Comment gérer plusieurs projets à la fois

Ce serait bien de penser que si vous savez gérer plusieurs tâches en même temps, vous savez également comment gérer plusieurs projets à la fois.

Gérer plusieurs projets

Ce serait bien de penser que si vous savez comment gérer plusieurs tâches en même temps, vous savez également comment gérer plusieurs projets à la fois.

La réalité est que l'équilibrage de plusieurs projets est un animal légèrement différent. Alors que les tâches d'un projet sont généralement gérées et effectuées par les mêmes personnes dans le cadre d'un processus de gestion de projet hermétique, plusieurs projets simultanés sont souvent maintenus en grande partie séparés, avec leurs propres configurations d'équipe et chefs de projet.

Dans ce guide, nous abordons les facteurs qui ajoutent de la complexité à la gestion de plusieurs projets et la manière de prendre en compte ces complications dans la gestion de projet.

Quelle est la manière la plus efficace de gérer plusieurs projets à la fois?

À notre avis, la stratégie la plus efficace pour gérer plusieurs projets en même temps est de regrouper tous les projets de votre équipe dans un seul système.

Nous utilisons spécifiquement le mot système, car il est important que les différents projets et facteurs situationnels en son sein puissent communiquer et s’adapter les uns aux autres. Le système doit être capable de répondre au niveau d'un projet à des événements tels que:

  • Changement de disponibilité des membres de l'équipe

  • Changement de disponibilité des ressources

  • Changement de dépendances entre projets

De nombreuses organisations utilisent un logiciel de gestion de projet pour les aider à gérer plusieurs projets. (Nous devons savoir - la gestion du travail est ce que nous faisons.)

Certains chefs de projet préfèrent encore gérer plusieurs projets à l'ancienne, avec des calendriers et des graphiques imprimés, mais la plupart conviendraient que les logiciels ont un meilleur potentiel d'efficacité et de précision.

Partager des personnes et des ressources entre les projets

L’un des défis inhérents à la gestion de plusieurs projets est le suivi des ressources de votre équipe. Chaque fois que l’allocation de ressources d’un projet est augmentée, cela réduit la disponibilité des ressources pour les autres projets actifs de l’équipe. À l'inverse, si un projet est achevé en deçà du budget, davantage de ressources peuvent devenir disponibles pour d'autres projets.

Le temps des membres de l’équipe est une ressource que chaque équipe devra partager sur plusieurs projets. Qui va travailler sur quel projet et quand le fera-t-il?

La plate-forme Teamwork facilite l’affectation des personnes avec Workload, un tableau de bord où les chefs de projet peuvent voir la disponibilité de chaque membre de l’équipe et leur attribuer ou leur réaffecter des tâches. Cela garantit que chacun peut être utilisé au mieux de son potentiel, et cela pourrait aider à empêcher les membres de l'équipe vedette de se retrouver au milieu d'un bras de fer entre les projets.

D'autres exemples de ressources qu'une équipe peut avoir besoin de partager entre les projets comprennent le budget, la capacité de fabrication, l'espace de stockage et l'accès aux canaux de commercialisation. Étant donné que les ressources les plus pertinentes varient d’un secteur à l’autre, il appartient à la direction de chaque équipe de déterminer quelles ressources doivent être surveillées dans le cadre de la gestion de projet.

Les choses peuvent devenir intéressantes lorsque les besoins en ressources d’un projet changent de manière inattendue, en particulier si cela se produit lorsque les ressources de l’équipe sont déjà pleinement utilisées. Il arrive parfois qu’un projet ne puisse se poursuivre que s’il est possible de réduire le budget des ressources d’un autre projet.

L'allocation des ressources peut provoquer des conflits entre les chefs de projet dont les projets respectifs ont tous deux besoin d'une part du même délicieux «gâteau des ressources». Dans de tels cas, il appartient aux principaux intervenants de faire la médiation entre les projets et de parvenir à une résolution basée sur la valeur, les besoins et la priorité de chaque projet.

Gérer les dépendances entre les projets

La livraison d'un projet peut n'être possible qu'après qu'un autre projet, ou une partie d'un autre projet, a été livré. Par exemple, le projet d'une marque visant à créer un nouveau site Web peut devoir être achevé avant qu'un projet distinct de lancement d'un nouveau produit puisse également être terminé.

La plupart des chefs de projet sont familiers avec l'idée de dépendances entre les tâches d'un projet. Cependant, les dépendances entre les projets doivent être gérées différemment. Il peut y avoir différents chefs de projet menant les projets, auquel cas il est crucial d'avoir une communication claire et approfondie entre les chefs de projet. Cela peut être encouragé en organisant des appels de rattrapage réguliers entre les chefs de projet, où les mises à jour de l'état des dépendances sont en tête de l'ordre du jour.

La meilleure façon d'identifier les dépendances entre les projets est la planification détaillée du projet. En particulier, les chefs de projet devraient essayer de mettre en évidence les dépendances potentielles lors des entretiens avec les parties prenantes.

Gérer les objectifs et les délais de plusieurs projets

Pour certains membres de l'équipe senior, la partie la plus importante de la gestion de plusieurs projets est de s'assurer que les objectifs sont atteints et que les délais sont respectés. Ceci est mieux facilité par une vue analytique de haut niveau de tous les projets de l’équipe. La vue doit afficher des informations en direct sur les points clés tels que les échéances et les «jalons» pour chaque projet actif.

A ce niveau, la gestion de plusieurs projets se confond avec la gestion de projet d'entreprise (EPM), la vocation de gérer tous les projets d'une grande organisation. Les membres de l'équipe responsables d'EPM ont tendance à ne gérer aucun projet particulier à un niveau granulaire. Au lieu de cela, ils examinent des mesures de haut niveau pour chaque projet et les mesurent par rapport aux objectifs globaux de l'organisation.

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