Les 6 compétences en gestion de projet dont vous avez besoin

Être un véritable chef de projet, c'est bien plus que de la formation et des qualifications. Voici les 6 compétences dont vous avez besoin pour mener à bien vos projets - et ce que vous pouvez faire pour les développer.

Que signifie être un grand chef de projet?

Il ne s’agit pas de qualifications ou de diplômes (mais ceux-ci sont bons aussi, bien sûr).

Il ne s’agit même pas simplement de livrer le classique devoirs et responsabilités d'un chef de projet (bien que cela en soit évidemment une assez grande partie).

Ces choses sont importantes. Mais être un excellent chef de projet ne se résume pas à des tâches, des délais et des prouesses techniques.

En fait, certaines des compétences de chef de projet les plus importantes - celles qui aideront votre équipe de projet à se sentir valorisée, motivée et en confiance - sont les compétences générales.

Les compétences générales de la gestion de projet vous permettent de tirer le meilleur parti des personnes, de créer des relations harmonieuses entre les services et de garantir le bon fonctionnement tout au long du processus.

Ce sont les compétences sur lesquelles vous comptez lorsque les choses commencent à devenir effrayantes, quand le projet commence subtilement à changer de direction, ou quand vous avez besoin de donnez des commentaires difficiles à votre équipe.

Bien que le terme «compétences générales» les rend moelleuses (ou spongieuses ou molles), leur impact sur les performances de votre équipe est indéniable - et 80% des professionnels de la gestion de projet sont d’accord. Selon le Project Management Institute's 2018 Rapport Pulse of the Profession, quatre répondants sur cinq pensent que les compétences générales sont plus importantes aujourd'hui qu'elles ne l'étaient il y a cinq ans à peine.

Voici notre aperçu des 6 compétences de gestion de projet les plus importantes - et comment les développer pour devenir vos atouts en gestion de projet.

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Compétence en gestion de projet n ° 1: communication

En tant que chef de projet, vous devez travailler avec un grand nombre de personnes différentes: membres de l'équipe, autres départements, direction, clients… La plupart des projets ont une longue liste de parties prenantes que vous devez garder alignés, à jour, et idéalement, content.

Lorsque vous avez tant de personnes à gérer, la communication est essentielle. Pour que le travail se déroule, vous devez vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde, travaille vers les mêmes objectifs et que tout le monde est tenu au courant de tout changement ou problème. Mais c'est plus facile à dire qu'à faire, en particulier lorsque votre travail consiste à assurer la liaison avec des personnes à tous les niveaux, ce qui signifie que vous devez être en mesure d'adapter systématiquement votre style de communication et votre contenu au bon public.

Et pas de pression, mais pour un chef de projet, une mauvaise communication peut tout faire dérailler. Le rapport Pulse of the Profession 2018 du PMI a révélé qu'il s'agissait d'un facteur principal dans 29% des projets ayant échoué.

Donc, étant donné que vous comptez sur une compétence plusieurs fois par jour, chaque jour, dans de nombreux formats variés (face à face, e-mail, messagerie instantanée, vidéoconférence - la liste est longue), il semble assez sûr de dire que l'importance des compétences humaines pour la réussite de la gestion de projet ne peut être ignorée.

Comment développer cette compétence en gestion de projet:

Écoutez (et posez des questions). Que vous soyez en réunion avec un client ou en tête-à-tête avec un employé, la simple écoute est l'une des choses les plus puissantes que vous puissiez faire. Faites-le correctement - et posez les bonnes questions - et vous serez en mesure de repérer ce qui n’est pas dit aussi bien que ce qui l’est. Et avec une meilleure compréhension des situations en cours et de la façon dont l'équipe se sent face au travail qu'elle accomplit, vous êtes mieux placé pour résoudre les problèmes lorsque le besoin s'en fait sentir.

N'hésitez pas à donner votre avis. Même lorsqu'il est critique, le feedback est essentiel à la croissance - et tout le monde le veut. Dans l’esprit de la plupart des gens, la rétroaction est liée au développement de carrière. Et une étude a révélé que 94% des personnes pensent que la rétroaction corrective (c'est-à-dire «négative») améliore leurs performances, à condition qu'elles soient bien présentées. Cela signifie que vos commentaires doivent être spécifiques et basés sur l'action, avec un chemin clair pour ce qu'il faut faire mieux la prochaine fois.

Centralisez vos communications. Avec autant de façons différentes de communiquer, il peut être facile d'avoir l'impression de croiser constamment vos fils ou de perdre la visibilité d'informations importantes. L'utilisation d'un outil de gestion de projet peut vous aider en vous donnant un emplacement central pour toutes vos discussions et mises à jour importantes, à la fois au niveau des tâches et au niveau du projet. Cela signifie que chaque instance de communication a plus d'objectif, de contexte et de traçabilité, tout en vous permettant d'envoyer moins d'e-mails et de rester concentré là où cela compte: sur le travail.

Connexes: lisez notre guide des meilleures pratiques sur la façon de communiquer de manière claire, concise et réfléchie dans le travail d'équipe

Compétence en gestion de projet n ° 2: Organisation

Nous détestons être un cliché, mais il est impossible de contourner le problème: l’organisation est l’une des compétences les plus importantes nécessaires pour être chef de projet.

Mais s'il s'agit de la compétence de gestion de projet la plus typique de cette liste, la bonne nouvelle est qu'elle est également l'une des plus tangibles - et donc l'une des compétences les plus faciles à pratiquer et à développer.

L'organisation est un terme large qui couvre un grand nombre de sous-compétences associées, des grandes choses comme la planification du projet en détail, aux choses quotidiennes comme la gestion du temps personnel qui vous permettent de faire votre travail quotidien et d'être dans Le bon endroit au bon moment.

Et en tant que chef de projet, vous n'êtes pas seulement responsable de vous organiser et de gérer votre propre travail - tout le monde compte aussi sur vous. Il est donc facile de comprendre pourquoi l’organisation est l’une des forces les plus importantes d’un chef de projet.

Comment développer cette compétence en gestion de projet:

Gardez votre calendrier à jour. Avoir un calendrier partagé aide toute l'équipe à suivre les tâches et les jalons importants afin de ne jamais perdre de vue le moment où les choses sont dues. Non seulement cela, mais cela permet également de savoir plus facilement quand les personnes sont disponibles afin que vous puissiez planifier des réunions avec moins de tracas. Et quand il s'agit de choses comme les congés annuels, cela vous aide même à repérer tout potentiel problèmes de ressources avant qu'ils ne deviennent des problèmes. Essayez de créer un calendrier filtré pour votre équipe de projet (ou sous-équipes au sein de votre équipe de projet) pour le rendre encore plus facile.

N'ayez pas peur de définir votre statut NPD. C'est Ne pas déranger. Une partie de l'organisation signifie se concentrer sur une chose à la fois - ce qui signifie également accorder toute votre attention à chaque tâche individuelle, plutôt que d'essayer de répartir votre attention sur plusieurs choses à la fois (et de ne réussir à aucune d'entre elles). Ainsi, lorsque vous êtes en réunion, ou si vous avez besoin de temps de réflexion approfondie, désactivez les notifications et faites-vous un peu d'espace pour réfléchir.

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Compétence en gestion de projet n ° 3: Adaptabilité

Vous connaissez donc ce beau plan détaillé et bien pensé que vous avez élaboré avec toutes vos compétences organisationnelles pointues? Ouais, ça va presque certainement changer.

Vous savez ce qu'ils disent des plans les mieux conçus des souris et des chefs de projet: ils tournent souvent mal.

Cela peut être pour des raisons indépendantes de votre volonté, telles que les demandes des clients ou des parties prenantes, ou parce qu'au cours du projet, vous avez réalisé que vous deviez changer de direction afin d'obtenir le meilleur résultat.

Les meilleurs chefs de projet n’ont pas peur de faire du hors-piste, car l’une des clés d’une gestion de projet réussie est l’adaptabilité. Pour les chefs de projet, c'est l'une des compétences de gestion de projet les plus importantes, vous permettant de réagir de manière flexible aux changements du moment, sans sacrifier l'ensemble de votre plan de projet et sans avoir à recommencer à zéro.

Et si vous ne pouvez pas faire ça? Selon la même enquête PMI citée ci-dessus, un changement dans les objectifs du projet est responsable de 37% des échecs de projet, tandis qu'un changement dans les priorités de l'organisation intervient comme la première raison pour laquelle les projets échouent, avec 39% des votes.

Maintenant, nous ne disons pas qu'être adaptable va faire disparaître tout cela comme par magie - mais cela signifie que vous êtes mieux équipé pour le gérer, minimiser les retombées et remettre le projet sur la bonne voie vers le résultat souhaité.

Comment développer cette compétence en gestion de projet:

Soyez un peu plus agile. Peu importe qui méthodologie de gestion de projet vous aimez utiliser, comprendre les bases de l'agilité est une bonne compétence en gestion de projet à avoir dans votre boîte à outils. Même si vous ne voulez pas être totalement agile, vous pouvez commencer à intégrer de nombreuses pratiques agiles, telles que des standups quotidiens, des sprints itératifs ou des commentaires plus continus. Ou peut-être simplement inspirez-vous des valeurs et principes fondamentaux et voyez s'il y en a que vous pouvez voler adapter pour votre propre équipe.

Compétence en gestion de projet n ° 4: empathie

Comme l’a dit une personne sage, «l’importance des compétences en relations humaines pour la réussite de la gestion de projet ne peut être ignorée». (Cette personne, c'était moi, il y a quelques paragraphes.)

Mais peut-être la plus importante de toutes les compétences relationnelles? Empathie.

L'empathie est la capacité de comprendre comment les autres autour de vous peuvent se sentir et voir les choses de leur point de vue.

En tant que chef de projet, l'empathie vous permet de vous engager avec toutes les personnes avec lesquelles vous travaillez de manière plus compatissante et productive.

En retour, cela vous aide à être un leader plus perspicace et à créer un environnement commercial plus motivant et plus gratifiant pour votre équipe. Parce que vous êtes mieux placé pour comprendre ce qui motive chaque individu, vous êtes également mieux équipé pour l'aider à développer ses compétences et à atteindre ses objectifs.

L'empathie est également une partie importante des compétences du chef de projet en matière de résolution de conflit. En particulier, lorsqu'elle est associée à ces excellentes compétences en communication sur lesquelles vous avez travaillé, l'empathie fera de vous un meilleur médiateur et peut aider les membres de votre équipe à se sentir plus respectés et valorisés.

Comment développer cette compétence en gestion de projet:

Enregistrez-vous avec votre équipe. Essayez de vous connecter avec les personnes travaillant sur votre projet. Cela revient aux compétences dont nous avons parlé avec la communication, comme poser des questions et écouter les réponses, mais cela va encore plus loin: en faisant tout cela, vous devez faire un effort conscient pour voir les choses du point de vue de l'autre personne. de vue. Développer ce lien personnel avec les membres individuels de l'équipe vous aidera à comprendre comment ils voient les choses, à vous familiariser avec leurs styles de communication individuels, et plus encore.

Lisez plus de fiction. Des études ont trouvé que la lecture de fiction littéraire nous expose à des personnages et des scénarios compliqués que nous ne pourrions pas vivre autrement dans notre propre vie. Et alors que nous commençons à nous identifier aux personnages et à nous impliquer émotionnellement, nous commençons à considérer leurs points de vue, leurs objectifs et leurs désirs - pas seulement les nôtres.

Compétence n ° 5 du chef de projet: inébranlable (c'est-à-dire la capacité de rester au frais sous la pression)

Les grands chefs de projet sont comme des ailes brisées: imperturbables. Ils ne peuvent pas être battus.

Ou pour le dire autrement: ils sont capables de rester au frais sous la pression.

C’est important car en tant que chef de projet, vous vous retrouverez dans de nombreuses situations de haute pression.

Les délais se rapprochent, les conversations difficiles avec les clients, les choses ne se passent pas comme prévu: les chefs de projet n'ont pas seulement besoin de survivre au chaos, ils doivent pouvoir y prospérer.

Particulièrement dans un environnement d'agence, là où les choses évoluent à un rythme rapide et en constante évolution, les chefs de projet doivent être capables de garder la tête froide et de faire preuve de jugement sous pression.

Mais que vous soyez en contact avec le client ou non, si vous voulez être un excellent chef de projet, vous devez être capable de réfléchir sur vos pieds, de trouver des solutions créatives et de garder l’équipe positive et non paniquée.

Comment développer cette compétence en gestion de projet:

Sachez ce qui vous dérange. Si vous voulez être imperturbable, vous devez commencer par comprendre quels sont vos déclencheurs de stress. Vous n’êtes peut-être pas intimidé par les délais, mais vous avez du mal à dire non aux gens sur le moment. Comprendre vos points de pression personnels vous aidera à être plus conscient d'eux à l'avenir, afin que vous puissiez planifier à l'avance et prendre de meilleures décisions.

Apprenez de vos expériences. Vous n'êtes qu'un humain, donc peu importe à quel point vous essayez d'être calme et posé, vous allez probablement être un peu éreinté de temps en temps. Utilisez-le à votre avantage et faites un bilan de ce qui s'est passé après coup. (Comme une réunion post-mortem, mais pour votre cerveau.) Une fois que vous êtes hors de la situation, réfléchissez à la façon dont vous avez répondu en notant vos réponses aux éléments suivants:

  • Quelle était la situation?

  • Pourquoi est-ce arrivé?

  • Comment y avez-vous réagi? Pourquoi avez-vous réagi de cette façon?

  • Que pensez-vous que vous auriez pu faire mieux?

  • Que feriez-vous différemment la prochaine fois?

Gardez une trace de ce qui vous rend nerveux et essayez de voir si vous pouvez tracer des modèles au fil du temps.

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Compétence n ° 6 du chef de projet: Leadership

Y a-t-il quelque chose de plus vague et de moins quantifiable que de se faire dire «d'être un bon leader»?

Le fait est qu'un bon leadership sera différent pour différentes personnes. Ce que signifie être un bon leader peut varier en fonction de l'industrie, de l'équipe et des membres de l'équipe.

Et ce n’est pas seulement un trait individuel. Pour être un bon leader, vous devez intégrer bon nombre des autres compétences en gestion de projet de cette liste. Vous devez être capable de communiquer clairement l'objectif du projet, de communiquer avec votre équipe avec empathie et de diriger le projet à travers des zones rocheuses - mais vous avez également besoin de ce je ne sais quoi supplémentaire, cette étincelle de quelque chose qui peut enflammer l'inspiration dans le reste de l'équipe.

C'est direction. Et c’est un facteur clé dans la matrice des compétences en gestion de projet.

C’est aussi quelque chose qui évolue au fur et à mesure que vous développez votre expérience en gestion de projet. Ainsi, lorsque nous disons que le leadership est l’une des compétences clés en gestion de projet, nous ne voulons pas dire que vous devez être d’une manière particulière.

Au lieu de cela, nous pensons qu'être un bon leader signifie être capable de comprendre ce qui est nécessaire pour motiver et diriger votre équipe, à votre manière, en utilisant vos propres compétences et compétences uniques en matière de chef de projet.

Comment développer cette compétence en gestion de projet:

Apprenez des autres leaders. Qui vous a inspiré et pourquoi? Essayez d'apprendre autant que vous le pouvez des leaders que vous admirez - que ce soit aller prendre un café avec un collègue ou un mentor, ou lire sur un leader célèbre que vous voulez imiter. Vous ne savez pas par où commencer? Voici 10 façons dont les dirigeants peuvent aider leurs équipes à faire mieux.

Comment développer des compétences en gestion de projet

La meilleure façon d'acquérir ces compétences en gestion de projet est de les mettre en pratique tous les jours.

Comme pour la plupart des choses, une fois que vous connaissez les domaines que vous souhaitez améliorer, vous pouvez rechercher des opportunités pour les développer.

Offrez-vous pour faire une présentation pour remettre en question vos compétences en communication; commencez à suivre votre travail dans un outil de gestion de projet pour vous assurer d'être toujours organisé et au top des choses; et cherchez des moyens d'engager et d'inspirer chaque membre de l'équipe.

Commencez à perfectionner vos compétences générales et vous découvrirez bientôt qu'elles deviennent vos atouts en matière de gestion de projet.

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