Comment créer un plan de gestion de projet qui fonctionne réellement

Votre plan de gestion de projet est la carte qui vous guidera à travers votre projet du début à la fin. Voici comment en créer un qui vous permet de rester sur la bonne voie (même lorsque les choses deviennent bizarres).

Vous avez perfectionné votre compétences en gestion de projet. Vous avez lu les différents Méthodologies PM. Peut-être que vous avez même obtenu un certification de gestion de projet quelque part en cours de route.

Et maintenant que vous avez rédigé avec succès une charte de projet et identifié vos principales parties prenantes, vous êtes prêt à transformer tout cela en un plan de gestion de projet complet qui va faire tomber votre projet.

C’est là que toutes vos recherches et préparations portent leurs fruits sous la forme d’un document de plan de projet définitif que vous utiliserez pour guider votre projet du début à la fin.

Mais à quoi sert un plan de gestion de projet? Pourquoi est-ce si important? Et quels sont les éléments essentiels du plan de gestion de projet que vous devez inclure pour qu'il soit un succès?

Voici comment créer un plan de projet qui fonctionne réellement.

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À quoi sert un plan de gestion de projet?

Votre document de plan de projet est l'endroit où vous allez en profondeur sur les tenants, les aboutissants, les sur et les dessous de votre projet.

Alors que la charte de projet est la vision de haut niveau de votre projet, votre plan de gestion de projet est l'endroit où vous décomposez cette vision dans l'exécution quotidienne réelle de votre projet, couvrant tout ce que vous devez faire pour atteindre les objectifs de votre projet.

Un plan de projet détaillé tracera tout, des délais au budget, en passant par les ressources et les livrables, et plus encore, vous donnant un plan de ce qui doit être fait (et quand) que vous pouvez utiliser pour guider - et évaluer - votre projet.

L'importance de la planification de la gestion de projet

Derrière chaque grand projet, il y a énormément de préparation.

En tant que chef de projet, vous aurez des tonnes de choses à suivre à chaque étape. Votre plan de projet vous aide à éliminer les conjectures en vous montrant exactement ce dont vous avez besoin pour vous concentrer sur chaque étape du processus; où vos ressources et votre attention devraient aller; et ce que vous devez rechercher pour vous assurer que les choses ne sont pas en retard ou en dépassement de budget.

Le travail que vous effectuez dès le départ pour créer un plan de projet vous sera utile tout au long du cycle de vie du projet, vous permettant de diriger vos efforts à 100% sur la production de résultats, et non sur la recherche de ce que vous devriez faire ensuite.

Voici 5 avantages qui soulignent l'importance de la planification de la gestion de projet.

Il donne à votre projet une base de travail avec laquelle travailler

En travaillant à partir de la charte de projet approuvée, votre plan de projet définira plus en détail la portée, le calendrier et le budget convenus pour votre projet.

Une fois ces lignes de base décidées, définies et approuvées par le promoteur du projet, vous serez en mesure de mesurer l'exécution réelle de votre projet par rapport à la progression prévue.

Ceci est très utile car cela signifie que quelle que soit l'étape de votre projet dans laquelle vous vous trouvez, vous pouvez rapidement évaluer si vous livrez comme vous l'aviez prévu - et ce que vous devez faire pour corriger le cours si vous ne l'êtes pas.

Il crée l'alignement du projet (et supprime la confusion)

Pas d'alarmes et pas de surprises: avec votre projet présenté dans un plan de projet détaillé, tout le monde sait à quoi s'attendre et quand.

Bien que votre charte de projet vous amène, vos parties prenantes et l'équipe de projet dans un alignement général, votre plan de projet détaillé garantira qu'il n'y aura pas de place pour l'erreur ou l'incertitude en établissant les dates exactes d'échéance et les livrables, afin que chacun puisse se préparer en conséquence.

Il décrit pleinement la portée du projet

Cet alignement présente également un autre avantage: éviter fluage portée.

Lorsque les attentes de vos parties prenantes et tous les livrables convenus sont clairement énoncés dans le document de plan de projet, il est plus facile de repérer lorsque les choses sont hors de portée.

Et tout aussi important, cela facilite également leur traitement. C'est parce que vous avez un document écrit ou une feuille de planification de projet auquel vous pouvez vous référer dans les discussions, afin que chacun puisse se souvenir de ce qu'il a initialement convenu et qu'il n'y a aucune ambiguïté sur ce qui relève (ou non) du champ d'application du projet.

Il permet une meilleure gestion de projet en ressources

Une fois que vous commencez à décomposer le travail du projet en segments gérables tels que les livrables, les jalons et les tâches, il devient beaucoup plus facile de voir de quel type de ressources vous aurez réellement besoin pour y parvenir.

Encore une fois, alors que vous avez peut-être commencé à décrire cela dans votre charte de projet à un niveau très élevé, votre plan de projet est l'endroit où vous obtenez vraiment de façon précise comment vous prévoyez d'utiliser les ressources à votre disposition.

(Conseil de pro: pour un très bon plan de projet, vous voudrez également prendre en compte une marge de manœuvre lorsque les choses changent inévitablement et que vous devez ré-optimiser vos ressources à la volée.)

Cela renforce la confiance dans votre projet

Avoir un plan de projet détaillé permet de rassurer votre sponsor de projet, vos parties prenantes et votre équipe de projet (et soyons honnêtes, peut-être vous-même si vous passez une journée particulièrement mauvaise) de savoir où vous allez et pourquoi.

Votre document de plan de projet renforce la confiance dans votre leadership en tant que chef de projet, car il permet à chacun de voir comment tout le travail s'articule pour faire avancer les objectifs du projet - et par extension, de l'organisation.

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5 choses à savoir avant d'écrire un plan de projet

Ça sonne bien? Prêt à vous mettre au travail? Avant de vous lancer dans la rédaction d'un plan de projet, voici les 5 éléments dont vous avez besoin pour vous assurer que vous avez bien identifié.

1. Identifiez les références de votre projet

Avant de commencer à rédiger un plan de projet, vous devez vous assurer que vous maîtrisez les bases. Commencez par identifier les références pour la portée, le calendrier et le coût du projet, car le reste de la planification de votre projet devra s'adapter à ces contraintes.

Comme mentionné ci-dessus, ces données de référence doivent déjà être décrites grossièrement dans la charte de votre projet, mais c'est ici que vous commencez vraiment à les cartographier et à créer des estimations précises. Et plus il est détaillé, mieux c'est, car c'est ce que vous utiliserez pour comparer afin de mesurer les performances de votre projet.

2. Identifiez les dépendances de votre projet

Ou en d'autres termes, demandez-vous: que doit-il se passer avant que cette autre chose ne se produise? Identifier les dépendances de votre projet dès le début de votre projet signifie que vous pouvez planifier vos délais plus efficacement, repérer les bloqueurs potentiels et vous assurer d'éviter les retards inutiles.

3. Identifier les parties prenantes du projet

Vous en avez déjà fait les bases dans votre analyse des parties prenantes, mais au fur et à mesure que vous étoffez votre plan de gestion de projet et que vous réfléchissez plus en détail aux phases de votre projet, vous commencerez probablement à trouver plus de parties prenantes du projet à chaque phase.

C'est également le bon moment pour approfondir les parties prenantes qui doivent être informées et impliquées à quelles étapes, pour un plan de gestion des parties prenantes plus complet que vous pouvez utiliser à chaque phase de votre projet.

4. Identifier les jalons du projet

Quels sont les marqueurs clés de l’avancement de votre projet? Cela peut être un livrable concret, la fin d'une phase dans un processus de stade - quels que soient les jalons qui vous semblent pertinents, décomposer votre projet en morceaux gérables, chacun avec un objectif défini, aide à garder l'équipe motivée, vous permet de célébrez chaque réalisation et signalez comment les progrès globaux progressent. En savoir plus sur l'utilisation des jalons ici.

5. Identifiez qui est responsable de quoi

Une fois que vous commencez à avoir une vue d'ensemble du travail nécessaire et des ressources dont vous disposez pour le réaliser, vous pouvez commencer à décider qui doit faire quoi. Donner à chaque article un propriétaire est essentiel pour faire avancer les choses. Plus de "oh, étais-je censé faire ça?" - une fois que vous avez identifié qui est responsable de quoi, vous pouvez garantir la responsabilité et la transparence.

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Comment faire un plan de projet

1. Commencez avec un modèle de plan de projet de haut niveau

À quoi ressemble un plan de projet dans votre organisation? Lorsque vous créez un plan de projet, commencez par dessiner sur tous les matériaux existants que vous pouvez utiliser pour vous guider, comme des exemples de plan de projet ou des modèles de plan de projet.

Que votre organisation vous fournisse un modèle de plan de projet de haut niveau, un formulaire de planification de projet, des exemples de plan de projet ou un calendrier de planification de projet, tirez parti de tous les actifs de processus organisationnels que vous pouvez.

Vous n’avez pas de modèle de plan de projet disponible? Faire votre propre, et utilisez-le pour tous vos futurs projets pour gagner du temps et reproduire vos succès.

2. Ensuite, adaptez-le à votre type de projet

Un modèle de plan de projet ou un exemple de projet est un excellent moyen de commencer votre planification, mais n'oubliez pas de choisir le type de plan de projet adapté à votre projet spécifique.

Votre plan de projet doit être adapté à votre type de projet, à votre type d'équipe et à vos besoins. Par exemple, un plan de projet informatique pour le déploiement d'un nouvel équipement sera probablement différent d'un échantillon projet agile plan, qui seront probablement tous deux différents d'une planification de projet stratégique plus globale.

Utilisez tous les fonctionnalités à votre disposition, à partir de listes de tâches à diagrammes de Gantt, pour vous assurer que votre plan de projet fonctionne pour vous.

3. Obtenir les commentaires des clients, des parties prenantes du projet et des membres de l'équipe

La rédaction de votre plan de projet dans le vide rendra plus difficile l'adhésion quand cela compte.

Impliquer vos parties prenantes lorsque vous créez un plan de projet les aide à se sentir plus représentées dans le processus et donne le ton à un environnement de travail collaboratif qui vous accompagnera tout au long du projet.

Qu'il s'agisse d'une réunion de planification, d'une séance de brainstorming ou d'entretiens individuels, assurez-vous d'obtenir les commentaires des principaux acteurs du projet lorsque vous développez un plan de projet.

Et en prime? C'est également une excellente occasion pour vous en tant que chef de projet de continuer à développer les relations que vous avez commencé à tisser lors des phases de charte de projet et d'analyse des parties prenantes.

4. Intégrez toute autre planification de gestion de projet que vous avez effectuée

Votre plan de gestion de projet doit être éclairé par toutes les autres planifications de projet que vous avez effectuées jusqu'à présent: non seulement les résultats des étapes de planification de projet 1 à 5 ci-dessus, mais toutes les recherches que vous avez effectuées avant d'atteindre cette étape.

Selon le Project Management Institute's Corps de connaissances en gestion de projet Guide et normes, d'autres plans à inclure dans le cadre de votre plan de gestion de projet sont:

  • Plan de gestion du périmètre

  • Plan de gestion des exigences

  • Plan de gestion du calendrier

  • Plan de gestion des coûts

  • Plan de gestion de la qualité

  • Plan de gestion des ressources

  • Plan de gestion des communications

  • Plan de gestion des risques

  • Plan de gestion des achats

  • Plan d'engagement des parties prenantes

Bien que le PMBOK recommande d'avoir ces 10 plans en standard, vous constaterez peut-être que différents projets nécessitent des approches différentes.

Néanmoins, même si vous n’avez pas de document complet pour chacune d’entre elles, il est bon de couvrir chacune de ces bases à un certain stade de la planification de votre PM afin que vous soyez prêt.

Vous pouvez également inclure tout ou partie des éléments suivants:

  • Plan de gestion du changement

  • Plan de gestion de la configuration

  • Référence de mesure du rendement

  • Cycle de vie d'un projet

  • Approche de développement (par exemple prédictive, itérative, agile, hybride)

  • Revues de direction

Si vous disposez déjà de ces documents, utilisez-les pour guider votre planification. Vous pouvez également les inclure dans une annexe à votre plan de gestion de projet afin qu’ils soient toujours à portée de main.

5. Placez votre plan de gestion de projet dans un endroit central

Tout comme votre charte de projet, votre plan de gestion de projet doit vivre dans un endroit central où tout le monde - parties prenantes, équipe de projet, direction, clients - peut y accéder.

Espaces de travail d'équipe est idéal pour stocker tous vos documents de planification de projet importants d'une manière qui les rend intuitifs et agréables à lire. Marquer les SOP ou processus essentiels comme lecture obligatoire pour s'assurer que les informations essentielles sont effectivement lues.

Et si quelqu'un a une question à laquelle il ne trouve pas la réponse? Les lecteurs peuvent laisser des commentaires sur les espaces individuels pour demander des éclaircissements ou laisser une mise à jour.

Utilisez un outil de gestion de projet pour transformer votre plan de gestion de projet en plan d'action

Une fois que vous avez documenté votre plan de gestion de projet, donnez-lui vie avec un outil de gestion de projet qui vous aidera à rester sur la bonne voie, à responsabiliser votre équipe et à promouvoir la transparence.

Voici 3 façons d'utiliser le travail d'équipe pour dynamiser votre plan de gestion de projet.

Ajoutez votre documentation de support aux espaces de travail d'équipe

Utilisez l'intégration de Teamwork et Teamwork Spaces pour lier un projet dans Teamwork à un espace dans Teamwork Spaces, de sorte que vos documents de projet importants ne soient toujours qu'à un clic.

Certains documents que vous voudrez peut-être ajouter en plus de votre charte de projet et de votre plan de gestion de projet comprennent:

  • Documents de cadrage

  • Évaluations des risques

  • Plans de gestion du changement

  • SOP pour les processus de projet importants

  • Liste des parties prenantes et leurs rôles

  • Aperçu des processus d'approbation

  • Plan de gestion des communications

  • Toute autre documentation sur les meilleures pratiques ou informations complémentaires, le cas échéant

Vous pouvez même intégrer des listes de tâches dans vos pages et marquer les tâches comme terminées directement depuis les espaces de travail d'équipe, afin que vous puissiez continuer à travailler sans même avoir besoin de changer d'onglet.

Commencez à ajouter vos jalons

Décomposez votre travail en jalons et en listes de tâches qui vous aideront à les atteindre. Avec Teamwork, vous pouvez affecter un propriétaire à chaque jalon, cartographier vos dates d'échéance et les voir représentées dans le calendrier du projet, et même obtenir un Historique des changements pour les jalons afin que vous puissiez suivre toutes les modifications.

Visualisez vos dépendances de tâches avec un diagramme de Gantt

Les vues de style diagramme de Gantt sont un moyen utile d'obtenir une représentation visuelle de vos tâches et de leurs dépendances, ce qui permet une meilleure planification et un meilleur ressourcement. Dans Teamwork, vous pouvez glisser-déposer pour réorganiser rapidement le calendrier de votre projet, sans tout mettre dans le désordre ou vous écarter du plan.

N'oubliez pas: le logiciel doit prendre en charge votre façon de travailler, pas la dicter. Quelle que soit la méthodologie ou le type d'équipe, créez un plan de projet qui fonctionne pour vous et votre équipe - et trouvez un outil qui vous aide à le mettre en action.

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