Témoignages de clients / Illumina Interactive

Teamwork accélère la collaboration pour Illumina Interactive

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Nom de l'entreprise
Illumina Interactive
Industrie
eLearning
Siège
Canton, Massachusetts, États-Unis

Illumina Interactive est une entreprise de développement qui fournit des solutions d'apprentissage en ligne basées sur la technologie et personnalisées qui transforment les défis éducatifs et les besoins de formation de leurs clients. Leur liste de clients comprend des géants du secteur tels que Dunkin ’Brands, Prestone, Nestlé, Biogen, Williams-Sonoma, State Street Bank, Dassault Systemes 3DS / SolidWorks, Boston Scientific, etc.

Nous nous sommes entretenus avec Jean Marrapodi, architecte d'apprentissage principal, et Michael Getz, président d'Illumina Interactive, pour comprendre comment leur équipe utilise le travail d'équipe pour gérer efficacement des solutions d'apprentissage en ligne personnalisées pour leurs clients.

Hangups de classement et de collaboration

Il y a plusieurs années, l'équipe a réalisé que tout en continuant à développer l'entreprise, elle avait besoin d'une solution de gestion de projet plus efficace à l'échelle de l'entreprise. Les chefs de projet utilisaient des outils et des documents disparates pour suivre les actifs, les calendriers et les délais du projet, ainsi que divers moyens d'échanger des fichiers avec les clients, mais tout cela sans une seule application capable de coordonner toutes les parties mobiles de leurs projets.

Chaque équipe de projet perdait du temps à organiser des documents dans différents endroits, à créer et mettre à jour des listes de tâches et à suivre les jalons et les progrès. «Nous n’avions pas un seul emplacement pour toute la documentation ou la documentation de notre projet», a déclaré Michael. «Même si nous avions des serveurs dédiés, un intranet et un extranet, les fichiers étaient stockés dans plusieurs emplacements et dossiers, et chaque chef de projet avait son propre système de classement spécial. Cela a fonctionné, mais nous passions beaucoup trop de temps chaque jour à chercher les matériaux dont nous avions besoin.

La collaboration et la communication avec les clients devaient également être améliorées. L'utilisation du courrier électronique et du serveur de fichiers partagés pour organiser les fichiers et les messages permettait de faire le travail, mais entraînait souvent un chevauchement des versions, des e-mails enterrés dans les boîtes de réception et des problèmes lorsque des fichiers volumineux devaient être téléchargés pour examen par le client.

" Nous avions besoin d'une meilleure façon de faire avancer nos projets. Il y avait trop de documents et de messages difficiles à suivre, et nous avions besoin d'un moyen plus efficace et efficient pour tout le monde de communiquer.

Meilleure organisation et communication

Au cours de la recherche d'une solution tout-en-un, Illumina Interactive a examiné plusieurs options logicielles, mais a décidé de se pencher plus en profondeur sur Teamwork après qu'un autre professionnel du secteur l'ait suggéré. Jean a rapidement reconnu les capacités de Teamwork Project et en est devenu un champion au sein de l'entreprise.

Le travail d'équipe offrait de multiples fonctionnalités pour simplifier leurs charges de travail, mais Jean devait s'assurer que toute l'équipe était à bord avant de faire le changement. «Nos chefs de projet ont utilisé Microsoft Project et Excel pour les calendriers de projet qu'ils ont partagés avec toute l'équipe. Certains d’entre eux ne voulaient vraiment pas abandonner ce logiciel », a-t-elle déclaré.

Au départ, certains membres de l'équipe n'étaient à l'aise avec Teamwork que pour le partage de fichiers - jusqu'à ce que de nouveaux employés expérimentés dans l'utilisation de logiciels de gestion de projet leur montrent les ficelles du métier et qu'ils découvrent de première main à quel point il peut être simple de configurer des jalons et des listes de tâches dans Teamwork. «Ils ont compris comment le travail d'équipe était censé être utilisé et sont devenus des évangélistes de produits pour le reste de l'équipe», a déclaré Jean.

La possibilité de joindre des documents à des tâches spécifiques a changé la donne. Au lieu de rechercher les versions de fichiers dans leurs boîtes de réception, toute personne qui en a besoin peut simplement trouver la tâche individuelle - et le fichier mis à jour est là.

Le montage est également devenu plus facile avec l'aide du Intégration Microsoft Office. Les membres de l'équipe et les clients peuvent effectuer toutes leurs modifications sans passer à une autre plate-forme pour enregistrer ou transférer des fichiers, ce qui permet de gagner des heures chaque semaine.

" Nous aimons pouvoir travailler sur des documents directement dans Teamwork sans avoir à vous soucier du téléchargement et du téléchargement. Il a simplifié la façon dont nous partageons les fichiers et les commentaires avec les clients Sur un exemple de projet, l'équipe a utilisé toutes ces fonctionnalités en combinaison avec Vue du tableau au moment où ils construisaient une série de modules de micro-apprentissage. Chaque élément de ce projet devait être revu par certaines parties prenantes, puis transmis à la phase d'évaluation suivante, ils l'ont donc configuré en vue du tableau avec quatre colonnes: à revoir, à réviser, à réviser et à approuver. Chaque tâche a été attribuée à un membre de l'équipe spécifique, qui a placé un élément dans la colonne Révision. Une fois que chaque partie prenante a regardé le document et effectué des modifications, elle l'a déplacé dans la colonne suivante. Déclencheurs intégré à Teamwork informait automatiquement la personne suivante que c'était à son tour de réviser le document, de sorte que les membres de l'équipe n'avaient pas à rappeler aux autres membres du projet de prendre le relais.

Moins de points de friction, des clients plus heureux

Depuis le passage à Teamwork, Illumina Interactive a été en mesure d'accomplir davantage de travail, d'améliorer les délais d'exécution et de maîtriser les détails de chaque projet. «Si je devais décrire la plus grande contribution du travail d’équipe à notre entreprise, je dirais que c’est l’efficacité», a déclaré Michael. Même sans fixer d'objectifs ou d'incitations spécifiques, toute l'équipe a enregistré d'énormes gains de productivité car elle ne passe plus de temps à rechercher des fichiers, à essayer de déterminer les priorités ou à déterminer quelle version d'un document est la plus récente.

Les clients sont également extrêmement satisfaits des résultats. Maintenant que chaque étape de chaque projet est plus transparente, des responsabilités individuelles aux jalons, ils ont une meilleure idée de la progression vers les échéances majeures et mineures. Personne ne se demande quelles tâches doivent être effectuées ensuite ou si un détail est tombé entre les mailles du filet.

" Nous ne pouvons pas imaginer revenir au chaos des e-mails et des feuilles de calcul comme nos outils pour tout gérer. Maintenant que nous savons à quel point la vie est meilleure avec Teamwork, nos standards sont beaucoup plus élevés pour l'organisation de projets et les flux de travail. Le logiciel a complètement changé notre façon de fonctionner - pour le mieux.

– Jean Marrapodi, architecte d'apprentissage principal chez Illumina Interactive

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