Que fait un chef de projet?

À quoi ressemble le métier de chef de projet au quotidien? Apprenez-en davantage sur le rôle d'un PM et jetez un œil à certaines de ses tâches et responsabilités quotidiennes.

Si la gestion de projet est si importante (et alerte spoiler: ça l'est), il va de soi que les chefs de projet le sont aussi.

Nous croyons fermement au pouvoir d’un grand chef de projet. Mais nous savons aussi que les chefs de projet se présentent sous de nombreuses formes.

Ils peuvent être des chefs de projet traditionnels: le genre de personnes formées PMP et PRINCE2 et qui ont «chef de projet» dans leur titre officiel.

Ou ils peuvent être du "non-chef de projet” variété: les personnes qui se sont retrouvées à assumer les fonctions et responsabilités habituelles de chef de projet dans le cadre de leur rôle au fil du temps, et qui sont chargées de superviser et de livrer des projets dans le cadre de leur travail.

Mais quel que soit le type de chef de projet sur lequel s'appuie votre entreprise, ils font partie intégrante de la réalisation d'un travail significatif. C'est parce que, traditionnels ou non, les chefs de projet sont les personnes qui veillent à ce que vos projets soient achevés dans les délais, le budget et la portée.

Alors, comment font-ils cela? Et que fait réellement un chef de projet?

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Qu'est-ce qu'un chef de projet et que fait-il?

Le dictionnaire Webster définit le «chef de projet» comme… (je plaisante).

Cela peut sembler une question de base, mais en vérité, il peut être difficile de définir le rôle d'un chef de projet. Parfois, on peut avoir l'impression que la vraie question n'est pas "Que fait un chef de projet?" - c'est plutôt "que ne fait pas un PM?"

C'est parce qu'ils sont impliqués dans de nombreuses parties du projet du début à la fin. Leurs responsabilités incluent des choses concrètes et tangibles comme la planification et la budgétisation, ainsi que des choses moins quantifiables (mais non moins importantes) comme le leadership et le soutien moral.

De même, comme l'expérience et les compétences deviennent aussi importantes pour une gestion de projet réussie que les qualifications, il peut être difficile de définir qui est et n'est pas un chef de projet.

Vous avez une qualification en gestion de projet et des cartes de visite qui disent «chef de projet»? Vous êtes probablement un chef de projet.

Gérez régulièrement de nombreux projets et savez comment jongler avec les ressources pour vous assurer qu'ils sont terminés le plus efficacement possible? Vous êtes probablement également chef de projet.

Alors avec tout cela à l'esprit, qu'est-ce qu'un chef de projet exactement? Pour nous, c’est simple:

Un chef de projet est une personne chargée de gérer un travail de la conception à la livraison.

Ainsi, lorsque nous disons «chef de projet», c’est ce que nous entendons: cela ne se limite pas aux qualifications ou aux antécédents, mais s’applique à tous ceux qui se retrouvent à gérer des projets régulièrement. En bref: si vous faites tout ce qu’un chef de projet fait, vous êtes un chef de projet. Cela a du sens, non?

Cela peut sembler large, mais comme nous l’avons déjà mentionné, la description du poste de chef de projet englobe un large éventail de responsabilités et de tâches. (Plus d'informations sur ceux-ci sous peu.)

De plus, nous pensons que plus les gens reconnaissent qu'ils s'occupent réellement de gérer des projets (même s'ils ne sont pas «censés» l'être), plus ils peuvent adopter des tactiques, des techniques et des outils de gestion de projet. peuvent commencer à mieux gérer leurs projets.

(Vous voulez savoir comment mettre en pratique la gestion de projet dans son ensemble pour votre prochain projet, quel que soit le titre de votre poste ou la taille de votre équipe? Consultez notre classeur.)

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Tâches et responsabilités du chef de projet

La gestion de projet joue un rôle central dans de nombreuses industries différentes. Mais si les méthodologies et les résultats peuvent varier, le rôle de chef de projet lui-même reste assez cohérent.

En effet, que vous soyez chef de projet de construction ou chef de projet en développement logiciel, vous avez en fin de compte les mêmes responsabilités: planifier, superviser et livrer un projet.

Quel que soit le produit livrable de ce projet - qu'il s'agisse d'un nouveau bâtiment ou d'une nouvelle version de fonctionnalité - vous voulez toujours que ce projet soit mené à bien et de la manière la plus efficace, du début à la fin.

Nous avons ventilé ces responsabilités de chef de projet à chaque étape du processus de gestion de projet afin de mieux comprendre ce que font les chefs de projet et pourquoi c'est important.

Planification du projet (conformément aux objectifs de l'entreprise)

Dès le départ, le chef de projet est chargé de définir la portée du projet et de s'aligner avec les parties prenantes pour fixer les attentes.

C'est la partie où le chef de projet s'assure que le projet est lié à un objectif stratégique plus large, définit à quoi ressemblera le «succès» et obtient l'adhésion de toutes les parties prenantes.

En plus de tous ces éléments stratégiques, c’est également là que la planification des «écrous et boulons» entre en jeu. Le chef de projet décrira le plan du projet en fonction de la portée et des livrables convenus, y compris le budget du projet, les besoins en ressources et le calendrier.

Toute cette planification au début du projet est cruciale pour assurer son bon déroulement - et que tout le monde sur le projet sache à quoi est censé «fonctionner sans heurts».

Ressourcement du projet (et budgétisation efficace de ces ressources)

Une fois que le gestionnaire de projet a le plan en place, il doit prendre des dispositions pour le faire. Pour cela, vous avez besoin de temps, d'argent et de pouvoir humain. Aussi connu comme: ressources.

Selon Rapport Pulse of the Profession du PMI (2018), “la dépendance aux ressources »a été répertoriée comme la principale cause d'échec des projets dans 26% des projets échoués, avec« des ressources limitées ou taxées »(21%) et« des prévisions de ressources inadéquates »(18%) suivant de près.

La gestion des ressources dépend donc beaucoup. Et c'est particulièrement délicat parce que les ressources seront toujours limitées - en tant que PM, vous n'aurez jamais autant à votre disposition que vous le souhaiteriez.

Dans cet esprit, la responsabilité du chef de projet est d’allouer les ressources limitées dont il dispose de la manière la plus intelligente et la plus efficace possible.

Utilisant un outil de gestion de projet est particulièrement utile pour cela, car il permet aux chefs de projet d’avoir une visibilité totale sur les charges de travail de chacun, suivre toutes leurs ressources disponibles (et voir ce qui est encore disponible), et identifiez rapidement où ils risquent de dépasser leur capacité pour éviter l'épuisement professionnel avant qu'il ne se produise.

Gérer le projet (même lorsque les choses tournent mal)

Peu importe à quel point votre projet est planifié et géré de manière experte, la vie, euh, trouve un moyen.

C'est-à-dire: les choses vont probablement s'écarter de votre beau plan de projet à un stade ou à un autre.

Mais les grands chefs de projet savent qu'il faut s'attendre à l'inattendu. Ils ont fait leur diligence raisonnable sous la forme d’une évaluation des risques, afin de savoir ce qu’il faut rechercher; ils suivent leurs échéanciers et leurs ressources afin de détecter les goulots d'étranglement potentiels avant qu'ils ne deviennent des problèmes; et ils sont suffisamment réfléchis pour répondre de manière flexible aux changements au moment où ils en ont besoin.

Ce sont eux qui maintiennent le navire dans la bonne direction, même si vous devez emprunter un itinéraire alternatif ou réparer une voile pour y arriver.

Motiver l'équipe projet (et tirer le meilleur parti de chaque personne)

Quand vous pensez aux responsabilités de chef de projet, vous pensez probablement aux trois classiques. Celles sur lesquelles nous revenons encore et encore: les délais, les budgets et les ressources.

Ce sont, bien sûr, très importants. Mais un un excellent chef de projet n'est pas seulement organisé et adaptable: il est aussi émotionnellement intelligent.

L'intelligence émotionnelle est ce qui permet aux meilleurs chefs de projet de comprendre ce qui motive chaque membre de l'équipe, leur permet de naviguer dans les conflits et les aide à garder tout le monde dans l'équipe de projet heureux et valorisé.

Et depuis les employés plus heureux sont 13% plus productifs, c’est l’un des aspects les plus importants de la description du poste de gestion de projet.

Livraison du projet (🤞 dans les délais et le budget)

L'une des responsabilités les plus évidentes du chef de projet? Livrer réellement le projet.

Cela semble simple, mais comme nous l'avons vu ci-dessus, la livraison réussie du projet dépend de beaucoup d'autres pièces mobiles travailler ensemble, magnifiquement.

Il est donc de la responsabilité du chef de projet de s’assurer que tout ce qui précède - la planification, les ressources, la gestion, la motivation - aboutit réellement au livrable attendu, au bon moment et avec le bon budget.

Faire des rapports sur le projet (et analyser comment s'améliorer pour la prochaine fois)

Les bons chefs de projet savent que le projet n’est pas terminé simplement parce que vous avez fait la chose.

Afin de maximiser vos chances de succès, vous devez tenir compte du temps pour un bon projet post-mortem réunion.

En réservant un temps dédié à l'équipe pour examiner et rendre compte du projet alors qu'il est encore frais dans l'esprit de tous, vous pouvez vous assurer que tous les apprentissages peuvent être documenté et utilisé pour optimiser vos processus pour la prochaine fois, afin que vous puissiez continuellement améliorer et faire évoluer vos meilleures pratiques de gestion de projet.

Et comme tout chef de projet le sait, le bon outil de gestion de projet est un atout inestimable pour ces entretiens post-mortem. Étant donné que votre logiciel de gestion de projet a été le seul endroit central pour toutes les informations relatives au projet tout au long du cycle de vie du projet, le chef de projet peut rapidement créer un rapport sur les données existantes pour obtenir les informations dont il a besoin.

Fort de ces connaissances, le PM peut voir comment le projet se compare à d'autres projets précédents, reconnaître où l'équipe a excellé et identifier les domaines où il y a encore place à l'amélioration pour l'avenir - tout cela les aide à prendre des décisions fondées sur les données qui aident à propulser l'entreprise en avant.

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Que fait un chef de projet au quotidien?

Nous connaissons donc la description de base du poste de chef de projet («ils gèrent des projets») et certaines des responsabilités du chef de projet. Mais à quoi tout cela ressemble-t-il réellement à l'IRL?

C'est un travail au rythme rapide, et il n'y a pas deux jours pareils. Selon la phase à laquelle se trouve chaque projet, les tâches et responsabilités quotidiennes d’un chef de projet peuvent inclure l’un des éléments suivants:

  • Rencontrez les dirigeants pour décider de la portée d'un projet à venir

  • Pitch à l'équipe des finances pour augmenter le budget

  • Esquisser une charte de projet

  • Créer un rapport d'évaluation des risques

  • Renseignez-vous auprès de l'équipe de projet pour un stand-up quotidien et un rapport d'avancement

  • Mettre à jour le calendrier pour refléter les changements de chronologie

  • Réaffecter les tâches à travers l'équipe pour s'assurer que personne n'est en surcapacité

  • Enregistrez-vous avec un membre de l'équipe qui a des difficultés avec sa charge de travail

  • Modérer une réunion de projet post-mortem et recueillir des commentaires

Alors maintenant que vous ne vous demandez plus "que fait un chef de projet?" et vous avez une idée plus claire de ce que fait un PM au quotidien, vous pensez peut-être "hé, c'est quelque chose dans lequel je serais!" Donc, si vous voulez faire ce que fait un PM, voici ce que vous devez savoir.

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