutti sanno bene quale parte giocheranno e dai un'occhiata da vicino allo stile di lavoro dell'altra parte coinvolta. Capire come pensano i tuoi clienti e cosa hanno bisogno da te ti aiuterà a lavorare meglio insieme.

Invia un questionario ai tuoi clienti tramite email

Prima di iniziare a pianificare un progetto per un cliente, avrai bisogno di informazioni specifiche sulle sue esigenze e aspettative. Non fare supposizioni su ciò che pensi che i tuoi clienti vogliano realizzare, chiedi loro.

Metti insieme un elenco di domande a cui rispondere tramite e-mail. Questo dà loro la possibilità di articolare le loro definizioni di successo con parole proprie e avrai una guida di riferimento per guidare il progetto e le conversazioni future. Usa queste domande per iniziare:

  1. Quali risultati vogliono vedere? Come misureranno questi risultati?

  2. Che aspetto ha loro l'esecuzione di successo? Che aspetto ha il loro capo?

  3. Quali clienti stanno cercando di coinvolgere in questo progetto? Chi è il loro cliente ideale?

  4. Quali piattaforme o canali useranno una volta terminato il progetto per diffonderlo?

Le loro risposte ti daranno un'idea chiara di ciò che si aspettano di ricevere da te. Con queste risposte in mano, puoi mostrare ai tuoi clienti ciò di cui hai bisogno in cambio.

Prendi il telefono e parlane

Man mano che crei un migliore senso delle prestazioni e delle aspettative da parte del cliente, puoi fornire un quadro chiaro dell'ambito del progetto e delle responsabilità da parte tua. Inoltre, puoi chiarire cosa non dovrebbero aspettarsi da te. Sentiti libero di stabilire dei limiti su problemi come richieste di aggiornamento troppo frequenti, revisioni dell'ultimo minuto o altre attività che potrebbero ostacolare il tuo flusso di lavoro. Sia che tu parli con i clienti al telefono o ne discuti in un documento, assicurati di spiegare questi problemi:

  1. Il tipo di software di gestione dei progetti che utilizzi e perché

  2. Come vengono completate le attività nel software,

  3. Come vengono spediti i prodotti e quando, e

  4. Risolvi tutte le domande che hanno sul processo

Invia anche ai tuoi clienti guide, schemi ed esempi che mostrano come questo software è stato efficace per i progetti passati. Questi possono sembrare screenshot del tuo software di gestione del progetto e una spiegazione di come le attività all'interno del tuo progetto potrebbero spostarsi attraverso di esso. Spesso, brevi video possono semplificare l'onboarding e fornire un eccellente strumento di risoluzione dei problemi che non richiede un help desk con personale. Metti in chiaro come raggiungerai i loro obiettivi di progetto e come possono aspettarsi che il tuo software venga utilizzato per monitorare tutti i punti di riferimento del progetto. Questo rafforza la fiducia in ogni fase del percorso.

2. Addestra i tuoi clienti sul tuo software

Se vuoi supportare i tuoi clienti, il tuo team, i tuoi obiettivi e le tue scadenze, aiuta i tuoi clienti a mettersi subito a proprio agio con il tuo software di gestione dei progetti. Se lanci i client direttamente nel software senza assicurarti che siano protetti nelle funzioni di base di cui hanno bisogno, quei client confusi creeranno più lavoro per te. Se i nuovi clienti trovano il software intimidatorio, progetteranno le proprie strade al di fuori del flusso di lavoro per ottenere le risposte di cui hanno bisogno. Ti tormenteranno con email che chiedono aggiornamenti o telefonate che fanno perdere tempo e non possono essere monitorate in seguito. Investi subito nella formazione, perché, se non si fidano, non si fideranno di te. Per integrare i tuoi clienti nel tuo software di gestione dei progetti:

  • Imposta il loro account personale all'interno del software.

  • Chiarisci in quali aree devono essere attivi: la sezione dei commenti, dove sono taggati, ecc.

  • Mostra loro qual è il valore di ogni azione all'interno del software: spostare una scheda mostra che l'attività è stata completata, i check-in indicano che i membri del team ci stanno lavorando, ecc.

  • Dimostrare come lavora il team per completare un'attività all'interno del software.

  • Mostra loro dove possono ottenere una panoramica del progetto.

  • Presentali alla lingua interna che il tuo team utilizza nel software.

Nota: se hai un cliente difficile da integrare, utilizza la regola del 3. Mostra loro come eseguire le 3 attività che devono conoscere e, una volta che le hanno padroneggiate, mostragli altre 3 e così via. Suddividere il processo in passaggi gestibili rimuove molta paura e sopraffazione. Esatto: la formazione è fondamentale. Secondo a studio da Survey Monkey, un terzo degli intervistati ha affermato di non avere il tempo di apprendere un nuovo strumento, quindi è necessario superare tale barriera e rendere loro semplice l'onboarding.

3. Adatta i tuoi clienti nel tuo flusso di lavoro

Al termine della formazione iniziale, ricorda che i tuoi clienti potrebbero ancora aver bisogno di aiuto per integrare il software di gestione del progetto nella loro routine quotidiana. Potrebbe volerci un po 'di tempo prima che capiscano quanto possano essere utili i suoi strumenti per la comunicazione quotidiana, l'organizzazione di documenti chiave e il monitoraggio dei progressi. Ecco come mantenere un flusso di lavoro continuo per te e il tuo cliente che crei fiducia e inchiodi le scadenze:

  1. Avere brevi controlli regolari e programmati sui progressi. Questo incontro rapido e semplice lascia la porta aperta in modo che domande o problemi scomodi possano essere affrontati prima che diventino problemi veri e propri. Ciò può avvenire tramite il software di gestione del progetto.

  2. Cerca modelli. I tuoi clienti sembrano essere confusi su un determinato processo o notifica nel software? Stai supponendo che capiscano il tuo flusso di lavoro? Ignorano le tue richieste di informazioni importanti? Trova questi schemi e risolvi il problema sottostante: un malinteso, mancanza di formazione, ecc.

  3. Trova i punti all'interno del tuo flusso di lavoro per adattarli al loro livello di comfort. Ciò potrebbe significare fornire più formazione o utilizzare temporaneamente Google Calendar invece di Microsoft Outlook fino a quando non acquisiranno maggiore sicurezza con la tua piattaforma.

Anche se questo può sembrare un sacco di lavoro, tenere sotto controllo le preferenze e lo stile di lavoro dei tuoi clienti fa semplicemente parte di una sana relazione di alto valore.

Porta via

Fornire ai tuoi clienti l'onboarding necessario per iniziare senza problemi con il tuo software di gestione dei progetti ti darà più tranquillità, meno mal di testa e più progetti puntuali.

Ancora meglio, quando il tuo software si prende cura dei dettagli, i tuoi clienti penseranno che sei un genio.