Comment Teamwork Spaces a rapproché l'équipe et les clients de YOUNITY

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Nom de l'entreprise
YOUNITY
Industrie
Conseil en marketing informatique
Siège
Zurich, Suisse

YOUNITY est une société de conseil en informatique spécialisée dans les solutions de marketing numérique d'avant-garde. La solide équipe du cabinet de conseil aide des clients tels que Migros, Swica et la poste nationale suisse à mettre en œuvre des technologies telles que l'automatisation du marketing, la gestion de la relation client (CRM) et la technologie de contenu sans tête. L'équipe YOUNITY travaille à distance depuis Zurich.

Tout était dans Teamwork - sauf le contenu du projet

Teamwork est la plate-forme pour tout le travail client et les projets internes de YOUNITY depuis 2015. Selon les mots du co-fondateur de YOUNITY, Mario J. Kotschner, «Nous faisons tout dans Teamwork.»

Mario et son équipe ont pleinement profité des fonctionnalités de Teamwork, ainsi que de nos autres produits et intégrations. Par exemple, ils ont utilisé Bureau Teamwork pour gérer plus efficacement les tickets d'assistance, et ils ont mis en œuvre notre fonction de suivi du temps pour rendre la facturation du travail du client plus efficace et plus transparente.

Mais il y a un élément crucial du travail de YOUNITY dans lequel Teamwork n'était pas impliqué jusqu'à récemment: la collaboration de contenu de projet. Younity créait et gérait des documents de projet à l’aide d’une solution orientée développeur appelée GitBook, qui avait une fâcheuse tendance à gêner le travail de l’équipe et sa collaboration avec les clients.

"Nous étions à un point avec GitBook où il devenait plus cher, et il manquait certaines fonctionnalités clés du point de vue de la gestion de projet », explique Mario.

“J'ai identifié que la nouvelle version de Teamwork de Spaces serait plus facile pour nous de travailler avec, et après quelques essais, nous avons décidé de migrer. "

"Maintenant que nous avons cette seule source vers laquelle aller, nous pouvons trouver des choses plus rapidement"

Espaces Teamwork est une solution de base de connaissances. Il combine des fonctionnalités de base telles que la création de documents et la gestion des actifs avec des innovations uniques de collaboration de contenu, y compris une fonctionnalité de lecture requise et des widgets interactifs qui peuvent ajouter des fonctionnalités telles que des listes de tâches à un document actif.

Pour YOUNITY, l'un des principaux avantages de Spaces a été de centraliser le contenu de chaque projet dans un seul espace de travail.

“Honnêtement, cela a vraiment aidé à améliorer notre productivité », déclare Mario.

“Maintenant que nous avons cette seule source vers laquelle aller plutôt que plusieurs sources, nous pouvons trouver les choses dont nous avons besoin beaucoup plus rapidement. »

Chaque client YOUNITY dispose de son propre espace dans les espaces Teamwork. Cela leur donne accès à leur propre espace de travail sécurisé, où la documentation du projet peut être stockée et revue en temps réel.

Les espaces dédiés signifient que chaque fois que les membres de l'équipe de YOUNITY ont besoin de trouver un certain article, ils sauront exactement où chercher.

“Même si un membre de notre équipe est en congé pendant une semaine ou quelque chose du genre, il pourra trouver tout ce dont il a besoin pour se référer dans ce domaine », dit Mario.

“Ils peuvent dire "D'accord, c'est un sujet à propos de ce client, alors je vais regarder dans leur espace", et tout de suite ils seront dans le monde de ce client ou projet. "

Espaces Teamwork: une solution idéale pour travailler avec les clients

Non seulement Teamwork Spaces a aidé YOUNITY à gérer plus efficacement le contenu de son projet; selon Mario, elle a également permis une collaboration plus fluide entre le cabinet de conseil et ses clients.

“La plupart des entreprises qui ne travaillent pas dans l'informatique trouveront une plate-forme comme GitBook trop complexe à utiliser, en particulier pendant les temps de coronavirus lorsque nous ne sommes pas en mesure de les coacher en personne », explique Mario.

“Nos clients sont des gens d’affaires normaux qui ont besoin d’une solution aussi simple que possible à utiliser, et c’est ce que Teamwork Spaces nous a apporté. Il est très facile pour nos clients de travailler avec. »

La fonctionnalité Spaces la plus précieuse en termes de collaboration avec les clients est peut-être la possibilité pour les clients de commenter le contenu du projet en temps réel.

“Avec Spaces, ce qui a vraiment attiré notre attention, c'est à quel point il était facile pour nous et nos clients de commenter un document et d'en discuter, comme nous le ferions avec un PDF normal sur nos ordinateurs portables », explique Mario.

“Vous pouvez voir immédiatement qui a changé quoi, et c'est exactement ce dont nous avons besoin pour collaborer sur des documents avec nos clients. "

Un autre aspect décisif de la collaboration client pour YOUNITY est la méthode de partage de contenu. Alors que de nombreuses solutions nécessitent que le client se connecte pour accéder au contenu, Teamwork Spaces permet à YOUNITY de partager du contenu avec ses clients via un lien unique.

“Nous sommes très reconnaissants qu'il soit possible de créer un lien partageable, car les clients ne veulent souvent pas se connecter quelque part, mais je veux avoir ces informations dans notre système plutôt que de les écrire ailleurs », déclare Mario.

“Avec les liens partageables dans Spaces, vous pouvez simplement l'envoyer au client et dire "Hé, il y a toutes vos informations."

Teamwork Spaces joue également un rôle important à l'issue des projets de YOUNITY, lorsque vient le temps de rendre compte au client.

“Nous distribuons des pages Teamwork Spaces à la fin d'un projet ou d'une tâche, pour montrer les résultats, les graphiques, notre analyse du travail et les détails des travaux en cours », explique Mario.

Meilleures collaborations grâce à un accès facile et à une conception conviviale

Dans l'ensemble, Teamwork Spaces a donné à YOUNITY un meilleur moyen de collaborer étroitement avec ses clients.

Le fait de disposer d’un espace de travail unique pour chaque client a facilité la localisation du contenu du projet, même pour les membres de l’équipe qui n’ont pas travaillé sur le projet concerné depuis un certain temps.

Peut-être plus important encore, la conception conviviale des espaces Teamwork a aidé les clients de YOUNITY à utiliser pleinement la plate-forme, de la mise à jour du contenu avec des commentaires en temps réel à l'accès aux documents via des liens partageables.

Ces points positifs tant du côté du conseil que du côté client ont convaincu Mario de déplacer tout le travail numérique de YOUNITY vers Spaces.

“Chaque fois que vous écrivez quelque chose, vous y allez directement », dit Mario.

“Il est tout simplement logique de travailler ensemble dans ce seul document, et non séparément ailleurs. »

“Tout sur les espaces Teamwork est génial. C'est une solution très simple pour nous, et elle est également très simple et bien conçue pour nos clients. " - Mario J. Kotscher, co-fondateur, YOUNITY

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