Le géant international de l'hôtellerie choisit Teamwork pour accélérer sa croissance

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Nom de l'entreprise
Elaf Group
Industrie
Hospitalité
nombre d'employés
250 – 300
Siège
Jeddah. Arabie Saoudite

Elaf Group est l'une des plus grandes sociétés d'accueil et de gestion de voyages opérant dans le Royaume d'Arabie saoudite. Fondée en 1981, elle est un leader bien établi dans l'industrie hôtelière, les pèlerinages du Hadj et de la Omra et les forfaits de voyage avec plus de 1500 employés. Elaf Group est détenu à 100% par SECDO Holdings qui a été élu «l'un des meilleurs endroits où travailler» en Arabie saoudite, ce qui le place dans une excellente position de croissance.

Ahmed Ali Eziza, directeur du bureau de gestion des programmes, a commencé à utiliser Teamwork en 2015 après avoir atteint les limites de MS Project. Après avoir choisi Teamwork, Elaf Group a non seulement utilisé le logiciel pour rationaliser les flux de travail des projets et simplifier la communication, mais il a également construit son plan stratégique à l'échelle de l'entreprise en utilisant ses fonctionnalités et ses outils de reporting.

Essayer de suivre le rythme

Sur le marché actuel, les entreprises ont besoin de plus que des feuilles de calcul, des e-mails et des messages instantanés pour établir leurs objectifs et leurs résultats. En 2013, le groupe Elaf ne disposait pas d'outils de gestion de projet standard ou de cadre en place, ce qui entraînait un manque d'efficacité dans l'entreprise.

Un an plus tard, ils se sont tournés vers Microsoft Project pour les aider à organiser des projets et à partager des informations, mais ils travaillaient constamment sur plusieurs lacunes. Le logiciel a été utile pour certaines tâches et processus au sein du département d’Ahmed, mais d’autres équipes l’ont trouvé difficile à utiliser. La transparence et la communication étaient également difficiles car le logiciel ne fournissait que le statut le plus récent du projet, et non l'intégralité de l'enregistrement des commentaires et la chronologie des événements.

“Comme le logiciel ne fournissait pas les fonctionnalités dont nous avions besoin, nous avons fini par utiliser les e-mails MS Outlook et WhatsApp. Parfois, la communication avec les parties prenantes importantes était manquée et c'était un cauchemar de suivre l'historique des messages, la propriété des tâches et d'autres tâches dépendantes. Nous avions besoin de meilleurs outils avec des fonctionnalités plus sophistiquées. »

À mesure que des outils de commerce électronique améliorés devenaient disponibles, Asim Abdullah Danish, directeur des opérations, a décidé qu'il était temps de trouver une meilleure solution pour l'ensemble de l'entreprise. L'équipe de direction a demandé une solution basée sur le cloud qui aiderait son équipe à créer un environnement collaboratif, à disposer d'une interface utilisateur conviviale et à offrir un support client réactif. Leur équipe de développement voulait des logiciels qui pourraient s'intégrer à d'autres plates-formes et offrir une sécurité robuste. De plus, tout le monde voulait un prix abordable.

Dans l'ensemble, Elaf Group voulait un logiciel de gestion de projet qui s'associerait avec eux pour suivre le rythme des affaires. Ils ont vu leur entreprise devenir de plus en plus dépendante de la technologie pour identifier les tendances et garder une longueur d'avance sur leurs concurrents.

" L’optimisation de l’utilisation de la technologie est un impératif pour que nous soyons sensibles au comportement et aux intérêts des clients. Offrir un excellent service client est notre principal facteur de succès, et cela dépend des efforts coordonnés de plusieurs départements au sein du groupe Elaf. Sans un bon logiciel, nous avons du mal à y parvenir

Diriger l'entreprise

Après avoir examiné plusieurs autres solutions de gestion de projet, Asim a fortement recommandé Teamwork comme le meilleur logiciel pour accomplir toutes les couches d'objectifs qu'ils avaient planifiées. Elaf Group a mis Teamwork au travail dans trois domaines différents de son activité: mise en œuvre de la stratégie, transparence et communication efficace, et gouvernance de la gestion de projet.

Les membres de la direction ont conçu une stratégie à long terme avec des perspectives, des objectifs stratégiques, des mesures et des indicateurs de performance clés qui ont ensuite été adaptés à chaque unité de l'entreprise et coordonnés dans le plan opérationnel annuel. Cette entreprise a été dirigée par Asim Abdullah Danish et organisée par Ahmed Eziza en utilisant le modèle du cadre Nine Steps to Success ™ du Balanced Scorecard Institute. Cette planification n'était pas un processus nouveau, mais grâce au travail d'équipe, les dirigeants de l'entreprise ont pu suivre et suivre la mise en œuvre de ces initiatives pour la première fois.

“Désormais, tout le monde dans l'entreprise a la possibilité de voir et de partager les objectifs en temps réel. Nous pouvons mesurer nos progrès à chaque étape sans avoir à contacter tous les managers séparément pour un rapport. »

Elaf Group simplifie également la création de rapports en utilisant l'API de Teamwork pour automatiser les scripts qui peuvent générer l'état général d'un groupe de projets. Ces données sont ensuite compilées dans un rapport d'une page facile à lire à l'aide de Vue du tableau.

“Nous pensons que nous sommes la première entreprise à utiliser Teamwork de cette manière pour la gestion de projet et la mise en œuvre de stratégies. Peu d’autres outils sont aussi polyvalents. »

La plupart des projets du Groupe Elaf incluent des équipes de projet dans différents endroits, villes et pays, ce qui a généré un défi dans la communication des équipes ainsi que dans l'appropriation des tâches dans les départements. L'équipe a utilisé Teamwork pour résoudre le problème de communication et configurer l'appropriation des tâches, puis s'est entretenue les unes avec les autres en utilisant les commentaires sur les tâches ou en Bavarder.

" Les outils de communication de Teamwork permettent à cette équipe de gagner un temps considérable puisqu'elle n'a pas à écrire des e-mails séparés ni à rechercher dans leurs boîtes de réception pour trouver des messages importants.

Le groupe Elaf gère également la gouvernance de la gestion de projet via Teamwork. Avant qu'un projet ne soit approuvé, le bureau de gestion de projet doit suivre les normes de gestion de projet établies comme une charte de projet approuvée, un énoncé de la portée et un plan de projet de haut niveau avec des jalons clairs. En utilisant les fonctionnalités de Teamwork, le PMO est capable de mettre en œuvre la méthodologie et les normes de gestion de projet, par exemple: Un nouveau projet ne peut pas démarrer dans Teamwork à moins que la charte, la portée et le plan de projet ne soient soumis.

Le projet ne peut pas non plus être fermé à moins que la tâche fixe d’approbation ne soit terminée avec un document d’approbation joint. Cela garantit que toutes les parties prenantes sont pleinement informées et engagées à tout moment. La propriété claire définie par les fonctionnalités de Teamwork permet de se concentrer très facilement et d'atteindre une communication efficace au sein de l'équipe.

Même le service financier peut s'appuyer sur Teamwork pour ses interactions avec les fournisseurs. Ils peuvent observer les jalons de chaque projet et débloquer ou retenir les paiements en fonction des délais de livraison ou des retards.

“Nous bénéficions désormais d'une transparence sans précédent tant au sein de notre entreprise qu'avec les prestataires externes avec lesquels nous travaillons. Tout le monde a trouvé des moyens pour que le travail d'équipe facilite leur travail. »

Course en avant

Les gains mesurables pour Elaf Group ont été spectaculaires, avec un retour sur investissement de six mois depuis le début de Teamwork. Les rapports d’Ahmed indiquent des progrès dans plusieurs domaines, notamment:

  • Grande amélioration de l'orientation des communications de l'équipe.

  • Clarté maximale de l'appropriation des tâches (savoir avec certitude qui est responsable de la tâche).

  • Grande économie de temps et d'efforts en réduisant jusqu'à 80% les e-mails manuels.

  • 70% amélioration de l’intégration des pratiques de gestion de projet dans la culture d’Elaf.

  • Amélioration du temps de cycle de prise de décision basé sur les informations sur l'état des projets LIVE.

  • Optimisation accrue de l'utilisation de la technologie au sein de l'équipe.

Ahmed et Asim attribuent cette transformation dans leur entreprise à la manière dont les fonctionnalités de Teamwork fonctionnent ensemble pour éliminer le travail chargé et permettre aux membres de l'équipe et aux responsables de travailler ensemble de manière transparente. La coopération reçue de la direction de toutes les unités du Groupe Elaf a également été un facteur de succès majeur.

Au niveau de l'équipe, jalons ont donné à chaque personne une responsabilité et une compréhension plus claires des besoins de chaque projet. Non seulement la planification est plus facile, mais notifications sur les dates d'échéance signifie que les choses ne passent pas entre les mailles du filet.

La communication a également été simplifiée car, contrairement au courrier électronique, commentaires sont directement liés à une tâche et au matériel qui l'accompagne. Documents, des dossiers, les liens et les images peuvent tous être téléchargés vers des tâches ou sous-tâches spécifiques au sein de projets individuels afin que tout le monde puisse les trouver immédiatement.

" L'équipe adore travailler avec tous ces outils, et les avoir sur des applications mobiles facilite encore plus le travail à distance. Les administrateurs et les propriétaires de projets en sont également venus à compter sur la transparence du travail d'équipe, ce qui leur donne une meilleure perspective sur les progrès de leurs équipes chaque jour. Filtres et raccourcis les aider à voir les tâches exactes ou rapports dont ils ont besoin, et les rapports de projet fournissent des aperçus essentiels.

Tant de personnes au sein du groupe Elaf sont satisfaites des résultats qu'elles ont réussi à intégrer 100 utilisateurs et prévoient d'en ajouter 50 à 100 supplémentaires en 2018. C'est la première entreprise du Royaume d'Arabie saoudite à avoir un Expert en travail d'équipe certifié dans leur équipe, et aujourd'hui ils ont deux experts certifiés parmi leur personnel.

" Le travail d'équipe est un produit brillant, mais simple, doté de tant de fonctionnalités qu'il est adaptable à tous les projets ou objectifs que nos équipes tentent d'accomplir. Ce logiciel a complètement changé la culture de notre entreprise pour le mieux, et nous ne pouvons pas imaginer travailler sans lui.

– Ahmed Ali Eziza, directeur du bureau de gestion des programmes chez Elaf Group

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