Témoignages de clients / Liberty Marketing

Comment la plus grande agence numérique du Pays de Galles a utilisé Teamwork pour rendre le temps de projet responsable

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Nom de l'entreprise
Liberty Marketing
Industrie
Agence de marketing
Siège
Cardiff, Pays de Galles

Marketing Liberty est la plus grande agence de marketing numérique au Pays de Galles, avec 35 employés travaillant depuis leur siège de Cardiff. La société propose des services tels que le référencement, le PPC, les relations publiques numériques et le marketing de contenu à des clients tels que Penguin Books, Morphe Cosmetics et Universal Music Group. Liberty a été présélectionnée comme l'une des meilleures entreprises pour lesquelles travailler au Royaume-Uni lors des Employee Experience Awards 2020 et présélectionnée en tant qu'agence numérique de l'année aux UK Agency Awards (les lauréats seront annoncés plus tard cette année!).

Nicci Beacham a rejoint Liberty Marketing en tant que Responsable Qualité et Ressources en 2018. Son objectif principal était d'optimiser les opérations et les ressources de l'agence.

“Ma première année a consisté à trouver un nouveau système de gestion de projet qui serait «mon bébé» », dit Nicci.

À ce stade, Liberty Marketing utilisait un outil de gestion de projet appelé WorkflowMax, que l'agence a jugé impropre à son utilisation. «Il n’y avait pas de clarté sur ce que les gens devaient faire au jour le jour, nous ne pouvions pas vraiment voir combien de temps l’équipe enregistrait car la fonctionnalité était assez difficile à utiliser et il y avait des problèmes d’adoption de la plate-forme tels que les membres de l’équipe. à des tâches d'un mois plutôt que de respecter les délais », déclare Nicci.

" Il y avait beaucoup de choses sur la plate-forme qui n'étaient tout simplement pas adaptées à mon objectif, alors j'ai eu le projet d'aller trouver quelque chose de mieux - et bien sûr, j'ai choisi Teamwork.

Mission Onboardable: déployer une plateforme PM qui fonctionne pour toute l'équipe

Liberty Marketing a eu du mal à convaincre tous les membres de l'équipe d'adopter pleinement sa précédente plateforme de gestion de projet. En tant que telle, une excellente expérience d’intégration était l’un des points clés que Nicci recherchait dans la nouvelle solution de l’agence. " L'expérience d'intégration avec Teamwork s'est déroulée sans heurts. Le côté service client est incroyable. Chaque fois que j'envoie un e-mail, un membre de l'équipe me répondra dans la journée.

Surtout, l'intégration s'est bien déroulée pour le reste de l'équipe Liberty Marketing. Nicci a dirigé des sessions de formation avec des groupes de membres de l'équipe, organisé des cours de recyclage et a constamment demandé à ses collègues leurs commentaires et leurs questions concernant la plate-forme. " Cela s’est vraiment déroulé sans heurts et, après un an de déploiement, nous sommes maintenant davantage dans la phase d’utilisation de toutes les capacités de la plate-forme.

Ils utilisent désormais les fonctionnalités de Teamwork, notamment les balises, le partage de fichiers, les commentaires et le chat en équipe - les types de fonctionnalités qui peuvent vraiment aider une équipe à travailler en tant qu'unité.

Comme le dit Nicci: «Avant d’utiliser uniquement les capacités de base de la plate-forme, nous l’adaptons désormais à la manière dont nous devons l’utiliser en tant qu’entreprise.»

Mission Approachable: gérer des projets complexes

Selon Nicci, l'un des principaux avantages de Teamwork for Liberty Marketing est qu'il a rendu les projets complexes plus gérables. " Certaines plates-formes rendent très difficile le travail visuel avec des projets, car une fois que vous avez mis beaucoup d'informations dans un projet, il devient soudainement très gros.

“Dans Teamwork, il est très facile de trouver les informations. Nous avons pu extraire des rapports sur tout ce dont nous avons besoin en termes de temps que les gens travaillent sur les choses, puis nous pouvons explorer combien de temps il faut pour faire certaines choses et pourquoi, quelles équipes atteignent leurs objectifs, et qui livre ce qu'il devrait être. »

Pour Nicci, ce sont les fonctionnalités «pain et beurre» de la plate-forme Teamwork qui ont fait la plus grande différence dans la gestion de grands projets.

“Les meilleures fonctionnalités se trouvent probablement dans les projets où vous avez chaque tâche individuelle et vous pouvez ensuite ajouter des tâches dans des projets, les attribuer à des personnes, ajouter des délais, des fichiers, une durée estimée, une description et des balises. Ce sont les choses sur lesquelles nous comptons le plus. » elle dit.

Mission Accountable: suivi efficace du temps sur plusieurs clients

Environ 80% du travail des clients de Liberty Marketing est basé sur une rétention, il est donc particulièrement important de pouvoir suivre le temps passé sur le projet de chaque client. " Nous avons besoin des employés pour suivre leur temps, nous devons gérer les budgets de nos clients, et nous devons pouvoir ajouter des descriptions détaillées et des pièces jointes et avoir des conversations autour de différentes tâches. L'équipe utilise le suivi du temps dans le projet chaque jour pour enregistrer exactement la quantité de travail qui a été effectuée sur chaque tâche, pour chaque client. Les membres de l'équipe peuvent activer le suivi en quelques clics en utilisant la minuterie de travail d'équipe, qu'ils peuvent laisser fonctionner sur leur bureau pour un accès facile.

Nicci a également utilisé la fonction de budget de temps de projet pour plus de contrôle sur le temps passé sur des projets individuels. Budget de temps du projet facilite l'estimation du temps nécessaire par projet, montre en temps réel comment les projets sont suivis par rapport au temps qui leur est alloué et fournit un avertissement précoce lorsqu'un projet manque d'heures de rétention client. Surtout, il vise à clarifier l'élément de suivi du temps de la gestion de projet.

Meilleure utilisation de suivi du temps au sein de l'équipe de Liberty Marketing les a aidés à faire la bonne quantité de travail pour chaque client.

" “Je suis encore plus partisan du travail d'équipe qu'auparavant. " Le travail de Nicci sur la mise en œuvre du travail d'équipe chez Liberty Marketing a donné à la principale agence numérique du Pays de Galles une plate-forme de gestion de projet à la hauteur de son influence et de son ambition. Le processus d’intégration s’est déroulé sans heurts et Nicci guide désormais l’agence dans son adoption des fonctionnalités plus avancées de Teamwork. Les membres de l'équipe ont suivi leur temps de manière plus fiable, ce qui a permis de garantir plus facilement la bonne quantité de travail pour chaque client. Et surtout, les fonctionnalités de la plate-forme «pain et beurre» telles que l'ajout de descriptions, de balises et de fichiers aux tâches ont facilité la gestion de projets complexes.

" Rien de tel que j’ai vu. Avec Teamwork, nous obtenons plus de visibilité sur la capacité et les ressources disponibles de l’équipe, ainsi que plus de visibilité en termes de qui possède une tâche et de ce qui doit être fait exactement.

– Nicci Beacham, chef de projet et de la qualité, Liberty Marketing

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