Témoignages de clients / Ella’s Kitchen

Ella’s Kitchen remporte le prix de gestion de projet APM avec l'aide de Teamwork

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Nom de l'entreprise
Ella’s Kitchen
Industrie
Nourriture
Siège
Henley-on-Thames, Royaume-Uni

Ella’s Kitchen est un fabricant d’aliments biologiques pour bébés et tout-petits, vendus dans les supermarchés du monde entier à travers l’Europe, le Canada et les États-Unis. La société a été fondée il y a plus de 13 ans par Paul Lindley, avec l'intention de donner aux enfants la possibilité de manger de meilleurs aliments et de découvrir que des aliments sains peuvent être amusants, savoureux et frais. La société porte le nom de la fille de Paul, Ella.

Ella’s Kitchen propose actuellement plus de 200 produits, adaptés aux bébés âgés de 4 mois à 3 ans et plus. Ils comprennent des aliments pour bébés et tout-petits, des smoothies, des gammes de collations et plus encore, tous contenant des ingrédients 100% biologiques. Ils ont été la première marque à proposer des sachets innovants sur le marché des aliments pour bébés et sont actuellement le leader du marché dans la catégorie des aliments pour bébés au Royaume-Uni avec un chiffre d'affaires mondial de 70 millions de livres. Nous avons parlé à Ellen Jarrett, qui a rejoint l'équipe en tant que responsable de programme en 2016 dans le cadre d'une initiative de processus de gestion de projet dans l'entreprise.

L'équipe Smoothly

La société a formé l'équipe «Makes stuff run smoothly» en 2016, en reconnaissance de la nécessité pour les projets inter-organisationnels d'être gérés par une équipe expérimentée et impartiale au fur et à mesure que l'entreprise grandissait.

Jusqu'à présent, le développement de nouveaux produits (NPD) et le développement de produits existants (EPD) étaient dirigés par l'équipe de projet qui proposait un changement. En conséquence, les équipes ont été confrontées à de nombreux défis. Les processus n'étaient pas adaptés à leur objectif, ce qui a fait passer beaucoup de choses entre les mailles du filet. Les équipes se sont retrouvées à prendre des décisions mal informées et à faire face à des retards dans la mise sur le marché des produits. Il y avait également un manque de clarté concernant les rôles et les responsabilités.

L'entreprise a organisé une série d'ateliers sur une période de 6 mois pour développer un nouveau processus et une nouvelle méthode de travail, ce qui a abouti à la formation de l'équipe Smoothly et à un nouveau processus de gestion de projet Stage Gate.

"Quand je suis arrivé, plus de 30 projets différents étaient menés simultanément », nous a dit Ellen. «L'équipe utilisait des feuilles de calcul avec des onglets différents pour chacun. Ils auraient un onglet pour les actions, les discussions, les problèmes, les risques, et plus encore… c'était l'anarchie! Avec 30 feuilles de calcul et 5 onglets chacun, cela signifiait 150 endroits que nous devions rechercher pour rester au courant de tout.

Changer pour le mieux

Après avoir défini leur initiative, l'équipe Smoothly avait maintenant besoin d'un outil pour faciliter leur nouveau processus. «Avant d'utiliser Teamwork, j'ai essayé Asana, Basecamp, Wrike et même quelques autres, mais Teamwork était un slam dunk», a déclaré Ellen.

L'un des principaux facteurs pour Ellen était de pouvoir rendre l'outil aussi facile que possible pour tout le monde à utiliser et à s'engager, et elle a adoré le fait que Teamwork soit si personnalisable. Tout ce qui est trop formel n’aurait pas été adapté à la culture d’Ella’s Kitchen, c’était donc le mélange parfait de fonctionnalité et de facilité d’utilisation.

“Ce n’était pas une interface intimidante. L'interface utilisateur était si conviviale que les autres systèmes ressemblaient à des Excels étouffants. Les gens ne pouvaient pas croire qu'il n'avait pas été construit sur mesure pour nous! C'est également un excellent système pour les personnes qui découvrent la gestion de projet pour cette raison. »

"C'était la première fois que nous déployions un système comme celui-ci, donc naturellement notre équipe senior était un peu inquiète. Ils voulaient l'essayer d'abord en le déployant à seulement 5 équipes de projet. Mais pour moi, cela n'aurait pas reflété avec précision la valeur apportée par Teamwork - comme favoriser la collaboration entre les équipes et avoir tout en un seul endroit - alors j'ai poussé pour un déploiement complet. Heureusement pour moi, ce fut un énorme succès! Ellen et l'équipe ont organisé des séances d'initiation au travail d'équipe avec des groupes plus petits, puis des séances de soutien individuelles avec des individus si nécessaire. Ils ont également organisé des ateliers montrant aux gens comment définir leurs propres vues personnalisées, car il était vraiment important pour eux de permettre à chaque personne de voir les informations qui étaient les plus pertinentes pour eux.

“Je trouve l'ensemble du système tellement intuitif que l'intégration a été très facile pour nous. J'aime aussi le fait que l'application soit toujours régulièrement mise à jour, cela montre que l'équipe s'efforce toujours de l'améliorer et que vous prenez les commentaires des clients au sérieux. »

Des résultats primés

“Notre approche des projets a été révolutionnée. Nous avons maintenant la propriété individuelle des tâches, des communications infiniment améliorées et un grand sens de la collaboration. »

“Nos tâches en retard sont passées de 7% (de toutes les tâches en direct) à 2% entre juillet 2017 et janvier 2018 - nous avons donc constaté des avantages majeurs même au cours des 9 premiers mois suivant la mise en œuvre. "

Ella’s Kitchen effectue une enquête interne tous les 6 mois sur les commentaires du projet. Un répondant au sondage a déclaré que Teamwork était «le meilleur outil commercial qu'il ait jamais vu implémenté dans l'entreprise». Un aperçu des résultats a indiqué que:

  • Il y avait un taux de satisfaction global de 85%

  • 85% du personnel trouve que le système les aide à suivre leurs actions dans tous les projets

  • 97% des collaborateurs ont désormais une meilleure visibilité sur tous les projets

  • 76% du personnel constate que le système a sensiblement amélioré la communication avec les équipes de projet

  • 82% des employés trouvent que le système a sensiblement amélioré la communication dans l'ensemble de l'entreprise

Ils ont également constaté que leur score NPS était passé à 58,33 en janvier 2017, contre 14 en août 2016.

Non seulement cela, mais dans l'année qui a suivi la mise en œuvre du travail d'équipe, ils ont également participé aux APM Project Management Awards 2018 et ont remporté le prix APM PMP of the year. «Nous avons été choqués de gagner car nous étions confrontés à des PMO très avancés dans des entreprises beaucoup plus grandes», a déclaré Ellen.

Avant d’effectuer ce changement et d’introduire l’équipe Smoothly dans Ella, le processus NPD et EPD était le plus gros problème auquel l’entreprise était confrontée. Le manque de clarté que nous avions dans les anciens rôles a provoqué des répétitions, de la confusion et un manque d'autonomie entre les équipes. Les gens devenaient frustrés et le blâme commençait également à s'infiltrer dans l'entreprise. Notre nouvelle orientation de gestion de projet a transformé le succès commercial d’Ella’s Kitchen. Il n’est pas surprenant qu’après avoir lancé ce nouveau processus, Ella’s ait été nommée parmi les 100 meilleures entreprises pour lesquelles travailler par le Sunday Times.

– Mark Cuddigan, directeur marketing d’Ella’s Kitchen Europe

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