Comment Teamwork a rationalisé les flux de travail et la communication d'Idea Planet

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Nom de l'entreprise
Idea Planet
Industrie
Commercialisation
Siège
Dallas, Texas, États-Unis

Idea Planet a commencé sa recherche d'une solution PM fiable de qualité professionnelle lorsque le logiciel utilisé a échoué, les laissant sans données essentielles.

Stephanie Deits est directrice de la comptabilité et des opérations d'entreprise chez Idea Planet, une société basée à Dallas commercialisation société d'innovations. Idea Planet a été fondée en 2000 et fournit des services de recherche auprès des consommateurs, de marketing de marque, de conception, de vente au détail et de fabrication - tous axés sur l'inspiration et l'innovation dans les défis commerciaux.

Situation cauchemardesque Avant Teamwork, nous utilisions des outils de base qui ne pouvaient pas répondre à nos besoins. Chaque jour, nous devions essayer de forcer ce logiciel à s'adapter à notre modèle, qui n'était qu'une épave de train. Idea Planet savait qu'ils avaient besoin de commencer à rechercher une solution de gestion de projet lorsque les outils de base qu'ils utilisaient ont commencé à ralentir leur processus. Ils tenaient les choses ensemble à l'aide de leur serveur, de feuilles de calcul Excel et de messages électroniques, mais c'était gênant et incohérent.

“Nous n'avions pas d'emplacement central pour tous les documents de projet à jour ou les versions antérieures, il était donc difficile de trouver ce dont nous avions besoin, et il n'y avait pas de place pour suivre les calendriers et établir les prochaines étapes d'un projet. »

Dans un effort pour simplifier leurs outils et coordonner l'équipe, ils ont choisi un logiciel de gestion de projet populaire, mais les membres de l'équipe Idea Planet avaient encore du mal à établir un système de classement central, à suivre les tâches et à coordonner la communication à l'échelle de l'équipe. Même s'ils disposaient désormais d'un système, tous les membres de l'équipe ne l'utilisaient pas de manière cohérente, ce qui rend le suivi et la planification très difficiles. Et puis ils ont fait un cauchemar auquel aucune entreprise ne veut faire face: le logiciel a échoué.

“Il y a eu une perte massive de données du côté de cette entreprise et nous n'avons eu aucun suivi ni suivi de la part de son équipe d'assistance technique et client. Nous avons été laissés au sec et avons perdu énormément de travail.

À la suite de ce désastre, la direction d'Idea Planet a mis en place un comité restreint de membres de l'équipe pour rechercher les possibilités d'un logiciel de gestion de projet de remplacement auquel l'entreprise pourrait faire confiance. Cette équipe s'est vu confier la responsabilité de choisir et d'implémenter de nouveaux logiciels avec de meilleurs standards de sécurité, et ils ont reçu des critères spécifiques:

Nous avions besoin d'un système de gestion de projet qui soit convivial et qui corresponde vraiment aux besoins uniques de notre entreprise et de notre modèle commercial. Après notre perte de données, nous devions également savoir que ce logiciel avait été créé par une entreprise qui serait notre partenaire, pas seulement notre fournisseur. Plus important encore, nous devions être certains que nos données resteraient sécurisées et confidentielles. Après une enquête et un examen approfondis, cette équipe restreinte a eu une autre réunion pour comparer ses notes et la sélection a été plus facile que prévu.

“Même si nous ne nous étions pas consultés au cours de nos recherches, nous sommes tous venus à la table avec Teamwork comme premier choix. Il était assez facile pour chacun d’entre nous de voir comment ce logiciel pouvait nous offrir tout ce dont nous avions besoin pour la sécurité et la fonctionnalité. »

Se réveiller aux possibilités Le passage au travail d'équipe a été simple, en raison de l'interface utilisateur accessible et de la volonté de l'équipe de disposer d'une solution sécurisée et tout-en-un pour gérer ses documents, ses tâches et sa communication.

Le travail d'équipe est très facile à apprendre, très intuitif et convivial. Notre équipe a beaucoup utilisé les didacticiels vidéo et les webinaires lorsque nous avons été formés pour la première fois, mais nous n'avons plus eu à nous y fier depuis. Le plus grand avantage que Teamwork offre à Idea Planet est que l'entreprise a trouvé une solution de gestion de projet qui répond exactement à leurs besoins. Non seulement il existe un emplacement central pour le matériel de projet et le partage d'informations, mais avec Teamwork, la possibilité de définir des jalons et de leur associer des tâches permet à chacun de rendre des comptes et de rester sur la bonne voie.

L’une des fonctionnalités préférées de l’équipe est la vue du tableau, qui permet aux responsables et aux membres de l’équipe de voir les tâches de chaque projet et de les déplacer au fur et à mesure qu’elles sont terminées. Ce visuel clarifie les responsabilités, ce qui aide toute l'équipe à respecter les délais et à rester sur la bonne voie, car elle peut voir comment l'ensemble du projet progresse.

“Dans la gestion quotidienne du service de création, avoir cette vue d'ensemble visuelle a été un excellent ajout, et j'aime apprendre à l'utiliser et à le faire fonctionner pour moi et toute l'équipe. "

Travailler comme un rêve Teamwork a permis à Idea Planet de rationaliser les processus et d'améliorer le flux de travail grâce à l'utilisation de modèles de projets et de listes de tâches, la possibilité de définir des tâches répétitives et d'affecter plusieurs membres de l'équipe à des tâches en fonction de leur rôle professionnel.

“Sans Teamwork, le flux de travail et le processus que nous utilisons impliqueraient davantage de saisie manuelle, ce qui prend du temps. Les fonctionnalités de reporting de Teamwork donnent également aux cadres supérieurs d'Idea Planet une vue complète des priorités quotidiennes du service et s'assurent que celles-ci sont accomplies "

En plus d’améliorer les processus et le flux de travail, le passage à Teamwork a également éradiqué l’une des plus grandes craintes d’Idea Planet: la perte de données. Comme toutes les données stockées dans Teamwork sont hébergées dans les services Web d'Amazon (AWS), et toutes les données sont sauvegardées deux fois par jour. Le logiciel offre également à l'entreprise la tranquillité d'esprit en sachant que tous ses fichiers sont protégés contre la suppression accidentelle - une préoccupation pour beaucoup dans un environnement où plusieurs utilisateurs utilisent la même plate-forme.

Personnellement, je ne peux pas mettre un chiffre en dollars sur l'impact de Teamwork. Pouvoir suivre les tâches, les délais, les détails, puis avoir ces informations sous forme de rapport à extraire à tout moment a rendu mon travail infiniment plus efficace. Stephanie Deits, Directeur de la comptabilité et des opérations corporatives, IDEA PLANET

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