Témoignages de clients / Moravian College

Comment Teamwork aide les collèges à gérer des projets interdépartementaux

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Nom de l'entreprise
Moravian College
Industrie
Éducation
nombre d'employés
700-1000
Siège
Bethlehem, Pennsylvanie, États-Unis

Collège morave est une université privée d'arts libéraux à Bethléem, en Pennsylvanie, dotée d'un département de marketing qui avait besoin d'un processus plus efficace pour planifier et gérer des projets de marketing pour d'autres départements.

Dans cette étude de cas, nous avons discuté avec Mike Corr, directeur du marketing et des communications au Moravian College, pour découvrir comment présenter Travail en équipe a transformé la collaboration interdépartementale et amélioré les performances des équipes.

Le trou noir du courrier électronique

Le département Marketing et Communications du Moravian College est chargé de façonner la marque du collège et d'optimiser sa réputation grâce à relations publiques, activités médiatiques et marketing. Une responsabilité supplémentaire du département est de fournir des supports marketing aux autres départements du campus.

Lorsque Mike Corr a rejoint le Moravian College en novembre 2016 en tant que directeur du marketing et des communications, l'un de ses premiers objectifs était de trouver un système pour suivre les dizaines de responsabilités et de demandes de projets que le département recevait chaque semaine. À l'époque, l'équipe marketing était entièrement dépendante du courrier électronique, ce qui faisait de la recherche de demandes de projet, de documents et d'autres informations une perte de temps.

La collaboration avec les services qui avaient besoin d'aide pour les activités de marketing posait également des problèmes à Mike et à son équipe. Les demandes de commentaires et de révision se produisant par téléphone, e-mail et conversations personnelles, il était difficile de suivre tous ces échanges, d'apporter des modifications précises et de tenir les parties prenantes des différents départements au courant de l'avancement du projet.

" Lorsque j'ai rejoint le Moravian College, l'équipe utilisait le courrier électronique pour gérer des projets et partager des informations. Je suis toujours étonné de voir tout ce qu’ils ont pu accomplir sans disposer de logiciels pour vous aider à tout suivre!

Flux de travail optimisés

L'un des premiers changements apportés par Mike au sein du département a été la mise en œuvre d'un logiciel de gestion de projet pour aider son équipe à collaborer, optimiser son flux de travail et suivre les délais. Travail en équipe était le choix évident pour Mike car il avait beaucoup utilisé le logiciel au cours de ses années avec des entreprises privées. Bien qu'il n'ait jamais utilisé le logiciel dans un cadre universitaire, il était convaincu qu'il offrirait à son département les mêmes avantages que ceux dont il bénéficiait dans le monde de l'entreprise.

Comme le département marketing du Moravian College travaille sur des projets pour d'autres départements, ils ajoutent chaque département en tant qu'utilisateur à Teamwork. Cela a amélioré la transparence en donnant à chacun des mises à jour immédiates et en temps réel sur l'avancement du projet. Fonctionnalités de confidentialité et d'autorisation dans Teamwork garantit que les utilisateurs de chaque département n'ont l'autorisation d'accéder qu'à certains aspects de leurs projets, sans leur donner l'autorisation de visualiser les projets en cours pour d'autres départements.

" En tant qu'équipe, nous voyons clairement l'impact du travail d'équipe lorsque nous comparons le temps qu'il nous a fallu pour terminer les projets dans nos délais actuels. Les goulots d'étranglement qui retardaient auparavant les progrès pendant des jours ont disparu, car nous collaborons avec des personnes d'autres services comme si nous étions tous dans le même bureau

Collaboration interservices

Que le département marketing du Moravian College travaille sur des maquettes pour une nouvelle page sur le site Web du collège ou planifie une campagne à partir de zéro avec le département des inscriptions, Teamwork a simplifié la boucle de rétroaction pour les révisions. Utilisation des commentaires et de la fonction intégrée éditeur de documents, l'équipe marketing et les parties prenantes des autres services peuvent commenter directement le matériel qu'ils produisent sans envoyer de fichiers mis à jour dans les deux sens.

Pour Mike, un autre avantage du logiciel est qu'il donne à son équipe la possibilité de mesurer leur production et prouver leur valeur à ceux qui examinent les budgets au niveau de l'administration et du département.

“En utilisant les outils de reporting de Teamwork, nous pouvons transmettre avec précision la valeur que notre équipe apporte. Il est toujours difficile de mesurer le retour sur investissement en marketing, mais le travail d’équipe nous permet de quantifier notre impact. »

Bien que les outils et stratégies marketing qui fonctionnent bien dans le monde de l'entreprise ne fonctionnent pas toujours aussi efficacement pour les équipes marketing de l'enseignement supérieur, Mike a constaté Travail en équipe pour fonctionner exceptionnellement bien dans les deux environnements.

" Je pense que davantage de collèges et d'universités devraient s'intéresser de plus près au travail d'équipe. Cela a prouvé sa valeur pour moi dans le monde de l’entreprise, et je sais que c’est l’une des technologies qui a également une réelle valeur dans l’enseignement supérieur.

– Mike Corr, directeur du marketing et des communications au Moravian College

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