Comment Teamwork Spaces a transformé la communication et la collaboration de YMtech

En savoir plus
Nom de l'entreprise
YMtech
Industrie
IL
Siège
Melbourne, Australie

Il y a onze ans, Yuri Miloslavsky a fondé YMtech, une agence numérique spécialisée dans les solutions informatiques qui aident les entreprises à mieux fonctionner. Mais à mesure que la technologie évoluait, Yuri savait que les processus internes de YMtech devaient également changer. Voici comment YMtech a ajouté des espaces de travail d'équipe à sa pile technologique pour créer un centre de documentation qui pourrait évoluer avec eux.

Obstacles à la communication

L'un des plus grands défis pour les propriétaires de petites entreprises est le partage d'informations, et YMtech ressentait la lutte.

Que les informations soient transmises des gestionnaires aux membres de l'équipe, des membres de l'équipe aux autres membres de l'équipe ou des membres de l'équipe aux clients, des informations cruciales ont été abandonnées en cours de route. Ils savaient qu'ils avaient besoin d'un emplacement central facile d'accès pour échanger des idées et des mises à jour, car tout le monde passait trop de temps à répéter les mêmes informations ou à rechercher les détails dont ils avaient besoin.

" “Sans une communication adéquate, nous avons eu un réel problème de productivité », a déclaré Yuri.

“Le problème a commencé avec nous, mais s'est terminé par un mauvais service à un client final. Nous n’avons pas documenté correctement l’interaction initiale avec le client, et lorsque les représentants de l’entreprise ont assuré le suivi, il leur manquait des informations clés, le client devait donc répéter ce qu’il avait dit. Cela ne nous a pas fait paraître professionnels. »

Les conversations et les fichiers pouvaient être n'importe où: dans les e-mails, les applications de messagerie ou dans les documents, et il n'y avait pas beaucoup de cohérence quant à leur emplacement ou à la date à laquelle la dernière mise à jour était nécessaire. Conserver ensemble des documents tels que des notes et des liens vers les médias était un autre défi.

Yuri n’a pas eu à chercher bien loin une meilleure solution. YM Tech utilisait déjà Travail en équipe pour leurs besoins de gestion du travail, et il a vu que Espaces de travail d'équipe avait récemment été ajouté à la suite Teamwork en tant qu'espace de travail de collaboration de contenu intuitif. En utilisant les espaces de travail d'équipe, les membres de l'équipe pouvaient créer des documents interactifs partagés avec des widgets et des fonctionnalités originales qui organisaient immédiatement les informations et les matériaux stockés dans un seul endroit.

Outils de transformation

La moitié du défi de la communication consiste à offrir la bonne information au bon moment. L'autre moitié est de savoir si l'information a été reçue. Les espaces de travail d'équipe ont résolu ce problème grâce à Lecture obligatoire fonctionnalité. Avec la lecture obligatoire, Yuri pouvait être sûr que des contenus importants tels que les SOP, les mémos de stratégie et les changements organisationnels pourraient être communiqués rapidement et de manière cohérente à l'ensemble de l'équipe ou de l'entreprise sans avoir besoin de réunions répétitives.

Les pages peuvent être attribuées à n'importe quel individu ou groupe, qui devient alors adepte de ces pages. Si des modifications ou des mises à jour sont apportées au contenu, les abonnés reçoivent un e-mail, qui les avertit de relire le contenu. Les éditeurs de toute page de lecture obligatoire peuvent obtenir un rapport sur le nombre de personnes qui ont lu la page, avec des listes filtrables afin que les éditeurs puissent voir qui a encore besoin de lire le matériel. Ces rapports sont extrêmement utiles pour la préparation avant la réunion: les rédacteurs en chef ont une bonne idée de ce que les membres de l'équipe ou des clients devraient connaître à l'avance.

L'équipe de YMtech a constaté que les procès-verbaux des réunions des clients et des membres de l'équipe ont été complètement transformés avec les espaces de travail d'équipe. Le fait d'avoir un emplacement central pour les notes de réunion permet à quiconque de placer les informations dans un format cohérent et bien organisé. Yuri et les membres de son équipe sont désormais plus susceptibles de conserver un bien meilleur enregistrement des discussions internes et avec les clients, puis de les partager facilement. Peu importe qui a eu le contact initial avec le client, les conversations de suivi de Yuri semblent professionnelles et bien préparées.

" “Au sein de notre propre équipe, le format des notes de réunion nous a aidés à passer de l'idée à l'action très rapidement », a déclaré Yuri. «Tout le monde sort de la réunion en sachant exactement ce qu'il doit faire ensuite.»

L'une des fonctionnalités les plus utiles pour YMtech est l'intégration entre les espaces de travail d'équipe et le travail d'équipe. En utilisant l'un des widgets, les éditeurs peuvent instantanément intégrer unTeamwork task list in a document. Yuri uses this feature to give each project more clarity and direction. Keeping pace with change

Le choix des espaces de travail d'équipe en tant que plate-forme dédiée de collaboration de contenu et de partage d'informations a éliminé de nombreux problèmes de communication, à la fois pour les échanges avec les clients et internes.

Yuri peut dire que ses employés sont mieux informés sur les SOP, les politiques, les changements organisationnels et les stratégies clés, ce qui économise du temps qui était auparavant utilisé pour répondre aux questions sur la façon de terminer le travail correctement. Désormais, les membres de son équipe ont la liberté de travailler de manière plus indépendante et de consacrer plus d'heures au travail créatif ou à la résolution de problèmes.

" “Les espaces de travail d'équipe me permettent de voir exactement quelles informations ont été consommées et ce qui est passé entre les mailles du filet », a déclaré Yuri. «Avant, j'envoyais des informations importantes, et je n'avais jamais eu de confirmation si elles avaient effectivement été lues. Maintenant je sais." Aujourd'hui, Yuri ne se demande jamais si les nouveaux employés reçoivent une formation cohérente, car le matériel qu'ils lisent est exactement le même, même s'il est révisé pour correspondre à la capacité de YMtech à s'adapter au marché. Au fur et à mesure des innovations, Yuri peut créer une mise à jour et avertir tout le monde simultanément.

Les résultats sont évidents. L'utilisation des espaces de travail d'équipe comme plate-forme centrale de collaboration, de discussion et d'affectations individuelles a donné à toute l'équipe plus de direction et de motivation. Au fur et à mesure que chaque projet évolue, chacun reste informé des nouvelles tâches et des résultats établis.

“Tout dans l’entreprise change, qu’il s’agisse des politiques RH, des révisions de projets, des processus de développement ou des normes du secteur. Dès que vous pouvez le documenter, vous pouvez mettre en œuvre et intégrer ce changement avec toutes vos parties prenantes. C’est un progrès. »

– Yuri Miloslavsky, fondateur et directeur général de YMtech

Démarrez avec Teamwork

Commencez à travailler ensemble à merveille. Découvrez comment Teamwork peut aider votre équipe avec notre essai gratuit de 30 jours.