Utilisation du logiciel Teamwork pour gérer les 15 000 projets de FCR Media

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Nom de l'entreprise
FCR Media
Industrie
Commercialisation
nombre d'employés
51 – 200
Siège
Dublin 7, Irlande

FCR Media est une agence de marketing internationale spécialisée dans les services numériques, la vente et la création de contenu. Ils fournissent des produits de recherche et de publicité locaux aux PME sur des plateformes mobiles, en ligne et imprimées.

Perdre du temps et de la visibilité

FCR Media compte plus de 20 000 clients dans différents produits et services.

Avec un tel volume de clients, chaque seconde compte. Danielle Doran, chef d'équipe pour les solutions, la conception et la copie, était frustrée par la façon dont leur combinaison précédente de systèmes signifiait que toute inefficacité était décuplée.

Dans le passé, le lent système de gestion de projet de FCR Media pouvait ajouter un délai de 20 secondes à chaque fois qu’il fallait charger quoi que ce soit. Comme Danielle n'a pas tardé à le souligner, 20 secondes peuvent ne pas sembler longues, mais lorsque vous travaillez sur des tâches par milliers, les secondes perdues peuvent rapidement se transformer en heures perdues.

Non seulement cela, mais le passage d'un système à l'autre signifiait qu'ils perdaient de la visibilité sur la durée réelle de chaque tâche, ce qui rendait difficile l'estimation des délais pour les clients - et pour eux-mêmes.

" Parce que nous aurions tellement de personnes différentes impliquées, il pourrait être difficile de savoir combien de temps vous avez réellement passé sur quelque chose. J'aurais peut-être passé deux heures avec un client, mais si trois autres personnes avaient également passé deux ou trois heures avec eux, ça s'est vite fait. En plus de doubler (ou tripler) le travail, cela signifiait également qu'il leur manquait des indices importants indiquant que quelque chose dans leur projet devait être abordé. "Si nous disons que ce client avec ce problème prend généralement 20 heures pour terminer et que nous terminons dans 30, alors nous savons qu'il y a une sorte de problème."

Et, comme ils ne pouvaient pas suivre leurs progrès à un niveau granulaire, ils sous-vendaient souvent leur travail et perdaient toutes ces tâches apparemment «mini» pour lesquelles ils ne suivaient pas leur temps. "L'installation d'analyses sur un site Web peut prendre 10 minutes, ce qui ne semble pas beaucoup, mais si vous tenez compte du fait que nous aurions peut-être 1 500 sites Web ou plus, c'est en fait un temps énorme."

Acquérir une nouvelle perspective

Avec autant de clients et de projets en cours à un moment donné, FCR Media avait besoin de trouver une solution capable de gérer sa vaste charge de travail aux niveaux macro et micro, et leur permettre de suivre avec précision chaque partie de leur projet du début à la fin. .

“Nous mettons en ligne n'importe où dans la région de 15 à 20 sites Web chaque semaine », déclare Ciaran Morris, directeur des opérations de FCR Media pour le Royaume-Uni et l'Irlande. «Nous avions donc besoin d'un outil qui nous aiderait à les gérer en interne, nous donnerait une visibilité sur où nous en sommes avec chaque projet, et aussi s'intégrer dans nos processus de communication avec nos clients.»

Le remplacement de leur ancienne combinaison de systèmes par Teamwork signifiait qu'ils disposaient d'un système centralisé pour tout suivre, du nombre total de minutes passées sur une tâche à laquelle des ressources étaient actuellement disponibles, afin de mieux orienter leur stratégie de vente et de marketing.

“Si nous constatons que notre équipe de développement a un arriéré, nous savons qu’il n’est pas utile de continuer à vendre des sites Web », explique Ciaran. «Nous pouvons plutôt nous concentrer sur un autre produit. Cela nous permet de définir sur quoi nos programmes de marketing et de génération de leads se concentreront pour le meilleur retour sur investissement. »

Alors que l'ancien système signifiait que le statut de leurs projets vivait en grande partie dans un binaire de «terminé ou pas fait», le travail d'équipe leur a également permis de passer aux choses sérieuses et d'enregistrer chaque sous-tâche - et parce qu'ils capables de suivre chaque minute en cours de route, ils peuvent donner des projections plus précises à leurs clients.

" N'importe qui dans l'entreprise peut aller directement à n'importe quel projet et savoir exactement qui travaille sur quoi, à quelle étape il en est et ce qu'il reste à faire. Avant, nous n’avions pas vraiment cela. Du point de vue des opérations, dit Ciaran, la visibilité accrue a été l'une des plus grandes améliorations pour l'entreprise depuis la mise en œuvre de Teamwork.

En plus de permettre une communication plus transparente et productive avec leurs clients, avoir cette vue complète sur ce qui, quand et comment a également des applications internes.

Et, en tant que chef d’équipe, être en mesure de voir les détails exacts de la situation actuelle aide Danielle à répartir le travail et à s’assurer que personne ne se débat. «Je peux voir la charge de travail de chaque membre de l'équipe», dit-elle, «donc évidemment si une personne a 200 tâches et une autre n'en a que 50, eh bien, je sais que l'autre personne a plus de capacité. Avant cela, nous nous appuyions sur l'extraction des informations à partir de feuilles de calcul et de mises à jour manuelles, mais il est désormais rapide et facile d'évaluer notre capacité sur la base de données solides. "

Prendre des décisions plus intelligentes

Maintenant, disent-ils, rien dans FCR Media ne se fait en dehors de Teamwork - tout le monde dans l'entreprise l'utilise.

Ils utilisent le logiciel depuis 18 mois et après quelques mois, ils ont ajouté Teamwork Desk à leur suite.

En plus d'utiliser Teamwork Desk pour leur support client et leurs communications, ils utilisent également une boîte de réception de bureau pour gérer les demandes des clients existants et les transformer rapidement en tâches à exécuter dans Teamwork.

Le travail d'équipe est également lié à tout le reste de leur pile, de leur plate-forme CRM à leur logiciel de planification. Lorsque quelque chose entre dans ces autres outils, comme une facture ou une demande de réunion, cela génère un nouveau projet, une tâche ou un événement de calendrier si nécessaire, à l'aide de leurs appels d'API personnalisés et de leurs modèles de tâches dans Teamwork.

Avec 15 000 projets actifs à gérer, FCR Media ne pouvait pas se permettre de perdre de vue l’ensemble. Désormais, avec Teamwork, ils savent sur quoi ils doivent se concentrer à tout moment. «Cela nous permet de prendre des décisions plus intelligentes», dit Danielle.

Cela a changé leur entreprise de fond en comble.

" Nous avons fait un questionnaire interne fin 2017 pour demander à nos employés ce qu'ils pensaient être les meilleures améliorations dans l'entreprise cette année-là. Le travail d'équipe était la chose.

– Ciaran Morris, directeur des opérations des médias

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