Témoignages de clients / Cork Institute of Technology

Comment CIT a utilisé la suite Teamwork pour rendre les projets répétés plus efficaces

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Nom de l'entreprise
Cork Institute of Technology
Industrie
Éducation
nombre d'employés
1000 – 1500
Siège
Cork, Irlande

Cork Institute of Technology (CIT) est un établissement d'enseignement supérieur de niveau universitaire situé à Cork, en Irlande. CIT propose une large gamme de cours flexibles à temps plein et à temps partiel dans les domaines des sciences et des technologies de l'information, des affaires, de l'ingénierie, des sciences humaines, de la musique, des études nautiques et de l'art et du design.

Philip O'Reilly, responsable des sites Web et du marketing numérique chez CIT, a présenté Teamwork and Teamwork Desk à l'équipe marketing pour les aider à structurer leur travail et à communiquer plus efficacement avec leur large public, qui va des étudiants potentiels aux parties prenantes, en passant par les organismes gouvernementaux et les décideurs politiques.

Faire le tour et autour

Lorsque Philip a rejoint l'équipe marketing en 2015, l'une des premières choses qu'il a remarquées a été le manque d'outils utilisés pour gérer leurs processus - et le temps que cela leur a coûté.

Issu d'un rôle informatique dans la même institution, Philip avait auparavant utilisé des logiciels pour gérer ses projets et savait de première main à quel point cela aidait à respecter les délais et à organiser les détails, même dans les projets les plus complexes.

" Lorsque j'ai commencé, l'équipe marketing gérait ses tâches quotidiennes à l'aide d'un stylo et du papier, les fichiers étaient stockés sur des disques partagés et les conversations se déroulaient dans les fils de discussion. Il était difficile de suivre les progrès des individus et des projets sans tenir des réunions constantes. Il a également remarqué que l'équipe n'utilisait pas de logiciel d'assistance. Au lieu de cela, toutes les communications - avec les étudiants potentiels, les plus de 30 départements de CIT, ainsi que des sous-traitants et des entreprises externes - se déroulaient dans de longues chaînes de courrier électronique cloisonnées, difficiles et longues à lire.

À l'aide de ce système, les membres de l'équipe devaient lire chaque message, identifier le projet auquel il appartenait, le classer manuellement, puis le transmettre à la bonne personne. Avec des centaines d'e-mails par jour, ce processus peut prendre plus d'une heure pour chaque personne.

Ils avaient besoin d'un meilleur moyen. Avec une grande partie de leur travail sur les projets et les courriels suivant un processus standard et répétable, Philip savait qu'ils perdaient du temps qu'ils pourraient facilement reconquérir avec les bons outils.

Rationaliser le processus

Grâce à la combinaison du travail d'équipe et du bureau de travail d'équipe, Philip et son équipe ont pu éliminer le travail manuel répétitif, organiser leurs projets et gérer de manière plus productive leur communication.

Désormais, l'équipe marketing a toutes les facettes de ses projets en un seul endroit: tâches, conversations, fichiers, etc. Plutôt que d'avoir à rechercher des détails importants répartis sur les Drive partagés et les fils de discussion privés, l'équipe peut identifier les informations dont elle a besoin en quelques secondes.

En utilisant Teamwork pour rationaliser et systématiser leurs flux de travail, ils ont réussi à devenir beaucoup plus efficaces. Parce qu'une grande partie de leur travail est cyclique - impliquant des projets annuels comme la création d'un prospectus actualisé pour les étudiants potentiels - ils ont souvent des projets qui doivent être répétés chaque année. L'utilisation de modèles de projets et de tâches leur permet de configurer instantanément de nouveaux projets, évitant ainsi les tracas liés au départ de zéro… et potentiellement des heures de travail chaque mois. Tout ce qu'ils ont à faire est de remplir un nouveau modèle avec les dates d'échéance mises à jour.

" La configuration de listes de tâches pour les nouveaux projets prenait une éternité, et il semblait que nous manquions toujours quelque chose. Le travail d'équipe nous a permis d'affiner notre processus et de nous assurer que chacun est clair sur ses responsabilités à chaque étape du processus. Dans le cadre de leur processus nouvellement rationalisé, l'équipe a également éliminé tous les protocoles de messagerie inefficaces qui consommaient une grande partie de leur temps. Désormais, les conversations d'équipe se déroulent dans le cadre de projets et de tâches spécifiques dans Teamwork, de sorte que chaque détail soit récupérable, pris en compte et, surtout, centralisé.

Avec Teamwork Desk dans le mix, les conversations avec des collaborateurs externes sont également plus transparentes. Tous les membres de l'équipe peuvent afficher les discussions dans Teamwork Desk - elles ne sont plus enfermées dans des échanges d'e-mails individuels. «Quel que soit le problème, nous avons un historique de toute la correspondance pour le contexte, afin que tout le monde puisse rapidement se mettre à jour et intervenir.»

Plus efficace là où ça compte

En utilisant Teamwork et Teamwork Desk, l'équipe de Philip a désormais intégré des outils dans une suite logicielle qui les aide à réduire la graisse et à accomplir plus chaque jour. Les membres de l'équipe utilisent Teamwork pour gérer leurs tâches et leur communication interne, en gardant tout le monde organisé et informé de l'avancement du projet.

La combinaison des deux outils a aidé l'équipe marketing à refondre totalement sa communication et ses processus pour le mieux. Ils s'appuient sur Teamwork pour leurs propres conversations sur le travail de projet interne, et ils acheminent les e-mails de sources externes vers des comptes de messagerie partagés via Teamwork Desk. Chaque e-mail est transformé en ticket, qui peut être attribué à un membre spécifique de l'équipe en quelques clics - et si nécessaire, peut être rapidement transformé en une tâche exploitable dans Teamwork directement depuis sa boîte de réception Teamwork Desk.

Tout comme les modèles de projet, les réponses prédéfinies dans Teamwork Desk permettent à l'équipe de gagner du temps en réduisant la quantité de travail manuel à effectuer tout en garantissant que tous ceux qui les contactent obtiennent les réponses dont ils ont besoin et une expérience de communication transparente. Les membres de l'équipe peuvent également ajouter des notes privées à ces tickets s'ils ont besoin de discuter de problèmes sans que la correspondance ne soit visible par des collaborateurs externes.

Mieux encore, de meilleurs processus mènent à de meilleurs projets. Chaque année, lorsque l’équipe de Philip répète un projet, elle peut mesurer son succès par rapport aux itérations précédentes. Parce qu'ils ont un historique de projet documenté, il est plus facile de repérer les modèles et de corriger le cours si nécessaire. Au fur et à mesure qu'ils avancent, ils peuvent modifier les modèles pour une efficacité maximale, ce qui signifie que leurs processus peuvent évoluer avec leur équipe. La même chose est vraie pour Teamwork Desk; L’équipe de Philip utilise les évaluations de bonheur pour obtenir des commentaires et savoir où elle peut s’améliorer.

" Utiliser le travail d'équipe nous a permis de respecter nos délais, de devenir plus efficaces et d'améliorer notre façon de travailler

– Philip O’Reilly, responsable des sites Web et du marketing numérique chez CIT

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