Plan de projet de base

Il y a toujours de bonnes chances qu'un projet change ses paramètres au fur et à mesure de son avancement, en réponse à des facteurs tels que les données recueillies, les leçons apprises et les nouveaux développements dans la société, l'économie ou un secteur concerné.

Pourquoi chaque projet a besoin d'un plan de projet de base

Ch-ch-ch-ch-change. Il y a toujours de bonnes chances qu'un projet change ses paramètres au fur et à mesure de son avancement, en réponse à des facteurs tels que les données recueillies, les leçons apprises et les nouveaux développements dans la société, l'économie ou un secteur concerné.

Pour paraphraser David Bowie, les équipes de projet doivent se tourner pour faire face au changement. Nous pouvons le faire en nous mettant d'accord sur les mises à jour du plan de projet, pendant qu'un projet est en cours. Par exemple, vous pouvez augmenter le budget pour aider un projet à surpasser les normes d'un nouveau venu dans l'industrie; ou vous pourriez réduire la portée d’un projet, si la livraison s’avère plus difficile que prévu.

Changer un projet comporte le risque de survirage dans un sens ou dans l'autre. Cela peut rendre un projet incapable de livrer contre son facteurs de succès critiques.

Comment créer un plan de projet de base

Pour maintenir le changement dans les paramètres requis pour réussir, nous devons faire quelque chose appelé référence du projet. Cela signifie mettre un chiffre sur les contraintes les plus importantes avec lesquelles le projet doit travailler, qui incluent généralement:

  • Chronologie - combien de temps cela prendra-t-il?

  • Scope de base - quels sont nos livrables?

  • Coût de base - quel est notre budget? (Et dans quelle mesure cela peut-il augmenter en réponse au retour sur investissement ou au retour sur investissement prévu?)

  • Base de référence de qualité - quelles sont les normes que le projet doit respecter? (Ce composant de base n'est pas utilisé aussi régulièrement que le temps, la portée et le coût - vous pouvez ou non choisir de l'inclure.)

Les réponses à ces questions doivent être convenues d'un commun accord par toutes les parties prenantes impliquées dans un projet planifié. Faites-le soigneusement au cours de plusieurs réunions, avant le début du projet.

Les chiffres que vous proposez pour les différents composants de référence peuvent être considérés comme formant conjointement un plan de projet de référence. Considérez-les comme un critère par rapport auquel tout changement futur du projet peut être mesuré.

Les plans de projet de base doivent souvent être mis à jour, en modifiant le calendrier, les livrables ou le budget. Chaque fois que cela se produit, le chef de projet doit créer un nouveau document décrivant le plan mis à jour et ajouter le plan de projet de référence sortant à une archive contenant toutes les itérations précédentes.

Pourquoi avoir un plan de projet de base est important

Conserver un enregistrement des itérations du plan de projet de base est utile pour la gestion du changement. Il permet au chef de projet et aux autres parties prenantes d'évaluer, en un coup d'œil, dans quelle mesure le projet s'est écarté de la ligne de base initiale et si cela représente ou non un niveau ou une variance acceptable. Pour le dire plus simplement, cela nous aide à répondre aux questions: où en sommes-nous maintenant et à quelle distance sommes-nous de là où nous devrions être?

Lorsqu'un projet montre trop d'écart par rapport à son plan de projet de base initial, cela peut révéler à l'équipe de projet des vérités solides. Leur planification a peut-être été irréaliste ou peut-être que le projet n'a pas été exécuté efficacement. D'un autre côté, si un projet est bien en cours et qu'il y a peu d'écart par rapport au plan de projet de référence initial, nous pouvons en déduire que le projet est en bonne santé - du moins, en ce qui concerne les facteurs utilisés dans l'établissement de référence du projet. Certains chefs de projet qualifient ce processus d'analyse de «planifié vs réel».

Les plans de référence du projet (et le processus global de référence du produit) font partie intégrante d'une gestion de projet efficace. Tous les projets doivent suivre le rythme, mais avec un plan de référence de projet en place, vous disposerez d'une boussole pour vous aider à naviguer dans les courants de changement de votre projet.

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