Témoignages de clients / Imaginaire Digital

Teamwork ouvre la voie à la croissance d’Imaginaire Digital

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Nom de l'entreprise
Imaginaire Digital
Industrie
Agence de marketing numérique
Siège
Nottingham, Royaume-Uni

Imaginaire Digital est une agence de conception Web et de marketing Internet à service complet située à Nottingham, au Royaume-Uni. Depuis 2014, la société est devenue un leader connu localement et régionalement pour ses services complets de conception et de développement de sites Web qui soutiennent la croissance à long terme et fournissent des résultats mesurables.

Ryan Jones, responsable du marketing numérique chez Imaginaire Digital, nous a parlé des changements que l'entreprise a constatés en très peu de temps. Leur équipe d'employés à plein temps et de pigistes a commencé à utiliser Teamwork il y a seulement quelques mois, mais ils ont déjà vu des résultats qui les ont aidés à gagner du temps qui avait été perdu à l'aide d'outils obsolètes qui rendaient impossible la mise à l'échelle pour la croissance.

La productivité au point mort

En tant que petite entreprise avec plusieurs projets exécutés simultanément, Imaginaire Digital avait besoin d'outils qui accéléraient la collaboration, la délégation des tâches et le partage d'informations d'une manière simple et claire. Pendant des années, ils ont utilisé des outils qui ne correspondaient jamais vraiment à leurs besoins, mais tout semblait être un compromis qui n’était pas en leur faveur. " Nous avons essayé plusieurs outils de gestion de projet comme Basecamp, mais ils ne répondaient jamais exactement à nos besoins. Nous devions encore résoudre le problème des courriers électroniques sans fin et des petits travaux qui s'accumulaient alors que nous craignions que quelque chose ne passe entre les mailles du filet.

Au sein de l'équipe, ils se sont appuyés sur Google Drive pour partager des documents et sur Google Sheets pour suivre les tâches, mais il y avait encore beaucoup de confusion sur les tâches à accomplir et qui en était responsable. Avec plusieurs projets en cours à un moment donné, obtenir une mise à jour de projet nécessitait une longue analyse de plusieurs feuilles de calcul complexes. Et tout le monde dans l'entreprise n'était pas aussi doué pour utiliser les fonctionnalités plus avancées de Google Sheets.

La communication client a été gérée à partir de Google Docs, qui a fonctionné pendant un certain temps, mais n'était pas une solution évolutive. "Utiliser uniquement Google Drive entravait notre productivité en raison du fait que nous avions tellement de projets en vol et que nous n'avions pas de moyen efficace de les déléguer aux personnes au sein de l'agence."

Après avoir recherché les meilleures plateformes de gestion de projet capables de gérer le travail des clients, les projets personnels et le travail de vente, ils ont découvert Teamwork. Le directeur d'Imaginaire Digital, Seb Dean, a décidé que le travail d'équipe était exactement ce dont ils avaient besoin - il était abordable et avait des fonctionnalités robustes qui pouvaient aider toute l'équipe à gérer intuitivement toutes les tâches qui devaient être accomplies sur une base quotidienne, hebdomadaire et mensuelle.

Systèmes lisses

Presque aussitôt après avoir adopté le travail d'équipe, l'équipe d'Imaginaire Digital s'est vite rendu compte que leur travail quotidien avait été simplifié. L'échange de listes de tâches, d'affectations, de jalons et de délais clairs et transparents avec toute l'équipe n'a pas nécessité de réunions de transfert répétées. Les informations étaient déjà disponibles pour tout le monde dans l'équipe. " Nous sommes toujours une petite agence avec beaucoup de travail client à accomplir chaque jour. Le travail d'équipe nous a aidés dès le départ en fournissant un processus presque prêt à l'emploi pour ajouter des tâches, des clients et même des projets personnels, les déléguer aux membres de l'équipe et suivre ce qui a été fait et ce qui n'a pas été fait au cours d'un mois. Le cadre a donné une structure naturelle à nos flux de travail. Les préoccupations initiales sur la façon de gérer la transition de Google Drive vers Teamwork ont rapidement disparu avec l'ajout de projets et la pleine fonctionnalité du logiciel est devenue évidente. Alors qu'Imaginaire Digital n'ajoute pas de clients dans Teamwork comme utilisateurs ou collaborateurs, ils ont rapidement mis en place un processus pour établir une personne-ressource pour la garantie de chaque client, leur offrant une communication améliorée, un accès immédiat aux documents et la sécurité de savoir que les documents ou fichiers importants ne se perdaient pas en cours de route.

La communication avec les clients a été immédiatement simplifiée, des mises à jour quotidiennes aux rapports mensuels sur le travail accompli. «Avant le travail d'équipe, il y avait beaucoup de confusion sur le travail qui avait été fait et qui l'avait fait», a déclaré Ryan. «Avec l'automatique outils de reporting, nous avons un aperçu plus précis de la progression quotidienne et nous n'avons pas à passer des heures à essayer de calculer les heures facturables pour chaque projet. Tout va bien ici. »

Le fait de disposer de toutes les informations sur une plate-forme simple a également aidé l'équipe à récupérer son temps et sa concentration. Les heures brûlées en saisissant manuellement des points de données dans des cellules de feuille de calcul sont désormais investies en heures facturables. Et chacun peut trouver les informations par lui-même, même s’il n’est pas un expert en feuilles de calcul.

Plus de travail en moins de temps

Il y a moins d'un an, Ryan n'avait aucune idée de la façon dont Imaginaire Digital pourrait évoluer pour suivre les recommandations de clients. Maintenant, il a la réponse. " Sans Teamwork, nous utiliserions toujours une quantité infinie de feuilles de calcul Google pour gérer notre travail de projet en cours. Nous avons fait ce travail avec une petite liste de clients, mais maintenant nous avons les outils pour respecter les délais, car de plus en plus de projets et de clients viennent à nous. En suivant les données, les membres de l'équipe peuvent voir qu'ils accomplissent davantage en utilisant filtres de projet pour capturer des données importantes telles que les heures facturables, les délais, les affectations de tâches, etc. Cette boucle de rétroaction les a aidés à s'adapter plus rapidement en cas de problème - et à faire des propositions plus précises et plus rentables aux clients. Parce que les responsabilités et les délais sont plus clairs, les membres de l'équipe deviennent automatiquement plus efficaces sans réunions d'enregistrement ni rappels. " Aucun des outils de gestion de projet que nous avons utilisés n’a été aussi proche de répondre à nos besoins que le travail d’équipe. Il est si simple à utiliser et il est si facile de gérer votre travail et d’en faire plus.

– Ryan Jones, responsable du marketing numérique chez Imaginaire Digital

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