Peter Coppinger, co-fondatore e CEO di Teamwork, parla dei giorni in cui lui e il co-fondatore Daniel Mackey hanno costruito una fiorente attività di web design, una volta risolti i 12 più grandi errori.


Forse non lo sai, ma prima di fondare Teamwork, il mio co-fondatore Dan e io gestivamo una piccola agenzia di web design chiamata Digital Crew.

Quando uno dei membri fondatori della nostra agenzia di web design ha preso la decisione di lasciare l'azienda, Dan e io ci siamo trovati in una posizione in cui dovevamo dare uno sguardo brutalmente onesto al business.

Sfortunatamente, quello che abbiamo trovato ci ha lasciato scoraggiati. Rifiutandoci di gettare la spugna, abbiamo deciso di dargli un anno in più o di ottenere un lavoro "vero". Per fortuna, dopo aver apportato alcune modifiche, siamo riusciti a superare la tempesta e ne siamo emersi molto più saggi. Anche se abbiamo alcune grandi storie sulle nostre grandi vittorie di quel periodo, sinceramente, le lezioni più preziose e durature sono arrivate dalla riparazione dei nostri errori.

Con molte agenzie che ora utilizzano Progetti di lavoro di squadra oggi, volevo condividere i più grandi errori che abbiamo commesso durante il processo di portare la nostra agenzia di web design dalla difficoltà al successo e le lezioni più preziose che abbiamo imparato da loro.

A proposito, se gestisci un'agenzia di web design, dovresti controllare il nostro modelli di progetti di siti Web. Ti aiuteranno a impostare nuovi progetti di web design più rapidamente ea gestirli in modo più efficiente

Errore n. 1: lavorare senza un contratto agenzia-cliente

Che tu ci creda o no, non chiedevamo contratti per anni, probabilmente perché abbiamo avviato Digital Crew subito dopo il college senza alcuna esperienza nel mondo reale. Ci siamo fidati di ogni cliente sulla parola data e sulla stretta di mano. Tuttavia, dopo esserci scottati alcune volte senza un contratto per salvarci, sapevamo che dovevamo iniziare a proteggerci.

La correzione: Rendi i contratti un requisito per ogni progetto e ogni cliente, ogni volta. La scrittura di contratti può essere un'attività che richiede tempo, quindi crea un modello di contratto efficace che puoi riutilizzare e personalizzare. Assicurati di includere un programma di lavoro all'interno del contratto per eliminare la confusione che circonda ciò che stai consegnando per il prezzo concordato.

Errore n. 2: fatturazione completa al completamento del progetto

Per molti anni non abbiamo accettato pagamenti per fasi. È stato solo quando il lavoro è stato completato al 120% che abbiamo finalmente inviato una fattura. Ciò ha distrutto il nostro flusso di cassa e messo a rischio la nostra attività.

Un episodio particolare che mi è venuto in mente è stato la perdita di 20.000 euro di pagamento dopo mesi di duro lavoro. Non avevamo chiesto un pagamento iniziale, quindi quando il responsabile IT che ha avviato il progetto è stato licenziato e il suo capo ha detto che non voleva usare ciò che abbiamo prodotto, non abbiamo mai visto un centesimo. Ahia.

La correzione: Metti la tua agenzia in una posizione migliore per pianificare il flusso di cassa e le risorse utilizzando accordi cardine basati sulla data per il pagamento. Chiedi ai clienti il 50% in anticipo per i progetti più piccoli. Per progetti più grandi, chiedi il 33% in anticipo, il 33% a metà e il 34% alla fine. Per progetti enormi, suddividili in mini-progetti. Suddividere progetti di grandi dimensioni in passaggi più piccoli avrà anche un impatto positivo sulla produttività del team poiché le scadenze diventeranno più frequenti.

Errore n. 3: consentire lo scorrimento dell'ambito

Il problema con lo scope creep è che non è sempre ovvio. Potrebbe accadere in modo molto innocente durante una conversazione casuale tra un cliente stimato e il proprietario di un'agenzia che è disposto ad andare oltre per renderli felici.

Cliente: “Ehi, Peter! Puoi aggiungere questo thingamajig alla home page? È urgente. So che potrei farlo da solo con il CMS, ma sono molto impegnato e questo è importante. "

Me: “Nessun problema. Lascio tutto e lo faccio subito. Ti dico una cosa, già che ci sono, aggiornerò anche il doohickey. "

Cliente: “Fantastico, quanto per questo lavoro? "

Me: “Ah, non ci vorrà molto, non ci sono costi. "

Cliente: “È fantastico. Sei il migliore!"

Questo genere di cose accadeva sempre in Digital Crew e la nostra agenzia faceva un sacco di lavoro extra, incluso il lavoro urgente, gratuitamente. Quando queste richieste di funzionalità o funzioni aggiuntive iniziano a comparire, la tua agenzia ha bisogno di una strategia per ridurre la diffusione dell'ambito e impedire che faccia deragliare gli altri tuoi progetti.

La correzione: La chiave per gestire efficacemente lo scope creep è comunicazione e trasparenza. Abbiamo introdotto addebiti per il completamento di attività al di fuori dell'ambito del progetto originale e ci siamo assicurati che i clienti fossero a conoscenza di questi addebiti sin dall'inizio. Abbiamo portato trasparenza al nostro processo utilizzando un file prima versione di Teamwork Projects per tenere traccia di ogni richiesta, registrare il tempo impiegato per eseguire il lavoro e generare fatture regolari per tutti i clienti.

Poiché abbiamo documentato ogni sforzo, i clienti non hanno avuto problemi a pagare. Abbiamo anche creato una regola secondo cui tutto il "lavoro urgente" veniva addebitato al doppio della nostra tariffa normale. Quindi, quando un cliente ha detto "Ne ho bisogno oggi!" e il compito ha interrotto il nostro altro lavoro, è stato molto redditizio farlo - facendo gli straordinari vale lo sforzo extra.

Errore n. 4: fare pagare per il nostro lavoro

Avevamo più lavoro di quanto potessimo gestire e una grande reputazione, ma ci è voluto molto tempo per renderci conto che non stavamo caricando abbastanza. Il centesimo è finalmente sceso quando abbiamo capito che stavamo fornendo ai clienti uno degli strumenti più potenti per far crescere la loro attività e dovevamo adeguare i nostri prezzi in modo che corrispondessero al valore che stavamo creando.

La correzione: Senza nulla da perdere e riconoscendo che avevamo molto lavoro e un'ottima reputazione, abbiamo inviato un'e-mail ai nostri clienti abituali e spiegato che stavamo aumentando notevolmente i nostri prezzi. Ricordo un cliente che rideva al telefono quando chiamato per dire che era sorpreso da quanto tempo ci stavamo vendendo allo scoperto. La modifica dei nostri prezzi ci ha permesso di rifiutare progetti che non erano una buona corrispondenza per noi o che ritenevamo troppo rischiosi. Ben presto abbiamo scoperto che stavamo lavorando meno ore ma attiravamo posti di lavoro più redditizi. Lavoravamo meno, facevamo un lavoro migliore e guadagnavamo di più: vinci, vinci, vinci.

Errore n. 5: consentire la "progettazione per commissione"

Quando lavoravamo su grandi progetti con molti stakeholder, spesso ci siamo trovati in una posizione in cui cercavamo di soddisfarli tutti. Ricordo un incontro con una grande azienda farmaceutica dove ho ascoltato 12 persone discutere sui colori delle rispettive sezioni del sito per 2 ore.

La correzione: Abbiamo iniziato a dire ai clienti che volevamo trattare esclusivamente con un delegato da parte loro. Potrebbero fare tutte le loro discussioni a porte chiuse senza di noi e solo presentare i risultati. Con una politica simile, incoraggerai i tuoi clienti ad auto-organizzarsi, il che semplifica il tuo processo.

Errore # 6: trattare le tasse come un ripensamento

Nei primi giorni, quando ricevevamo un pagamento da un cliente, includeva la tassa governativa (IVA) di circa il 20%. Poiché in quel momento gestivamo così male il nostro flusso di cassa, spesso spendevamo questo 20% in più e poi, quando è arrivato il momento di presentare le tasse, siamo rimasti a corto e in preda al panico, il che ha creato una barca carica di stress.

La correzione: Abbiamo aperto un conto bancario separato per questa tassa e non appena un cliente ci ha pagato, abbiamo trasferito l'importo dell'IVA direttamente su questo conto. Non siamo mai stati tentati di accedere a questo conto perché non appena il denaro è stato trasferito, lo abbiamo trattato come se semplicemente non esistesse. Ciò ha portato a una migliore gestione del flusso di cassa e ha posto fine a quelle situazioni di stress.

Errore # 7: cattiva gestione delle fatture

Ospitavamo molti siti Web dei clienti e avevamo centinaia di fatture dovute in diversi mesi durante un dato anno. Il nostro processo di fatturazione è stato a dir poco casuale e il nostro follow-up sulle fatture non pagate è stato anche peggio. Non prenderemmo mai in considerazione l'idea di ritirare il tappeto dai conti insolventi e questa mancanza di disciplina sulla fatturazione ha davvero danneggiato il nostro flusso di cassa.

La correzione: Abbiamo assunto qualcuno il cui unico compito era gestire la nostra fatturazione e la contabilità clienti (inizialmente part-time e poi a tempo pieno). Era un asso nel suo lavoro: inviava fatture immediatamente alla scadenza, seguita con fervore quando le fatture erano scadute e aveva anche l'autorità di mettere offline i siti web per mancato pagamento, se necessario (cosa che accadeva molto raramente). Il risultato è stato che il nostro flusso di cassa è stato eccellente e abbiamo potuto concentrarci sul nostro lavoro.

Errore n. 8: dare la priorità ai progetti in base a chi stava "urlando più forte"

Quando la nostra agenzia di web design era agli inizi, avevamo una lavagna in ufficio con tutti i nostri progetti attivi scritti su di essa. Stabiliamo le priorità del progetto in base alle quali i clienti ci mettono maggiormente sotto pressione. L'abbiamo chiamato l'approccio "Chi sta urlando più forte". Era caotico e insostenibile.

La correzione: Dopo aver provato il principale sistema di gestione dei progetti basato sul web e aver trovato che faceva schifo, abbiamo creato una prima versione di Progetti di lavoro di squadra per aiutarci a rimanere organizzati (e sani di mente) mentre gestiamo più progetti di clienti. Abbiamo inserito le pietre miliari per i nostri vari progetti e siamo stati in grado di programmare i nostri progetti sul calendario. Questo ci ha fornito una rappresentazione visiva di quanto lavoro ci aspettavamo, quali risorse avevamo e quando dovevamo assumere. Robusto software di gestione del progetto è essenziale per rimanere al passo con i progetti dei tuoi clienti, quindi assicurati che lo strumento scelto aiuta la tua squadra a eccellere.

Errore n. 9: trascurare il nostro sito web

Eravamo così impegnati con il lavoro dei clienti che il nostro sito web non veniva aggiornato o ridisegnato da anni. Nonostante abbia pubblicato centinaia di bellissimi siti Web per i nostri clienti, il nostro sembrava datato e statico. Probabilmente abbiamo perso diversi contratti importanti perché non stavamo dando il massimo.

La correzione: Ogni gennaio, abbiamo previsto un budget per riprogettare il nostro sito web. Gli abbiamo dato un aspetto nuovo e fresco che metteva in mostra tutto il nostro lavoro più attuale. Abbiamo anche stabilito la regola per cui un progetto non era terminato finché il suo caso di studio non era sul nostro sito; questo ha mantenuto il sito fresco e caratterizzato il nostro lavoro migliore, portandoci a vincere contratti sempre più grandi.

Errore n. 10: non misurare la redditività

La creazione di siti Web è stata un processo lungo e lento. Dopo aver analizzato ogni aspetto di come abbiamo costruito i siti, ci siamo resi conto che stavamo ricostruendo lo stesso tipo di codice più e più volte su progetti diversi e non avevamo idea di quanto fossero redditizi i nostri progetti.

La correzione: Abbiamo costantemente rivisto il processo di creazione del nostro sito Web per vedere dove stavamo perdendo tempo e come avremmo potuto recuperarlo. Ad esempio, quando abbiamo avviato un nuovo progetto, abbiamo chiesto al cliente di trovare 5 siti web che amava in modo da poter comprendere rapidamente il suo stile e le sue preferenze di design per risparmiare tempo in fase di progettazione.

Abbiamo scoperto che la creazione di moduli Web per i progetti era una dolorosa perdita di tempo, quindi abbiamo iniziato a cercare modi per copiare blocchi di codice utile. Il nostro team di sviluppo ha iniziato a costruire componenti e "motori" riutilizzabili che potevamo continuare a migliorare e collegare alla maggior parte dei nostri siti Web, risparmiando molto tempo.

Abbiamo anche scoperto che i designer hanno investito la stessa quantità di tempo su ogni sito Web, indipendentemente dal budget. Per superare questo problema abbiamo lavorato di più per aiutarli a diventare più consapevoli delle aspettative finanziarie e abbiamo discusso di allocare strategicamente il loro tempo all'inizio di ogni progetto.

Quando finalmente abbiamo avuto un processo snello e semplificato per la creazione di siti Web, abbiamo iniziato a misurare il nostro rapporto tra impegno e ricompensa. La nostra analisi ci ha portato a individuare ulteriori aree problematiche, perfezionare il nostro processo, selezionare progetti migliori e migliorare la redditività.

Errore n. 11: accettare qualsiasi lavoro che ci è capitato

Per anni abbiamo svolto qualsiasi tipo di lavoro di progettazione e programmazione basato sul web, indipendentemente dalle dimensioni del cliente. Poi ci siamo imbattuti in alcuni progetti di applicazioni web per clienti più grandi e abbiamo subito scoperto che non solo preferivamo fare il lavoro di sviluppo delle applicazioni, ma era anche altamente redditizio. Ci è voluto molto tempo per renderci conto che puoi addebitare di più quando la tua agenzia è specializzata in un'area di lavoro in cui eccelli.

La correzione: Quando siamo passati ufficialmente dal web design, abbiamo cambiato il nostro sito web e ci siamo posizionati come "sviluppatori di applicazioni web", evidenziando il nostro miglior lavoro di sviluppo di applicazioni e abbiamo iniziato a rifiutare contratti di web design più piccoli. La specialità della tua agenzia potrebbe essere i siti B2C o B2B o potresti persino specializzarti verticalmente. In ogni caso, una volta che la tua agenzia si è alzata, guarda alla specializzazione per massimizzare i tuoi profitti.

Errore # 12: non offrire extra

Dopo aver corretto gli errori che hanno trascinato la nostra attività in rosso (da # 1 a # 11), i nostri margini hanno iniziato ad apparire molto più sani. Ci siamo resi conto che dovevamo iniziare a pensare di massimizzare il nostro fatturato finanziario senza aumentare in modo significativo il nostro carico di lavoro.

La correzione: Ci siamo resi conto che alcuni servizi piccoli e facili da aggiungere stavano creando un enorme valore per i nostri clienti, quindi abbiamo iniziato ad aggiungere un menu di questi elementi a ciascuna proposta. I clienti possono scegliere funzionalità come forum, feed di notizie, gallerie di immagini e altro sui propri siti semplicemente selezionando una casella. Successivamente, abbiamo aggiunto servizi più sostanziali al menu, come un audit SEO annuale e la gestione della posta elettronica. La scoperta di questo lavoro a basso impegno e ad alto rendimento ha migliorato i nostri profitti e i clienti erano entusiasti di ricevere extra che non avevano considerato.

Gli errori ci hanno reso quello che siamo oggi

La creazione e la scalabilità della nostra web agency ci ha insegnato molte lezioni preziose e ha portato anche io e Dan a costruire la prima versione di Teamwork Projects, che è diventata la base della suite Teamwork.

Sebbene i 12 più grandi errori che abbiamo commesso non fossero sempre evidenti all'inizio, erano tutte cose che ci hanno impedito di crescere come volevamo, fino a quando non li abbiamo affrontati. La mia speranza è che discutere di come abbiamo cambiato le cose possa aiutarti a bypassare le stesse difficoltà e ad accelerare il percorso verso la costruzione di un'agenzia di web design sostenibile e altamente redditizia.

Hai trovato utili questi suggerimenti? Ulteriori informazioni sulla nostra transizione dall'agenzia alla società SaaS e al 11 sfide che abbiamo affrontato come start-up. Questo post è stato originariamente pubblicato il 25 maggio, 2017 ed è stato aggiornato il 7 febbraio 2019.