Comment Teamwork a aidé BlueCaribu pendant la pandémie de Covid-19

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Interviewé
Manuel Gil, CEO
Nom de l'entreprise
BlueCaribu
Industrie
Agence numérique
nombre d'employés
51-200
Siège
Bogota Colombie

BlueCaribu est une agence de marketing innovante, offrant un mélange unique de e-learning, de produits SaaS et de services marketing. Avec des bureaux en Colombie, en Espagne, au Pérou, au Mexique et en Équateur, c'est l'une des agences de ce type les mieux établies dans le monde hispanophone. Non seulement cela, BlueCaribu a remporté le prix Helping Businesses Grow Online lors des Google Premier Partner Awards 2019, un exploit impressionnant pour l'agence. L’agence compte plus de 2 500 clients, répartis dans 19 pays.

«Covid-19 a fait baisser l'activité de 50%. C'était effrayant"

Comme tant d'entreprises à travers le monde, BlueCaribu a été aveuglée par la pandémie Covid-19. Un certain nombre de ses clients - dont environ 90% sont des PME - étaient dans des secteurs gravement touchés par la pandémie, notamment le tourisme, la santé et l'hôtellerie.

“Notre activité a baissé de 50% en avril, et c'était effrayant. La trésorerie a été gravement affectée au cours des premiers mois de la pandémie, nous cherchions donc à réduire tous les coûts et paiements. » dit le PDG de BlueCaribu, Manuel Gil.

Comment un congé de paiement Teamwork a permis à l'équipe de BlueCaribu de rester ensemble

Alors que les effets économiques de Covid-19 se faisaient sentir, l'équipe de BlueCaribu a décidé qu'elle devrait soit rétrograder son compte Teamwork, soit le suspendre complètement.

Lorsque Manuel nous a contactés pour nous dire que BlueCaribu allait avoir du mal à effectuer ses paiements habituels, nous n'avons pas perdu de temps pour offrir un congé de paiement afin qu'ils puissent traverser des moments difficiles et continuer à livrer pour leurs clients.

Cependant, Manuel et BlueCaribu n’étaient pas les seuls clients de Teamwork à recevoir un congé de paiement, il y en avait beaucoup plus dans le même bateau. Lorsque les clients nous ont contactés pour nous dire qu'ils avaient du mal à payer les paiements pour Teamwork en raison de la pandémie mondiale, nous avons offert un congé de paiement de deux mois pour aider ceux qui en avaient besoin. Nous avons prolongé la pause de paiement pour certains clients qui ont connu une période particulièrement difficile, notamment BlueCaribu, dont le congé de paiement a duré cinq mois.

Grâce à notre congé de paiement Covid-19, BlueCaribu a pu continuer à utiliser Teamwork comme d'habitude. Cela a permis à BlueCaribu de continuer à livrer des projets, à fournir un service exceptionnel aux clients et à collaborer en équipe tout en travaillant à distance pendant la pandémie.

L’une de nos valeurs fondamentales chez Teamwork est que «nous accordons la priorité à nos clients», et dans cet esprit, nous savions que nous devions apporter une aide supplémentaire aux personnes qui en avaient besoin pendant la pandémie. Entendre comment le congé de paiement a aidé BlueCaribu en vaut la peine.

“Nous devions garder l'équipe organisée tout en travaillant à distance, donc l'aide était vitale pour nous », explique Manuel.

Du jour au lendemain, nous avons pris la décision de fermer nos bureaux des semaines avant tout le monde. C'est grâce à Teamwork que le lendemain, tout le monde travaillait de chez soi aussi synchronisé que toujours.

«La transition vers le travail à distance avec Teamwork s'est déroulée sans heurts»

L'ironie cruelle est que si Covid-19 a rendu les entreprises incapables de payer pour des services de base comme les solutions de travail à distance, il a également rendu le travail à distance obligatoire pour beaucoup.

Des millions d'entreprises à travers le monde pratiquent la distanciation sociale et le travail à domicile - et celles qui disposent d'une manière efficace d'organiser leur travail seront avantagées.

“Lorsque la pandémie a commencé, nous travaillions 90% du temps à partir du bureau. Puis, du jour au lendemain, tout le monde est passé au travail à distance. » dit Manuel.

Heureusement, BlueCaribu avait déjà mis en place le travail d'équipe, donc le passage au travail à distance s'est déroulé sans heurts. L'agence utilisait Teamwork depuis 2015, alors qu'elle ne disposait que d'une équipe de trois personnes, travaillant depuis Madrid. En 2020, avec maintenant plus de 70 employés, BlueCaribu a trouvé simple de mettre en œuvre le travail d'équipe comme une partie plus fondamentale du travail quotidien.

La transition s'est très bien déroulée pour nous, car nous avions déjà choisi et implémenté Teamwork, parfait pour travailler à distance.

“Nous avons développé nos processus en l'utilisant et cela nous aide à rester organisés, à collaborer, à centraliser les données et à contrôler les progrès. »

Le travail d’équipe a été au cœur du travail quotidien de BlueCaribu tout au long du congé de paiement de l’agence. Heureusement, Manuel a vu un revirement de fortune au cours de cette période, les flux de trésorerie augmentant lentement vers les niveaux d'avant la pandémie. Il semble que le résultat durable des luttes de BlueCaribu contre la pandémie sera une augmentation de son utilisation du travail d'équipe, plutôt que quelque chose de négatif.

Trouver l'équilibre entre liberté et contrôle pendant le travail à distance

Non seulement BlueCaribu a davantage utilisé Teamwork depuis que la pandémie a frappé, mais l'équipe a également commencé à utiliser la plateforme différemment.

“Nous voulions apporter une aide supplémentaire, mais aussi une liberté supplémentaire », déclare Manuel.

L’une des principales caractéristiques de cet équilibre était la fonction intégrée de Teamwork time tracking, que BlueCaribu a utilisé pour suivre chaque tâche, projet et membre de l'équipe tout en travaillant à distance.

“Cela a vraiment aidé notre équipe à comprendre comment elle passe son temps et à garder le contrôle du temps pour elle-même et le client », déclare Manuel.

“Lorsque nous avons commencé à travailler à distance en mars, nous savions que nous ne voulions pas micro-gérer les membres de l’équipe tous les jours. Le suivi du temps a été un excellent outil pour effectuer cette transition sans perdre le contrôle. »

Une autre des fonctionnalités Teamwork préférées de BlueCaribu est task lists. Cette fonction permet à l'utilisateur de regrouper les tâches comme bon lui semble.

“En quelques clics, vous savez exactement quand et comment exécuter un processus, et le reste de l'équipe sait quand et comment vous aider », déclare Manuel.

Nous ferons toujours ce que nous pouvons pour nos clients

Manuel a été à la fois surpris et soulagé lorsque nous avons offert à BlueCaribu un congé de paiement pour aider son agence à continuer à fonctionner pendant la pandémie.

Il existe de nombreux fournisseurs de services qui n'offriraient tout simplement pas une assistance comme celle-ci, peu importe ce qui se passe dans le monde. Notre approche est animée par l'empathie envers nos clients. Nous voulons comprendre et aider chacun d’entre eux au mieux de nos capacités, et c’est cette qualité qui nous aide à prendre les décisions compatissantes qui nous distinguent.

BlueCaribu est l'un des nombreux clients de Teamwork à qui nous avons accordé un congé de paiement pendant la pandémie de Covid-19. Des entreprises familiales aux agences de premier plan comme BlueCaribu, toutes sortes de titulaires de comptes ont été négativement affectées, et nous avons fait ce que nous pouvions pour alléger la charge.

Les congés de paiement ne sont pas quelque chose que nous pouvons fournir en standard - mais si un client de confiance vient nous dire qu'il a des difficultés, il peut être assuré que nous écouterons.

«Si vous êtes un chef d'entreprise sérieux et que vous souhaitez développer, contrôler et organiser vos opérations, vous avez besoin de Teamwork, point final. C'est probablement le meilleur logiciel de gestion de projet, alors essayez-le! » Manuel Gil, PDG, BlueCaribu

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