Qu'est-ce qu'une charte de projet et pourquoi en ai-je besoin?

Avez-vous vraiment besoin d'une charte de projet? Découvrez à quoi sert une charte de projet, pourquoi elle est importante et comment en rédiger une que les gens veulent vraiment lire.

Qu'est-ce qu'une charte de projet en gestion de projet?

Une charte de projet est un court document qui expose les détails essentiels de l’objectif et des objectifs du projet. Il est créé conformément à l'analyse de rentabilisation du projet telle que décrite par le promoteur du projet (c'est-à-dire la personne qui est responsable de l'existence du projet en premier lieu), et c'est une partie cruciale du processus de lancement au début du projet.

En fin de compte, votre charte de projet documente les buts, les objectifs et l'analyse de rentabilisation du travail.

Une fois créée, la charte de projet sert comme une sorte de contrat entre le porteur de projet et le chef de projet, donnant un aperçu de haut niveau des attentes et autorisant le chef de projet à mobiliser des ressources pour atteindre les bons résultats.

Whoa, est-ce que cela semble trop complexe? Ne vous inquiétez pas, nous vous avons.

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Une définition de charte de projet vraiment simple

Une charte de projet est un document formel qui décrit l'objectif commercial de votre projet et, une fois approuvé, lance le projet.

À quoi sert une charte de projet en gestion de projet?

Comme mentionné ci-dessus, votre charte de projet remplit trois fonctions principales:

1. Il définit les buts, les objectifs et le but de base du travail (qui finira par alimenter votre plan de projet).

2. Cela crée une compréhension commune des buts, des objectifs et des besoins en ressources du projet, avant de commencer à les approfondir.

3. Il vous permet de présenter tout ce qui précède aux parties prenantes du projet afin d'obtenir l'adhésion, l'investissement et l'autorisation d'aller de l'avant.

Mais ce n'est pas seulement utilisé dans la phase de lancement: votre charte de projet est quelque chose sur lequel vous pouvez revenir tout au long du cycle de vie de votre projet pour vous assurer que votre travail s'aligne sur les buts et objectifs clés que vous vous êtes fixé d'accomplir en accord avec le promoteur du projet et / ou des parties prenantes clés.

Pourquoi une charte de projet est-elle importante?

En plus de remplir ces fonctions principales, il y a quelques autres avantages à avoir une charte de projet.

Cela rend le but du projet clair comme du cristal?

Parce qu’une charte de projet expose explicitement l’analyse de rentabilisation du projet, cela signifie que tout le monde sait comment le projet contribue aux objectifs stratégiques de l’entreprise. Cela garantit que votre projet ne se contente pas de cocher des cases arbitraires, mais fait en fait quelque chose qui aura un impact sur les objectifs généraux de l'entreprise.

Il vous aide à identifier vos parties prenantes

La charte de projet joue un rôle vraiment important dans la formulation de votre plan de gestion de projet dans son ensemble, mais l’un des domaines où elle est particulièrement utile est de vous aider à identifier rapidement les principales parties prenantes du projet.

Dès que votre charte de projet est terminée, vous pouvez commencer à faire votre analyse des parties prenantes, ce qui signifie que vous pouvez commencer à impliquer les principales parties prenantes en même temps que la création de votre plan de projet.

Il confère une autorité au chef de projet

D'accord, d'accord, «donner» quoi que ce soit peut commencer à sembler un peu médiéval. Mais que vous le donniez, léguiez, dotiez ou accordiez, votre charte de projet donne officiellement à votre chef de projet l'autorité sur le projet. Cela signifie qu'ils ont le pouvoir de planifier et de contrôler le projet, et cela définit leur rôle auprès du reste de l'équipe du projet et des parties prenantes.

C’est votre étoile du nord

D'accord, nous y avons déjà fait allusion, mais cela vaut la peine de le répéter. Bien que votre plan de projet soit idéal pour voir si vous êtes sur la bonne voie avec les tâches et le calendrier, parfois tous ces petits détails peuvent être plus une distraction.

Votre charte de projet, quant à elle, est l'essence même de votre projet. Donc, si vous ne savez jamais si quelque chose vous dirige dans la bonne direction ou vous fait dérailler, la charte de votre projet vous aide, vous et votre équipe, à réduire le bruit et à réévaluer si le travail que vous effectuez correspond à vos objectifs ultimes.

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Qu'est-ce qui est inclus dans une charte de projet?

Alors, qu'est-ce qui entre réellement dans la charte du projet?

Votre charte de projet est une vue d'ensemble de haut niveau, mais elle peut encore couvrir beaucoup de terrain. Voici quelques éléments de charte de projet que vous devriez envisager d'inclure dans votre document de charte de projet:

Le but de votre projet. Pourquoi tu fais ça? Quels sont les buts et objectifs? Essayez de le résumer en un seul énoncé d'objectif concis. Et rendez-le précis! Comparez ce qui suit:

  • Une mauvaise déclaration d'objectif:

    “Nous voulons que ce projet augmente les revenus. »

  • Un meilleur énoncé d'objectif:

    “Ce projet vise à livrer un nouveau produit sur le marché X en temps Y pour augmenter nos revenus de Z% d'ici 2 ans. »

Assurez-vous de bien comprendre ce que vous faites et pourquoi, car le bon énoncé d'objectif peut donner le ton à tout le reste. (Pas de pression!)

À quoi ressemble le succès. Qu'espérez-vous réaliser avec ce projet? C'est le bon moment pour commencer à réfléchir kPI mesurables afin que vous puissiez créer un plan de projet qui répond concrètement à vos critères de réussite.

Les acteurs clés. Vous ne connaissez peut-être pas encore toutes les personnes impliquées, mais vous devez en savoir suffisamment pour commencer: sponsor de projet, chef de projet et autres parties prenantes clés. C'est le bon moment pour les lister, ainsi que leurs rôles spécifiques au sein du projet.

Les risques que vous avez identifiés. Encore une fois, vous en découvrirez d'autres au fur et à mesure que vous étofferez votre plan de projet, mais c'est un bon endroit pour reconnaître les risques de haut niveau que vous connaissez déjà depuis le début.

Livrables clés. Que devez-vous réellement fournir dans le cadre de ce projet?

Vue d'ensemble de haut niveau des ressources (budget et pouvoir des personnes). S'il y a déjà des ressources pré-approuvées allouées à ce projet, notez-les dans votre charte de projet afin de savoir avec quoi vous travaillez.

Un calendrier récapitulatif de haut niveau. Vous pouvez approfondir les choses plus tard, mais il est utile de définir un calendrier de base pour votre projet, ainsi que de tracer tout étapes clés en cours de route. (Cela peut être dans l'abstrait de la charte de projet, par ex. Mois 1, Mois 2 et peut être plus précis en ce qui concerne le plan de projet.)

N'oubliez pas que l'objectif ici n'est pas d'approfondir l'un des éléments ci-dessus; vous pouvez le faire dans le plan de projet. Au lieu de cela, votre objectif est de couvrir suffisamment de terrain pour aligner toutes les parties prenantes clés et amener tout le monde sur la même longueur d'onde sur le but, la portée et l'ampleur du projet, afin qu'ils puissent se lancer dans le projet en toute confiance.

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Comment rédigez-vous une charte de projet?

Passons maintenant à la rédaction proprement dite de la charte du projet. Quels que soient les éléments que vous décidez d'inclure ou d'exclure de la liste ci-dessus, voici quelques conseils généraux à garder à l'esprit lorsque vous l'écrivez.

Familiarisez-vous avec la façon dont votre organisation le fait

Tirez le meilleur parti de tous les actifs de processus organisationnels existants dont vous disposez. Y a-t-il des exemples de charte de projet antérieurs sur lesquels vous pouvez vous appuyer? Votre service a-t-il un modèle de charte de projet?

Les exemples et les modèles peuvent vraiment vous aider à avoir une idée de la façon dont les choses sont faites - et de ce qui est important pour votre organisation - afin que vous puissiez suivre l'exemple et partir du bon pied.

Écrivez-le dans un langage simple et facile à comprendre

Lorsque vous rédigez la charte de votre projet et démontrez l’importance de votre projet, il peut être tentant d’utiliser des mots fantaisistes et une terminologie compliquée pour rendre les choses plus impressionnantes. Mais en réalité, plus le langage est simple, mieux c'est - surtout en ce qui concerne la charte de votre projet.

Brossez les peluches. Éliminez les affirmations sauvages qui ne veulent vraiment rien dire ou ne s'appliquent pas à votre projet. («Ce projet augmentera la synergie et nous permettra d'en tirer le meilleur parti pour un impact maximal»… désolé, quoi?) Dites-le tel quel, sans jargon, afin que tout le monde puisse lire votre charte de projet, comprendre l'objectif du projet et savoir pourquoi compte. Cela a l'avantage supplémentaire de supprimer l'ambiguïté et de ne laisser aucune place à l'interprétation, ce qui est particulièrement important dans la gestion de projet où une bonne communication claire est primordiale.

Si vous ne pouvez pas faire ça? Continuez à travailler et à ranger les choses jusqu'à ce que vous le puissiez. C'est plus difficile qu'il n'y paraît, mais cela vous oblige à distiller ce que vous essayez réellement de faire dans son essence la plus pure - et la plus puissante.

Gardez votre plan de projet à portée de main et votre charte de projet plus proche

D'accord, peut-être pas plus près. Mais pour que votre charte de projet fonctionne vraiment, elle ne peut pas être simplement enfoncée dans un tiroir métaphorique. Vous devez le conserver dans un endroit central où vous, vos sponsors de projet et votre équipe de projet pouvez tous le consulter lorsque vous en avez besoin.

C’est là qu’un espace de travail de collaboration de contenu comme Espaces de travail d'équipe est très pratique. Il vous permet de conserver vos documents importants - comme votre charte de projet - dans un espace de travail partagé et centralisé, afin que chacun sache où trouver les informations dont il a besoin.

Vous pouvez aussi utiliser fonctionnalités et le formatage tels que les panneaux d'information, les galeries d'images et les puces d'état pour rendre votre documentation plus attrayante et marquer les plus critiques comme Lecture obligatoire afin que vous puissiez être sûr que vos parties prenantes ne manquent jamais une mise à jour importante.

Et pour votre charte de projet, l'intégration entre les espaces de travail d'équipe et le travail d'équipe est particulièrement utile, vous permettant de relier la documentation de votre projet de base dans les espaces de travail d'équipe avec votre plan de projet quotidien dans Teamwork.

(En savoir plus sur l'utilisation des espaces de travail d'équipe pour la phase d'idéation et d'initiation dans notre ebook!)

Une bonne charte de projet peut préparer le terrain pour l'ensemble de votre projet, alors prenez le temps de bien faire les choses.

Et une fois que vous avez fait cela? Il est temps de le transformer en un plan de gestion de projet qui signifie des affaires.

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