Comment FYB utilise Teamwork pour créer un processus transparent

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Nom de l'entreprise
FYB
Industrie
Services professionnels
Siège
Melbourne, Australie

FYB fournit une gouvernance de l'information et des solutions afin que les clients puissent exploiter la puissance de leurs données. Diverses industries à travers l'Australasie dépendent des services de FYB pour capturer, gérer et stocker leurs informations, tout en protégeant leur confidentialité et leur sécurité.

Michael Grech, directeur des services professionnels chez FYB, nous a expliqué comment Teamwork a aidé l'équipe FYB à retrouver le temps perdu et leur a donné des outils pour développer des relations solides avec leurs clients.

Temps perdu, informations mal placées

Lorsque FYB a ouvert ses portes en 2004, Microsoft Projects était le premier outil de gestion de projet utilisé par l'équipe pour suivre les tâches et partager des informations avec les membres de l'équipe et les clients.

Dans l'ensemble, la plate-forme a bien géré les projets, mais le logiciel sur site a empêché les membres de l'équipe FYB de collaborer avec les clients en temps réel. Des retards d'horaire et des erreurs de communication se produisaient inévitablement lorsque des modifications devaient être apportées par le biais d'une série d'appels téléphoniques, d'échange de documents et de systèmes de messagerie.

Ils ont vite compris que le courrier électronique était l'un des plus gros voleurs de productivité - et de profit.

Non seulement l'e-mail était une méthode de communication très lente, mais les conversations étaient confuses avec des chaînes de réponses compliquées. Localiser des commentaires spécifiques ou des fichiers Excel importants était souvent une expédition de chasse fastidieuse qui a laissé tout le monde frustré.

“Les commentaires des clients de ces jours nous ont dit que si les clients étaient ravis des résultats obtenus par notre équipe, notre processus pour y parvenir nous a laissé tomber », a déclaré Michael. «Nous avions besoin d'un logiciel qui n'était pas si compliqué pour nos clients.»

L'équipe de FYB savait que les logiciels basés sur le cloud auraient résolu beaucoup de leurs problèmes, mais ce n'était pas le seul obstacle à surmonter. L'intégration de nouveaux employés dans Microsoft Projects a été difficile pour les nouveaux employés, ce qui a siphonné le temps des clients et des projets de valeur.

"Nous perdions trop d'heures facturables pour mettre les nouveaux employés à niveau, ce qui nous a fait perdre la progression des délais. Nous savions que nous avions besoin d'une meilleure solution.

Intégration facile à une seule source de vérité

Le bureau de gestion de projet FYB a sélectionné plusieurs solutions de gestion de projet et a effectué une comparaison côte à côte des fonctionnalités, de la facilité d'utilisation, de la flexibilité, des fonctions de recherche et des outils de collaboration.

Après avoir travaillé en interne avec Teamwork, ils ont décidé de le tester en temps réel en travaillant avec un client existant qui n'avait jamais utilisé Teamwork auparavant. À chaque étape du projet, le client leur a donné des retours positifs qui ont cimenté leur décision.

Le déploiement au sein de FYB a été progressif, en commençant par les membres de l'équipe, puis en passant à l'inclusion de chaque client. «L'ensemble du processus a été beaucoup plus fluide que prévu. L'une des meilleures choses à propos du passage à Teamwork était la facilité avec laquelle notre équipe et nos clients pouvaient devenir des experts dans l'utilisation du logiciel sans avoir à consacrer du temps et des ressources à la formation », a déclaré Michael.

Aujourd'hui, les membres de l'équipe de FYB utilisent Teamwork pour gérer plusieurs projets internes et destinés aux clients - jusqu'à 60 projets exécutés simultanément. Certains de ces projets ne comportent que 10 tâches, tandis que d'autres comptent jusqu'à 250 tâches.

La mise en place de nouveaux projets est grandement simplifiée avec l'aide de projet et modèles de liste de tâches, qui leur permettent de pré-remplir de nouveaux projets avec une liste de tâches éprouvées d'un projet similaire. «Auparavant, il nous fallait des heures au départ pour mettre en place un projet, et maintenant cela ne prend que quelques minutes», a déclaré Michael. «Cela seul a fait une énorme différence.»

Au sein de Teamwork, l'équipe FYB utilise le Vue du tableau possibilité d'organiser visuellement les tâches et de clarifier les responsabilités des membres de l'équipe en un coup d'œil. Tout le monde reconnaît immédiatement les tâches qui nécessitent une attention urgente et les échéances sont toujours évidentes.

Au lieu de se battre avec des logiciels sur site, les membres de l'équipe et les clients disposent désormais d'une solution cloud qui leur permet de stocker toutes les informations dont ils ont besoin pour chaque projet. Une seule connexion leur donne accès aux documents, tâches, conversations, images et suivi du temps.

" Teamwork est notre seule source de vérité. Nous n'avons plus besoin de passer du temps à essayer de retrouver les informations des clients dans différentes applications. Ils peuvent accéder à Teamwork et utiliser la fonction de recherche pour trouver exactement ce qu'ils recherchent en quelques secondes.

Bénéfices, productivité et collaboration de pointe

La plate-forme intuitive offre aux clients tous les outils dont ils ont besoin pour un processus facile à gérer, mais FYB en voit encore plus. L'amélioration de la transparence pour chaque projet leur a permis de mieux contrôler leur temps et d'augmenter leurs profits.

Les gestionnaires passaient des heures à rédiger des rapports d'étape et à répondre aux questions des clients. Désormais, ces clients ont accès aux informations et aux rapports de projet en temps réel depuis n'importe quel endroit.

Les membres de l'équipe ont éliminé le travail répétitif à l'aide de flux de travail automatisés et de flux de travail simplifiés, ce qui les a libérés pour investir plus d'énergie dans le travail créatif et l'établissement de relations avec les clients. L'augmentation des heures facturables et la diminution des coûts administratifs ont donné à toute l'entreprise un coup de pouce mesurable.

En approfondissant les fonctionnalités de Teamwork, l’équipe de FYB a utilisé l’API ouverte de la plate-forme pour créer CM2Teamwork, une intégration personnalisée entre le gestionnaire de contenu de Micro Focus et Teamwork. Cette intégration leur permet de publier et de maintenir des révisions et des versions de documents depuis Content Manager vers Teamwork.

L'intégration rationalise le partage et la collaboration de la documentation du projet en interne et en externe avec les parties prenantes tout en respectant les exigences de conformité en matière de tenue de registres pour le stockage et la gestion des documents et des enregistrements.

“Cette intégration a éliminé une grande partie de la confusion qui se produit lorsque des modifications doivent être mises à jour sur toutes les plates-formes. Moins d'étapes dans le processus rend les choses plus faciles pour tout le monde », a déclaré Michael.

Et grâce à ces améliorations apportées à leurs processus, FYB a constaté que les projets sont terminés en moins de temps, que la satisfaction des clients est en hausse, que les tracas administratifs diminuent et que les membres de l'équipe partagent les informations en douceur.

"Teamwork a complètement changé notre façon de faire des affaires. Les objectifs de budget et de temps seront toujours des points de repère pour la réussite de nos projets, mais nous trouvons maintenant beaucoup plus de satisfaction en travaillant avec les clients et les uns avec les autres. "

– Michael Grech, directeur des services professionnels chez FYB

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