Témoignages de clients / Brigham Young University

Comment Teamwork aide l'Université Brigham Young à fournir des cours d'apprentissage en ligne de classe mondiale

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Nom de l'entreprise
Brigham Young University
Industrie
Éducation
nombre d'employés
2,850
Siège
Provo, Utah, États-Unis

L'Université Brigham Young est une université privée de premier plan de l'Utah (États-Unis) avec plus de 33 000 étudiants dans ses vastes programmes de premier cycle, de maîtrise et de doctorat. Encore plus d'étudiants peuvent obtenir un diplôme grâce à des offres de cours en ligne créées par des professeurs et mises en œuvre grâce à l'expertise technique du département des services multimédias.

Ryan Beckstead, administrateur des services multimédias, utilise Teamwork pour aider son équipe à produire du matériel promotionnel pour l'université et des cours en ligne pour la formation continue et les programmes connexes. Voici comment ils l'utilisent pour aider à coordonner les graphistes, les instructeurs, les vidéastes, les photographes et les concepteurs pédagogiques afin de créer des cours pouvant atteindre les étudiants du monde entier.

Comptage des coûts

Comme l'équipe de BYU le sait, lorsqu'il s'agit de cours en ligne, il ne suffit pas d'avoir une bonne idée de cours. Vous avez besoin de toute une équipe d'experts pour développer le programme, enregistrer le contenu et le présenter d'une manière qui engage les étudiants. Un professeur dans une salle de classe n'a peut-être besoin que d'elle-même, d'un bureau et de quelques étudiants, mais un cours en ligne en demande davantage.

Ryan a réuni une équipe qualifiée, mais dans le passé, il a été difficile d’estimer le coût de chaque cours en ligne car il n’a pas été en mesure de déterminer des chiffres précis. «Les professionnels de la création avec lesquels je travaille produisent un travail de haute qualité, mais ils n'aiment pas documenter les heures qu'ils passent ou les tâches individuelles impliquées dans un projet», a déclaré Ryan. "Sans ces informations, il est difficile d'estimer les coûts et le calendrier de projets similaires."

" Comme le logiciel ne fournissait pas les fonctionnalités dont nous avions besoin, nous avons fini par utiliser les e-mails MS Outlook et WhatsApp. Parfois, la communication avec les parties prenantes importantes était manquée et c'était un cauchemar de suivre l'historique des messages, la propriété des tâches et d'autres tâches dépendantes. Nous avions besoin de meilleurs outils avec des fonctionnalités plus sophistiquées. Pendant des années, son équipe a travaillé sans bénéficier d'un logiciel de gestion de projet en utilisant des suppositions éclairées. Au fur et à mesure que la demande de cours en ligne augmentait, le département multimédia a essayé d'utiliser quelques outils de gestion de projet pour suivre les tâches et les heures investies dans le projet, mais ces options logicielles étaient soit trop chères, soit ne correspondaient pas au processus utilisé par le département de Ryan. Certains professeurs qui offraient des cours en ligne ont même demandé à leurs étudiants de créer un système capable de suivre les tâches et les coûts des projets, mais le résultat final n'était pas une solution fonctionnelle pour l'ensemble du département.

Solution tout-en-un

Après une recherche approfondie de leurs options, l'équipe de Ryan a été conquise par Teamwork. Désormais, le suivi, les listes de tâches, le stockage de fichiers, les liens vers du matériel, les conversations sur les projets et les jalons se trouvaient tous dans un seul endroit où tout le monde pouvait y accéder.

Grâce à l'interface intuitive de Teamwork, les membres de l'équipe étaient prêts à commencer à enregistrer les heures passées et à créer des listes détaillées des tâches qu'ils avaient accomplies pour créer un cours en ligne. «Je pense que certains d'entre eux ont commencé à faire des listes parce qu'ils ont vu d'autres personnes les faire et rayer des articles. Ils ont vu à quel point le système était simple, et soudain, j'ai eu plus de personnes ajoutant leurs heures sans aucun rappel de ma part!

En comparant leurs listes de tâches entre elles et d'un projet à l'autre, le département des services multimédias a formé modèles de liste de tâches qui est devenu la base de futurs projets. Tout projet que l’équipe de Ryan avait besoin de produire, à partir de cours en ligne, de panneaux d’affichage ou de dépliants sur le campus, pouvait être construit rapidement à partir des modèles, quel que soit le membre du personnel chargé du poste. Les modèles ont même simplifié la facturation puisque toutes les heures estimées et réelles consacrées à chaque tâche et projet sont enregistrées.

" Les modèles nous ont fait gagner beaucoup de temps dans le développement et l'exécution de projets », a déclaré Ryan. Chacun de nous peut regarder le travail et savoir immédiatement ce qui doit être fait, car tout est prévu pour nous. Tâches individuelles, délais, exemples d’autres emplois - tout y est. De nombreuses équipes du département des services multimédias utilisent Vue du tableau pour organiser leurs projets et voir instantanément quelles tâches ont une importance primordiale pour l'achèvement du projet. Ryan garde un œil sur tous les projets en cours en utilisant le Portefeuille fonctionnalité, qui offre des mises à jour de haut niveau, des rapports d'état en temps réel et des résumés de projets. Même l'équipe de développement aime le travail d'équipe parce que FEU leur permet d'intégrer d'autres applications directement avec Teamwork.

Des logiciels plus puissants et plus intelligents

Le plus gros problème du service multimédia - l'estimation des délais et des dépenses des projets - a été pratiquement éliminé grâce à Teamwork. L’historique d’audit permet à l’équipe de planifier avec précision des projets uniques en les comparant à des travaux terminés similaires, ou de tracer les projets d’une année entière avec plus de précision qu’ils n’ont jamais imaginé. Si la portée du projet change, ils ont des informations précises sur chaque changement et date limite modifiée. " Nous recevons constamment des demandes de mises à jour sur les coûts et les délais des projets. C’est formidable d’avoir suffisamment de données en temps réel pour pouvoir fournir des réponses immédiatement au lieu de simplement donner notre meilleure estimation. Cela augmente la transparence de notre travail et des parties prenantes, et cela nous a également aidés à bâtir des relations plus solides avec tous ceux que nous servons à BYU. Ils savent que nous pouvons tenir nos promesses. Le département de Ryan utilise Travail d'équipe pour l'entreprise car il n'y a aucune limite sur le nombre de projets ou d'utilisateurs qu'ils peuvent ajouter. Au fur et à mesure que de nouveaux cours sont proposés et développés, le service multimédia peut continuer à se développer pour servir les étudiants du monde entier. En tant qu'institut d'enseignement supérieur soucieux de leur budget, ils n'ont pas à se soucier de l'escalade des coûts à mesure qu'ils élargissent leur catalogue en ligne.

Mieux encore, maintenant que les membres de l'équipe disposent d'un moyen simple et intuitif de suivre leur temps et leurs responsabilités, ils sont libres de consacrer plus de temps et d'énergie aux aspects créatifs de leur travail.

" Nous n'avons pas à passer des heures dans des réunions de suivi ou à essayer de suivre notre travail. Nous pouvons donc nous concentrer sur ce qui compte: créer des cours percutants et convaincants.

– Ryan Beckstead, administrateur des services multimédias, BYU

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