Comment Teamwork est devenu la solution tout-en-un pour Scopic

En savoir plus
Nom de l'entreprise
Scopic
Industrie
Logiciel
nombre d'employés
201 – 500
Siège
Rutland, Massachusetts, États-Unis

Scopic est l'une des plus grandes sociétés de logiciels virtuels au monde, avec près de 250 membres d'équipe distants répartis dans 30 pays différents. Leur spécialité est les solutions informatiques personnalisées pour le Web, les mobiles et les ordinateurs de bureau pour un large éventail d'industries, notamment la finance, le fitness, les soins de santé, la fabrication, etc.

Après avoir lutté avec quatre outils de gestion de projet différents pour aider à gérer plus de 150 projets et près de 250 membres d'équipe répartis, Scopic a choisi Teamwork comme solution tout-en-un. Dans cette étude de cas, nous nous sommes entretenus avec Tim Burr, fondateur et président de Scopic, pour découvrir comment Teamwork a simplifié le processus de gestion de projet de l'entreprise.

Des outils disparates, des flux de travail divergents

Garder les projets sur la bonne voie avant Teamwork était un travail compliqué et chronophage pour l'équipe Scopic. La société avait dépassé toutes les solutions de gestion de projet disponibles, différentes équipes s'appuyant sur quatre outils distincts pour gérer différents aspects de leur travail tels que la communication, la planification des tâches, le suivi des projets et le temps de journalisation.

L'outil choisi par Scopic pour gérer la communication avec les clients posait des problèmes majeurs car il ne disposait pas de fonctionnalités de messagerie avancées. L'équipe passait un temps précieux à essayer de protéger les clients des documents et des discussions qui ne les impliquaient pas.

Sans paramètres de confidentialité et contrôle granulaire sur les destinataires des messages, les membres de l'équipe devaient souvent créer des projets miroir ou lancer des discussions par e-mail afin d'éviter que certaines informations ne soient partagées avec tout le monde. Cela a créé des situations très délicates.

" Souvent, les gens ouvraient une discussion privée sur le projet et envoyaient un message à tout le monde sans le savoir, y compris le client.

En plus de cela, étant donné que leur outil précédent ne disposait pas de fonctionnalité de balisage pour filtrer et regrouper les éléments, le tri des fils de conversations désorganisés était un autre casse-tête. Avec des discussions ouvertes sur plusieurs projets, localiser des informations spécifiques était une tâche ardue.

Un autre défi pour l'équipe Scopic était de produire des rapports précis et complets pour les chefs de projet. Avec autant de projets actifs, le suivi et l'évaluation des progrès étaient extrêmement difficiles, nécessitant un patchwork de méthodes pour collecter et partager les données.

“Premièrement, nous avons utilisé le courrier électronique pour suivre et stocker les rapports quotidiens et hebdomadaires de chaque chef de projet. Ensuite, nous avons créé plus de 20 projets pour chaque chef de projet qui supervisait généralement entre 4 et 6 projets. Le processus était compliqué et extrêmement chronophage, avec des échanges importants.

Une plateforme pour tout

Lorsque Scopic a décidé qu'il avait besoin d'une meilleure solution pour ses besoins en gestion de projet, un employé a été chargé de trouver un programme capable de tout faire. Il lui a fallu plus de 40 heures pour terminer la recherche, et sa conclusion a souligné Travail en équipe comme le meilleur choix.

Un an plus tard, l'équipe a abandonné tous les autres outils de gestion de projet et s'appuie entièrement sur Travail en équipe. Désormais, les membres de l'équipe et les clients communiquent exclusivement au sein de Teamwork. Les fonctionnalités de confidentialité et d'autorisation offrent des niveaux de contrôle plus granulaires sur le partage des messages et des fichiers, ce qui signifie que les informations ne sont partagées qu'avec les membres de l'équipe ou les clients qui en ont besoin.

“Lorsque vous utilisez des messages, nous pouvons voir des conversations entières disposées devant nous, ce qui nous permet de marquer des personnes pour attirer leur attention. Si notre équipe utilisait toujours le courrier électronique, il y aurait des problèmes de communication et des recherches sans fin dans les fils. "

La planification des tâches et la création de rapports ne prennent désormais que quelques clics au lieu d'heures de saisie manuelle des informations, de les renvoyer avec d'autres bases de données, puis de rechercher toutes les informations essentielles nécessaires pour produire des rapports utiles pour les responsables.

" Le travail d'équipe nous a permis de planifier et de gérer plus de 150 projets pour des clients à l'international. Le logiciel a rendu notre processus si simple que nous ne pouvons pas imaginer travailler sans lui.

De meilleurs processus, des clients plus heureux

La réponse de chaque équipe et de chaque chef de projet chez Scopic a été extrêmement positive. Depuis son passage à Teamwork, Scopic constate des améliorations dans le respect des délais, la localisation des informations importantes et le respect du budget des projets.

“Nous avons vu les projets évoluer plus rapidement et nos clients participent désormais plus activement au cycle de vie des projets. Grâce à nos processus plus efficaces, nous entreprenons plus de projets, ce qui nous a permis de développer notre activité et nos bénéfices. »

Travail en équipe augmente également la satisfaction des clients en permettant à chaque client de mieux suivre l'avancement du projet, de donner son avis et de communiquer avec son chef de projet dans un lieu central.

" Fondamentalement, Teamwork est notre guichet unique en matière d'efficacité dans les projets à la fois en externe et en interne. Vous ne pouvez pas trouver un meilleur système pour une entreprise virtuelle qui se rapproche de ce que Teamwork offre en termes de fonctionnalités et de prix.

– Tim Burr, fondateur de Scopic

Démarrez avec Teamwork

Commencez à travailler ensemble à merveille. Découvrez comment Teamwork peut aider votre équipe avec notre essai gratuit de 30 jours.