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Comment Exposure Ninja gère une équipe distante à l'aide de Teamwork

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Nom de l'entreprise
Exposure Ninja
Industrie
Commercialisation
Siège
Nottingham, Royaume-Uni

Découvrez comment Exposure Ninja a utilisé le logiciel de Teamwork pour quitter le bureau et travailler de n'importe où dans le monde!

Tim Cameron-Kitchen, expert en référencement et auteur, a développé une équipe de pigistes pour devenir Exposure Ninja, une société de services de marketing numérique et de référencement pour les petites et moyennes entreprises. La société a été fondée en 2013 et dispose désormais d'une main-d'œuvre distante de 52 membres de l'équipe basée dans 10 pays à travers le monde.

Créer un lieu de travail virtuel

" Nous voulions être une entreprise entièrement à distance car le travail de bureau ne convenait pas à notre métier. Après tout, nous avions une entreprise qui pouvait théoriquement fonctionner avec n'importe quel site Web dans le monde et nous étions coincés dans un bureau dans une ville anglaise. Peu de temps après avoir fondé Exposure Ninja en 2013, Tim Cameron-Kitchen a pris la décision de donner à son équipe la liberté de travailler à distance. Tim savait que le succès de la transition dépendait de la recherche d'un logiciel qui lui permettrait de créer un lieu de travail virtuel pour son équipe. Jusqu'à cette époque, Exposure Ninja utilisait Wrike pour ses besoins de gestion de projet. Cependant, Tim n’était pas certain de la capacité du logiciel à favoriser le niveau de collaboration nécessaire pour devenir une entreprise entièrement distante.

“Notre flux de travail était désordonné, variable et beaucoup de choses sont tombées entre les mailles du filet. Pour devenir une entreprise totalement distante, nous devions standardiser nos processus. »

Tim a reconnu qu'Exposition Ninja avait besoin de plus qu'un simple logiciel de gestion de projet pour réussir la transition de la colocation à l'indépendance de l'emplacement - et un logiciel de Travail en équipe s'est avéré être exactement ce dont ils avaient besoin.

Les outils pour réussir

Pour gérer tous les aspects de leur travail en tant qu'agence de marketing numérique, Exposure Ninja s'appuie désormais sur un logiciel de Teamwork, qui comprend Travail en équipe, Bureau de travail d'équipe et Chat de travail d'équipe.

Travail en équipe

Pour Exposure Ninja, Teamwork est essentiellement le lieu de travail virtuel de l'équipe, où ils gèrent en collaboration toutes les tâches impliquées dans la prise en charge des projets de marketing numérique de leurs clients du début à la fin. " Chaque tâche de travail chez Exposure Ninja a une tâche de travail d'équipe correspondante, qui est vitale pour nous. Tout le monde, des employés aux gestionnaires, peut suivre ce qu'il a fait individuellement et en équipe chaque mois Deux caractéristiques du travail d'équipe que Tim et son équipe trouvent particulièrement précieuses sont la fonction de suivi du temps et les modèles de liste de tâches. La possibilité de créer des modèles de liste de tâches a permis à Exposure Ninja de standardiser ses flux de travail et ses processus sous forme de liste de tâches, éliminant ainsi les conjectures et permettant à l'équipe de fournir des résultats cohérents à ses clients. Tandis que le suivi du temps la fonctionnalité a été un outil important pour assurer la transparence et la responsabilité - les éléments clés de toute équipe à distance réussie.

Bureau de travail d'équipe

“Teamwork Desk a complètement révolutionné notre gestion des e-mails maintenant que nous disposons d'une équipe d'assistance qui surveille et attribue tous les e-mails entrants. »

La clientèle croissante d'Exposure Ninja a abouti à la création d'une équipe d'assistance désignée pour traiter les requêtes. Peu importe où se trouve chaque membre de l'équipe de support client, Bureau de travail d'équipe leur permet de traiter les requêtes des clients en collaboration.

" Nous avons plusieurs employés travaillant avec un seul client, ce qui signifie que les lignes de communication peuvent se croiser ou qu'une demande client est envoyée au mauvais employé. Teamwork Desk nous permet de suivre toutes les communications et de transmettre rapidement les informations aux clients ou aux membres de l'équipe qui en ont besoin.

Chat de travail d'équipe

Chat de travail d'équipe c'est là que l'équipe d'Exposition Ninja part pour réfléchir, discuter de projets et de tâches et faire des blagues occasionnelles de temps en temps. L'outil est utilisé à la fois pour les conversations en équipe et en tête-à-tête et sa disponibilité sur tous les appareils garantit que tout le monde peut rester en contact permanent, quel que soit son emplacement.

La possibilité de créer des tâches directement dans Teamwork à partir de Teamwork Chat permet de garantir que chaque décision prise dans Chat est exécutée et que les tâches ne sont jamais négligées ou oubliées.

" La communication est la façon dont les choses se font, et comme nous ne sommes pas tous situés dans le même bureau, nous avons besoin d'un outil qui nous aide à surmonter le manque de proximité physique. Teamwork Chat fait exactement cela!

Intégration complète

Pour Exposure Ninja, le plus grand avantage de choisir un logiciel de Teamwork est la façon dont les trois produits s'intègrent parfaitement. Selon Tim, la possibilité de créer des tâches dans Teamwork à partir de Teamwork Desk et Chat de travail d'équipe fait gagner un temps considérable à son équipe pour passer d'une application à une autre, ce qui permet des flux de travail plus efficaces et moins de distractions.

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L'utilisation du travail d'équipe au cours des deux dernières années a permis à Tim de savoir que, quel que soit le lieu, toute son équipe travaille à partir du même manuel pour atteindre les mêmes objectifs et les mêmes délais.

“Le travail d'équipe aide notre équipe à définir des tâches dans tous les départements (et à travers les pays) pour que l'ensemble de notre personnel puisse les voir. C'est un moyen simple et efficace de suivre ce que chacun fait et le temps qu'il faut pour le faire. "

Aujourd'hui, le logiciel de Teamwork permet à Exposure Ninja de travailler depuis n'importe quel endroit, sans compromettre la qualité de ses services.

" Il serait impossible de gérer notre entreprise sans le logiciel de Teamwork. Cela a transformé notre façon de travailler et nous donne la flexibilité de travailler à distance de n'importe où dans le monde!

– Tim Cameron-Kitchen, expert SEO et auteur chez Exposure Ninja

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