Teamwork permet à Blackboard de fournir une expérience éducative complète

En savoir plus
Nom de l'entreprise
Blackboard
Industrie
Éducation
nombre d'employés
3,000
Siège
Washington, D.C., États-Unis

Blackboard est un leader mondial du marché qui change le fonctionnement de l'enseignement supérieur au quotidien. Ils fournissent aux établissements d'enseignement des logiciels avancés et des conseils pédagogiques pour les aider à gérer la vie étudiante et permettre aux professeurs de simplifier leur travail sous tous les angles, y compris la gestion de classe, l'apprentissage à distance, les problèmes d'accessibilité, les identifiants d'étudiants, etc. Ils offrent également des services éducatifs pour aider leurs utilisateurs à maximiser chaque fonctionnalité.

Nous avons parlé à Rebecca Smart, responsable du bureau de gestion des programmes, pour savoir comment Blackboard Consulting utilise Teamwork pour structurer ses projets internes, développer de nouvelles fonctionnalités dans le logiciel et créer des programmes de formation qui aident les universités à développer les meilleures pratiques d'utilisation de Blackboard.

Les opérations complexes exigent de meilleurs outils

Blackboard est la norme en matière de gestion de classe depuis des années. Au fur et à mesure de la croissance de leur entreprise, ils ont réalisé que les clients voulaient le logiciel ainsi que des services éducatifs personnalisés.

Les collèges et universités ont adopté les services rapidement, ce qui rend plus difficile de répondre à la demande de nouveaux produits et des meilleures méthodes pour intégrer une institution entière. Blackboard a rapidement découvert qu'il lui fallait des outils de gestion de projet capables de connecter des équipes distantes travaillant simultanément sur plusieurs projets.

Rebecca se souvient que lorsqu'elle a commencé avec Blackboard, les équipes utilisaient différentes méthodes pour gérer leurs propres projets en interne. La plupart s'appuyaient sur des feuilles de calcul ou des outils de gestion personnelle pour suivre les matériaux, les responsabilités, les tâches, les délais, etc. Techniquement, chaque détail était pris en compte, mais la mise à jour des fichiers et le partage des informations entre les départements causaient de véritables maux de tête.

À mesure que les projets s'adaptaient au fil du temps, les feuilles de calcul ne pouvaient pas raconter toute l'histoire. Les discussions et les historiques des modifications étaient complètement cloisonnés dans les messages privés ou les fils de discussion, de sorte que le suivi et voir exactement comment et quand les ajustements étaient effectués prenait beaucoup de temps.

" Je savais que nous pouvions faire mieux que cela et que si nous voulions vraiment évoluer, nous aurions besoin de quelque chose de plus sophistiqué. Elle a organisé une équipe de chefs de projet au sein de l'entreprise pour revoir leurs options, faire des démonstrations d'outils, déterminer les réalités financières et choisir un gagnant. Sur un terrain d'une dizaine de concurrents, Teamwork s'est affronté avec les principaux logiciels du monde - et a obtenu les meilleures notes pour la facilité d'utilisation, le coût, les fonctionnalités, etc.

Éliminer l'inefficacité

Pour le déploiement de Teamwork par Blackboard, ils ont commencé avec une petite équipe d'utilisateurs et l'ont progressivement étendu à d'autres domaines de l'entreprise, généralement à la demande après que d'autres services l'aient vu en action. " Le plus grand impact pour moi depuis le basculement est d'avoir tout en un seul endroit. Il est facile de tenir les parties prenantes à jour et tous nos livrables sont conservés ensemble afin que rien ne se perde. Rebecca utilise Teamwork pour chaque réunion. Elle crée des résumés pour les conversations et les réunions, et utilise mises à jour de l'état du projet pour aider tout le monde à rester sur la bonne voie sans avoir besoin de plusieurs messages ou de réunions en personne. diagrammes de Gantt sont également l'une de ses fonctionnalités préférées dans Teamwork car elles lui permettent de tracer des projets sur une chronologie visuelle.

Les clients ont également remarqué les avantages. «Au début d'un projet, nous envoyons aux clients un e-mail avec leurs informations de connexion Teamwork et leur faisons savoir qu'ils peuvent tout trouver sur place», a déclaré Rebecca. «Ils savent qu'ils peuvent trouver tout ce qui concerne leur projet en un seul endroit. Le matériel, les jalons, la communication et les tâches sont tous faciles d'accès. »

Du point de vue de la direction, disposer d’une piste de rétroaction vérifiable a été un atout important. «Lorsque nous créons des documents que les clients peuvent examiner, nous pouvons utiliser les commentaires pour suivre les entrées et les décisions. Cela permet de voir facilement comment la discussion a évolué et cela nous donne plus de contexte pour une meilleure collaboration », a déclaré Rebecca.

Mise à l'échelle réussie

Mettre tout le monde sur la même plate-forme a augmenté le sens de l'organisation à tous les niveaux - pour les équipes au bureau et à distance, pour la direction et pour les clients. Le fait de disposer d'un emplacement unique pour toutes les informations nécessaires, ainsi que de différentes façons de partager ou de représenter ces informations en fonction des besoins spécifiques, leur a fait gagner du temps et des efforts.

“Nous n'avons jamais réalisé combien de temps était consacré à la collaboration quotidienne », a déclaré Rebecca. «Tout le temps que nous utilisions pour rechercher, mettre à jour et vérifier des fichiers est maintenant de retour dans nos calendriers. L'échange d'informations semble désormais presque sans effort. »

Ils n'ont plus à perdre de temps à essayer de coordonner les différentes préférences organisationnelles. En laissant chaque équipe travailler de la manière qui fonctionne le mieux pour elle et ses clients, elle peut minimiser les distractions et se concentrer sur la progression. Avec toutes leurs tâches et horaires décrits, «chacun a une meilleure idée de ce qu'il faut faire sans explications et discussions approfondies», a déclaré Rebecca. «Ils savent comment leurs responsabilités s'intègrent dans le programme plus large, et ils peuvent voir ce que tout le monde fait.»

Les responsables constatent également que l'utilisation de Teamwork facilite la communication des meilleures pratiques aux membres de leur équipe. Des outils comme modèles de tâches leur donner la possibilité d'intégrer des documents de référence, des SOP et la progression des tâches préférée directement dans les flux de travail. Les meilleures pratiques sont renforcées en suivant simplement la liste des tâches.

Un avantage que Rebecca n'avait pas prévu était la façon dont Teamwork soutenait le développement du personnel, en particulier dans la performance de leurs chefs de projet. Alors que certains de leurs PM expérimentaient pour trouver des moyens d'augmenter l'efficacité, Teamwork leur a donné les outils pour créer un processus, le présenter clairement à l'équipe, puis disposer de données à utiliser pour les ajustements si nécessaire.

“Le travail d'équipe n'a pas automatiquement amélioré les compétences de nos PM. Ils devaient encore investir du temps pour vraiment créer de bons processus et trouver les bonnes fonctionnalités logicielles pour les prendre en charge. Mais une fois qu'ils ont bien compris, avoir la capacité de le planifier et de l'automatiser leur a permis de se concentrer sur la mise au point plutôt que sur les révisions de dernière minute », dit-elle.

" Nous avons vraiment amélioré nos meilleures pratiques et nos normes, et cela s’étend à tous les aspects de notre entreprise à mesure que nous obtenons une meilleure formation et que nous trouvons de nouvelles façons d’exploiter les fonctionnalités. Toute entreprise qui souhaite sérieusement évoluer ne devrait pas hésiter à commencer à utiliser Teamwork.

– Rebecca Smart, responsable PMO chez Blackboard

Démarrez avec Teamwork

Commencez à travailler ensemble à merveille. Découvrez comment Teamwork peut aider votre équipe avec notre essai gratuit de 30 jours.