Comment préparer un rapport de gestion de projet

Un rapport de gestion de projet est un outil essentiel de gestion de projet.

Comment préparer un rapport de gestion de projet

Un rapport de gestion de projet est un outil essentiel de gestion de projet.

Il fournit un aperçu de l'état du projet que vous pouvez partager avec les parties prenantes, les clients et les membres de l'équipe. Idéalement, le rapport de projet ne fait qu'une ou deux pages. Et cela garantit que tout le monde peut évaluer rapidement ce qui est dans les délais et ce qui est en retard ou en retard.

Une bonne communication, gestion et organisation sont essentielles à l'efficacité gestion de projet. Des rapports de gestion de projet réguliers aident à garantir que votre projet reste sur la bonne voie. Et vous pouvez également utiliser les rapports de projet pour gérer les risques, ainsi que pour surveiller les budgets et les délais.

De plus, le rapport de projet peut servir d'outil d'archivage des décisions et actions passées.

La fréquence de votre rapport de gestion de projet dépend de la taille et de la complexité du projet. La production de rapports mensuels est une exigence minimale pour la plupart des projets, et beaucoup produisent des rapports d’état hebdomadaires.

Il est également recommandé de produire des rapports de gestion de projet tout au long du cycle de vie du projet.

Quelles informations doivent être incluses dans un rapport de gestion de projet?

Le but du rapport est de mettre à jour tous parties prenantes du projet sur les progrès et identifier les problèmes majeurs qui auraient pu survenir.

Les détails peuvent varier d'un projet à l'autre, mais tous les rapports de gestion de projet doivent inclure les informations suivantes:

L'objectif est de fournir un aperçu de haut niveau de la situation. Les parties prenantes du projet veulent pouvoir voir en un coup d'œil l'état du projet. Assurez-vous que votre rapport de projet identifie clairement les éléments suivants:

  • Une évaluation de l’avancement du projet par rapport au plan du projet: le projet est-il en avance ou en retard?

  • Un aperçu des tâches terminées et des prochaines étapes: l'achèvement global des tâches est-il en bonne voie?

  • Un résumé des coûts réels par rapport au budget: le budget est-il dépassé ou sous-dépensé?

  • Un aperçu des risques du projet et des problèmes identifiés: le profil de risque du projet a-t-il changé nécessitant une action?

  • De plus, tous les points d'action ou choses à faire qui nécessitent une attention particulière.

Conseils pour rédiger un rapport de gestion de projet

Soyez bref et simple. Les parties prenantes du projet ne veulent pas s’embourber dans trop de détails. Le rapport doit fournir un aperçu accessible de l’état du projet. Un document hebdomadaire de 20 pages ne sera tout simplement pas lu.

Soyez concis et évitez le jargon technique. Toutes les parties prenantes ne connaîtront pas les acronymes ou les termes techniques du projet. Faites-en une lecture facile pour tout le monde en utilisant un langage courant.

Rendez-le visuel. Les graphiques, graphiques et diagrammes donneront vie aux données, les rendant beaucoup plus accessibles. Dans Teamwork, les rapports de gestion de projet sont codés par couleur pour indiquer s’ils sont terminés, actifs ou en retard. Cela permet aux parties prenantes du projet de voir plus facilement où en sont les choses.

Soyez honnête sur les progrès. Si le projet est en retard ou dépasse le budget, il vaut mieux être franc. Après tout, plus tôt un problème est identifié, plus tôt il pourra être résolu et le projet pourra avancer.

Mettez en surbrillance les points d'action. Facilitez la tâche des parties prenantes du projet. Si un client, un membre de l’équipe ou une partie prenante doit faire quelque chose, identifiez clairement ce qui est requis, par qui et quand.

Rapports de gestion de projet: conclusion

Un rapport de gestion de projet bien préparé est un excellent outil pour tenir tout le monde au courant. De plus, cela vous aidera à gérer efficacement le projet et à le maintenir sur la bonne voie.

Pour plus d'informations et de conseils sur la gestion de projet, consultez notre cahier de gestion de projet.

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