Témoignages de clients / Starburst Business Solutions

Comment Teamwork a aidé Starburst Business Solutions à croître de 66%

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Nom de l'entreprise
Starburst Business Solutions
Industrie
Services professionnels
Siège
Didsbury, Alberta

Solutions d'affaires Starburst est un fournisseur de services professionnels à Didsbury, en Alberta, fondé en 1996 par l'expert en affaires Tammy Morales. L’équipe de quatre personnes de la société travaille à distance pour fournir un service de tenue de livres à cycle complet à environ 50 petites entreprises clientes. Le service couvre tous les processus nécessaires à la mise à jour des états financiers d’une entreprise, y compris l’enregistrement des revenus et des dépenses, la gestion de la paie et la préparation des rapports financiers annuels.

Nous étions au point où nous allions arrêter de prendre de nouveaux clients

Il y a deux ans, Starburst Business Solutions faisait face à une situation délicate. Il n’y avait rien de mal avec l’équipe de l’entreprise, qui possédait plusieurs décennies d’expérience et une excellente réputation auprès de ses clients. Le problème était l’approche de l’entreprise en matière de communication, qui posait des obstacles à ses opérations quotidiennes et à ses perspectives d’avenir. «À ce stade, notre communication était fragmentaire», déclare Tammy Morales, la fondatrice de l’entreprise. " En tant qu'équipe, nous restions en contact les uns avec les autres grâce à un mélange de réunions téléphoniques, de courriels et en personne. C'était vraiment maladroit.

Non seulement cet état de fait rendait la communication lourde; cela a causé de réels problèmes de gestion de la charge de travail. Plus l'entreprise faisait du travail, plus il devenait difficile de communiquer ou de trouver des informations vitales dans les conversations archivées.

Selon Tammy, cela a amené l'entreprise au point où elle allait cesser d'accepter de nouveaux clients, en raison de la difficulté à gérer son travail actuel. Tammy s'est retrouvée éveillée la nuit, essayant de comprendre ce qui devait être fait pour quel client. Elle n’avait pas pris de vacances depuis des années.

Starburst Business Solutions a finalement trouvé Teamwork après que Tammy ait passé la meilleure partie de l'année à rechercher des solutions pour les communications et la gestion des tâches. La différence a été la nuit et le jour.

J'ai l'impression que nous sommes au top de notre travail et en avance sur le jeu

Starburst Business Solutions s'appuyait auparavant sur des méthodes manuelles telles que des calendriers et des mémos pour suivre les travaux répétés du projet, et il y avait toujours un risque que les dates essentielles passent entre les mailles du filet. Tammy et son équipe configurent désormais des tâches récurrentes dans Teamwork et définissent des rappels pour la plupart de leur travail de rétention - en définissant des plages de dates personnalisées pour configurer les tâches à répéter un certain jour ou une certaine date d'un mois. "Nous faisons des choses comme les rapprochements bancaires et la gestion des notes de frais d'un client tous les mois. Nous avions donc besoin de la possibilité de faire en sorte que ces tâches soient récurrentes et de configurer des rappels.

Non seulement cette nouvelle approche est plus fiable que les calendriers et les notes imprimés, mais elle a également allégé le fardeau du suivi des tâches en bonne et due forme, car Tammy et son équipe reçoivent des rappels lorsqu'une date limite approche.

Les solides capacités de gestion des tâches de Teamwork ont aidé l'équipe à créer des plans de projet détaillés qui montrent exactement ce qui doit être fait et par qui. La flexibilité de créer des sous-tâches a aidé à accommoder les détails fins du travail, tout en utilisant dépendances signifie que l'équipe sait dans quel ordre elle a besoin pour effectuer les tâches.

L'autre aspect des exigences de Starburst Business Solutions était la nécessité pour sa plate-forme de gestion de projet d'être équipée de canaux de discussion intégrés. Cette configuration permettrait à son équipe de rester en contact tout au long de la journée, sans avoir à s'éloigner de la tâche à accomplir. Il était essentiel que le composant de chat permette de configurer des canaux pour chaque client, car cela apporterait clarté et facilité d'accès des deux côtés de la relation B2B. Selon Tammy, l'intégration entre Teamwork et Teamwork Chat a fourni la clé pour résoudre son énigme de communication.

Là où d'autres plateformes ne répondaient que partiellement à ces critères, Tammy a constaté que Teamwork réalisait pleinement sa vision.

“Dans le passé, lorsque nous voulions poser une question à un client sur un reçu ou quelque chose de similaire, nous avons essayé d'utiliser des approches telles que la messagerie texte, et cela a lamentablement échoué », explique Tammy.

" Ce n’est tout simplement pas sur le radar du client de prêter attention, et leur réponse à ce moment-là était que cela interrompait ce dont je suis au milieu, et je ne le veux pas.

La création de canaux de discussion Teamwork dédiés pour chaque relation a résolu ce problème en donnant à Tammy et à ses clients un moyen de travailler ensemble dans un lieu dédié, à un moment dédié et au sein d'un canal accessible en toute sécurité à toutes les parties prenantes concernées.

Starburst Business Solutions n’a pas seulement adopté une nouvelle façon de communiquer en interne et avec les clients. L'effet cumulatif de Teamwork et Teamwork Chat sur Starburst Business Solutions a été révélateur.

“Je sais maintenant ce que j'ai à faire dans la journée et je peux quitter mon bureau à 17 heures en sachant que nous n'avons pas laissé tomber le ballon », dit Tammy.

«J'ai l'impression que nous sommes au top et en avance sur le jeu, en informant les clients que les choses vont arriver, plutôt que de les faire me téléphoner pour me demander où sont les choses. Cela a fourni un énorme soulagement. Two new team members, 20 new clients and 66% business growth

Jusqu'à ce que Starburst Business Solutions ait commencé à utiliser Teamwork, Tammy et son équipe comptaient sur le contact en face à face pour accomplir les tâches lorsque le téléphone ou l'e-mail ne suffisait pas. " Nous étions à moins de 10 minutes l'un de l'autre, donc nous pouvions nous rencontrer en personne si nous en avions besoin. Mais nous avions besoin de grandir, et je craignais que nous nous limitions géographiquement dans notre croissance.

Didsbury est une ville de 5 000 habitants située au pied des montagnes Rocheuses, alors Tammy savait qu’elle aurait de meilleures chances de trouver les bonnes personnes à embaucher si elle pouvait jeter un filet plus large. Pour ce faire, elle aurait besoin d'une solution de communication adaptée au travail à distance.

C’est là que le travail d’équipe est intervenu, et l’impact a été considérable. Avec la nouvelle plate-forme en place, Starburst Business Solutions a pu ajouter deux nouveaux membres de l'équipe travaillant à partir de sites distants. Depuis, le portefeuille de clients de la société est passé d’environ 30 à 50, soit un gain étonnant de 66%. Comme le dit Tammy, la capacité de travailler ensemble à distance était «la clé pour nous permettre de grandir».

La clé du succès de la nouvelle plate-forme était la facilité d’intégrer les nouveaux membres de l’équipe, car Tammy devrait apprendre aux nouveaux utilisateurs à l’utiliser à distance. Le travail d'équipe a réussi ce test lors de la première demande, lorsque Tammy a intégré ses troisième et quatrième membres de l'équipe.

“J'ai fait une petite session de formation sur la façon de configurer les tâches, et elles étaient opérationnelles », explique Tammy.

L'adoption complète et réussie du travail d'équipe par l'équipe de Starburst Business Solutions a donné à Tammy la confiance nécessaire pour prendre des vacances pour la première fois depuis des années.

“Je savais que je pouvais partir et que mon équipe serait en mesure de trouver ce dont elle avait besoin et de rester au courant des tâches à accomplir. Je n’aurais pas pu faire cela sans le travail d’équipe. » elle dit.

" Nous sommes en mesure de fournir à nos clients un service exceptionnel car nous sommes au top de nos projets - tout cela grâce au travail d'équipe.

– Tammy Morales, fondatrice, Starburst Business Solutions

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