Qu'est-ce qu'une partie prenante du projet?

Quelles sont les parties prenantes de votre projet et comment pouvez-vous travailler avec elles pour garantir de meilleurs résultats pour votre projet? Voici pourquoi les parties prenantes du projet sont si importantes.

Aucun chef de projet n'est une île.

Un projet est un effort collaboratif. Même si vous êtes en charge de le gérer, pour que le projet réussisse, vous devez toujours compter sur, travailler avec et rendre compte à d’autres personnes.

Tout au long de ce guide, nous avons beaucoup parlé des différentes personnes impliquées dans le passage d'un projet de l'idée à l'exécution: votre équipe, les autres services de l'organisation, la direction, les clients, etc.

Ces gens sont votre parties prenantes du projet. Mais qu'est-ce que cela signifie exactement? Comment vos parties prenantes affectent-elles votre projet? Et que pouvez-vous faire pour les garder heureux?

Quelle est la définition d'un acteur du projet?

Selon le Institut de gestion de projet, les parties prenantes du projet sont définies comme:

“Les personnes et les organisations qui sont activement impliquées dans le projet, ou dont les intérêts peuvent être affectés positivement ou négativement à la suite de l'exécution ou de la réussite du projet. »

En d’autres termes, les parties prenantes de votre projet sont les personnes ou les groupes qui ont quelque chose à gagner (ou à perdre) du résultat de votre projet.

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D'accord mais vraiment: qu'est-ce qu'une partie prenante dans la gestion de projet?

Ainsi, selon la définition de partie prenante du projet ci-dessus, une partie prenante est toute personne ayant un intérêt ou un investissement dans votre projet. Mais à quoi cela ressemble-t-il réellement dans la pratique?

Vos parties prenantes forment un groupe varié, aux intérêts variés. (Si vous jouez en mode difficile, ils pourraient même avoir des intérêts complètement contradictoires que vous devez équilibrer - amusant!)

Non seulement cela, mais la liste des parties prenantes peut changer tout au long du parcours du projet: l’influence d’un certain acteur peut devenir plus ou moins importante en fonction de la phase du projet, par exemple.

Votre travail en tant que chef de projet est de garder toutes les parties prenantes informées, impliquées et intégrées tout au long de la progression du projet. Le bonheur des parties prenantes est l'un des indicateurs clés d'un projet réussi, il est donc essentiel de s'assurer d'obtenir le bon buy-in et de cocher les bonnes cases - au bon moment.

En fin de compte, la gestion de ces relations complexes avec les parties prenantes est l'une des compétences clés d'un chef de projet. Mais avec autant d’intérêts, de perspectives et de personnalités différents à jongler, ce n’est pas une mince affaire.

Voici ce que vous devez savoir sur vos parties prenantes: qui elles sont, ce qu'elles font, pourquoi elles sont importantes et comment travailler avec elles.

Qui sont les acteurs d'un projet?

Maintenant que vous connaissez la réponse à la question «quels sont les acteurs du projet», la prochaine question naturelle est «qui sont les acteurs d'un projet».

Comme nous l'avons déjà vu dans la définition de partie prenante du projet ci-dessus, une partie prenante est toute personne ayant un intérêt ou un investissement dans votre projet. Mais lorsque vous commencez à cartographier cela, vous pourriez être surpris de la longueur de la liste.

C’est parce que l’investissement dans votre projet peut prendre plusieurs formes. Cela peut être l’argent de l’entreprise, le parrainage d’un dirigeant ou les ressources d’un manager. Elle peut également s'appliquer à l'utilisateur final ou au client, car leurs besoins sont une considération critique lorsqu'il s'agit de piloter votre projet.

Examinons de plus près certains des différents types de parties prenantes dans un projet.

Types d'acteurs dans la gestion de projet

Il existe deux principaux types d'acteurs dans la gestion de projet, internes et externes.

Parties prenantes internes

Ces parties prenantes viennent de l'intérieur de la maison !!! Les parties prenantes internes sont des personnes ou des groupes dans l'entreprise, comme les membres de l'équipe, les gestionnaires, les cadres, etc.

Parties prenantes externes

Les parties prenantes externes sont - comme vous pouvez probablement le deviner - des personnes ou des groupes à l'extérieur les affaires. Cela inclut les clients, les utilisateurs, les fournisseurs et les investisseurs.

Comme vous pouvez le constater, les parties prenantes ne travaillent pas toujours pour le chef de projet. Inutile de dire que cela peut ajouter une couche supplémentaire de complexité, car vous devez être en mesure de communiquer avec des personnes à tous les niveaux de l'entreprise et avec différents degrés d'engagement, d'influence et d'intérêt.

Exemples d'intervenants dans un projet

Les parties prenantes dans chaque projet particulier varieront en fonction du type de projet et de l'industrie, mais voici quelques exemples des types de parties prenantes dans la gestion de projet dont vous pourriez avoir besoin:

  • Gestionnaire de projet

  • Membres de l'équipe

  • Gestionnaires

  • Gestionnaires de ressources

  • Cadres

  • La haute direction

  • Propriétaires d'entreprises

  • Investisseurs

  • Les sponsors

  • Financiers (les gens, pas les gâteaux)

  • Fournisseurs

  • Vendeurs

  • Consultants

  • Les clients

  • Les utilisateurs finaux

Alors, comment savoir sur quelles parties prenantes vous devez vous concentrer pour votre projet particulier? Pour cela, vous devez faire une analyse des parties prenantes.

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Comment faire une analyse des parties prenantes

Dès que votre charte de projet est terminée et que le la portée de votre projet est définie, vous pouvez l'utiliser pour commencer à cartographier vos parties prenantes. Voici comment lancer le bal avec un processus d'analyse de base des parties prenantes.

1. Identifiez vos parties prenantes

Première étape, vous devez identifier qui sont réellement vos parties prenantes. Pour ce faire, puisez dans votre charte de projet et tout autre plans de projet et documentation pour compiler une liste complète des parties prenantes de votre projet, à la fois internes et externes.

Gardez à l'esprit que certaines parties prenantes n'entreront en jeu que plus tard dans le cycle de vie du projet - mais si vous pouvez anticiper qui elles seront à l'avance, vous pouvez commencer à obtenir leur adhésion, construire la relation dès le départ et aidez-les à se sentir impliqués dès le début.

2. Donnez la priorité à vos parties prenantes

Une fois que vous avez identifié toutes vos parties prenantes, vous pouvez commencer à les hiérarchiser.

La hiérarchisation de vos parties prenantes est importante car elle vous aide à comprendre où investir vos ressources. En d’autres termes, il vous aide, en tant que chef de projet, à identifier les décideurs clés à un moment donné, afin que vous puissiez vous assurer que vous parlez aux bonnes personnes, au bon moment.

Il existe quelques méthodes pour hiérarchiser les parties prenantes, mais un moyen simple consiste à les tracer à l'aide d'une grille de pouvoir / intérêt (ou pouvoir / influence, ou impact / influence).

La grille pouvoir / intérêts vous aide à identifier vos principales parties prenantes en répondant à deux questions clés qui vous aident à les regrouper dans l'une des quatre catégories suivantes:

  • Quel niveau de pouvoir ont-ils?: Dans quelle mesure est-il important qu'ils soient satisfaits de l'avancement et des résultats du projet? Dans quelle mesure font-ils partie intégrante du succès du projet? Quelle est leur influence sur le projet, sur les autres parties prenantes, sur l'équipe, etc.? (N'oubliez pas: l'influence d'une partie prenante peut être positive ou négative!)

  • Quel niveau d'intérêt ont-ils?: Ce projet est-il très important pour eux ou n'y est-il que tangentiellement lié? Est-ce quelque chose dont ils sont directement responsables? En dépendent-ils pour d'autres travaux ou résultats? Sont-ils opposés au projet ou préoccupés d'une manière ou d'une autre?

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Comme nous pouvons le voir dans la matrice (hautement technologiquement avancée) ci-dessus, les parties prenantes qui tombent dans le quadrant supérieur droit (puissant + intéressé) sont celles auxquelles vous devriez accorder une attention particulière, car ce sont eux qui peuvent avoir le le plus d'impact sur votre projet - pour le meilleur ou pour le pire.

3. Comprenez vos parties prenantes

Maintenant que vous savez qui sont les acteurs clés et lesquels prioriser, vous devez avoir une idée complète de leurs attentes pour le projet.

Pour les principales parties prenantes, cela peut impliquer de se réunir pour un court entretien en face à face ou une conversation où vous discutez de choses comme:

  • À quoi ressemble leur définition de la réussite d'un projet

  • Toute préoccupation ou réserve qu'ils ont au sujet du projet ou de ses résultats

  • Quelles sont leurs attentes pour le projet

  • Quel impact un résultat positif ou négatif aurait sur eux

  • S'il y a des conflits d'intérêts anticipés avec d'autres parties prenantes dont vous devez être conscient

Non seulement ces conversations vous aideront à comprendre l'implication et les perspectives de chaque partie prenante dans le projet, mais elles vous aideront également à construire une vue d'ensemble de votre réseau de parties prenantes et de la manière dont chaque partie prenante interagit.

Et sur le plan personnel, rencontrer les principales parties prenantes au début du projet vous aide à ressentir certaines préférences interpersonnelles de base (comme le style de communication), ainsi qu'à commencer à construire vos relations avec chaque partie prenante.

En faisant cela, il est également utile de garder les yeux ouverts sur les indices politiques, culturels ou environnementaux, si vous le pouvez. Prendre en compte des éléments tels que le climat politique de l'organisation, la manière dont vos principales parties prenantes interagissent les uns avec les autres et tout conflit d'intérêts potentiel peut vous aider à vous donner un contexte essentiel lorsqu'il s'agit de gérer votre projet ou d'anticiper certaines décisions - et c'est une superpuissance de chef de projet que vous devriez commencer à cultiver dès que possible.

Comment gérer les parties prenantes de votre projet

Identifier vos parties prenantes et leurs besoins n'est qu'une pièce du puzzle de la gestion des parties prenantes. Mais cela ne s’arrête pas là. Pour un projet réussi, les exigences, les objectifs et le bonheur de vos principales parties prenantes doivent être une préoccupation constante tout au long de votre projet.

Maintenant, cela ne signifie pas que la partie prenante a toujours raison - et votre travail en tant que chef de projet impliquera parfois de repousser vos parties prenantes et de rééquilibrer leurs attentes avec la charte de projet et le plan de projet sur lesquels vous vous êtes tous mis d'accord au départ.

La partie la plus délicate consiste à équilibrer les besoins, les exigences et les objectifs de chacun afin que vous puissiez satisfaire vos parties prenantes, tout en réalisant le projet que vous vous êtes fixé.

Voici quelques façons d'établir des meilleures pratiques pour la gestion des parties prenantes et de développer de meilleures relations avec les parties prenantes à chaque phase de votre projet.

Documenter les rôles et les besoins de chaque partie prenante

Tout ce travail que vous avez effectué pour identifier vos parties prenantes et leurs besoins individuels par rapport à votre projet? Utilisez-le à bon escient en le compilant dans un document partagé et accessible pour vous assurer que vous avez une trace du rôle et des responsabilités de chacun et vous garder tous sur la même longueur d'onde.

La création d'un registre des parties prenantes pour votre projet vous aide à garder une trace d'une longue liste de personnes et de priorités. Avec un document définitif vous pouvez mettre à jour, modifier et consulter au fur et à mesure de l'avancement de votre projet, vous pouvez vous assurer que vous conduisez toujours le projet dans la bonne direction et que vous tenez les bonnes personnes informées au bon moment.

Et en parlant de cela ...

Communiquez avec vos parties prenantes

En tant que chef de projet, garder vos parties prenantes informées, incluses et inspirées tout au long du cycle de vie de votre projet est l'une de vos tâches les plus importantes.

Comme mentionné ci-dessus, vos parties prenantes «prioritaires» changeront probablement en fonction de la phase de votre projet dans laquelle vous vous trouvez. C’est une bonne chose, car vous pouvez diriger votre énergie là où elle est nécessaire et éviter de surcharger les gens avec des informations non pertinentes.

C’est important, car si vous voulez donner de la visibilité à vos parties prenantes, la sur-communication peut être tout aussi frustrante que la sous-communication.

Utilisation d'un outil de gestion de projet avec beaucoup d'options de communication différentes signifie que vous pouvez adapter vos notifications aux besoins uniques de chaque partie prenante, tout en conservant un historique d'audit complet de chaque action et décision (ce qui est particulièrement pratique lorsqu'il s'agit de rapporter le temps).

Donner aux parties prenantes du projet une visibilité sur ce qui compte pour elles

Aidez chaque partie prenante à réduire le bruit et obtenez des informations immédiates sur les métriques qui sont les plus importantes pour elle en créant tableaux de bord personnalisés. Créez des tableaux de bord personnalisés avec des panneaux garder une trace de choses comme les tâches, les statuts du projet, l'activité de l'équipe, les jalons, les risques, etc., afin que vos parties prenantes puissent rapidement voir comment certaines parties du projet progressent et obtenir un aperçu immédiat des informations qui les intéressent en un coup d'œil.

Les parties prenantes ne devraient pas être une réflexion après coup. Au lieu de cela, intégrez-les à votre projet dès le début, en communiquant régulièrement, en les mettant à jour et en les impliquant, et en vous assurant qu'ils se sentent valorisés et écoutés.

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