Comment ACT Security utilise Teamwork pour suivre les projets pluriannuels

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Nom de l'entreprise
ACT Security
Industrie
Services professionnels
Siège
Nashville, Tennessee, États-Unis

ACT Security est un expert de premier plan en sécurité commerciale et résidentielle basé à Nashville, Tennessee, fournissant des systèmes avancés de contrôle d'accès, de vidéosurveillance et de sécurité incendie et vie. Leur expertise couvre tous les aspects des systèmes de sécurité, de la conception et l'installation au service et à la surveillance continus.

Sean Morey, spécialiste des systèmes internes chez ACT, décrit comment Teamwork a donné à son équipe de 90 personnes les outils pour gérer une lourde charge de travail et attirer des comptes de premier plan tels que le siège social de Nissan en Amérique du Nord, The Pinnacle Building, Bridgestone Arena et Dollar General.

Solutions patchwork

Pendant des années, ACT Security a mis au point des systèmes de sécurité à multiples facettes pour les clients commerciaux et résidentiels de toutes tailles. Même si les membres de l'équipe fonctionnaient bien à chaque étape du processus, ils avaient du mal à échanger des informations ou à obtenir le statut d'un projet sans conversations multiples, en particulier lorsque plusieurs départements devaient travailler ensemble.

Ils ont continué à se heurter à des obstacles de communication car ACT Security ne disposait pas d'un seul système pour suivre les tâches et les données.

" Tout le monde utilisait une application différente pour faire le travail. Certains ont choisi des outils de gestion de projet, certains avaient leurs informations dans des feuilles de calcul, et certains utilisaient même un stylo et du papier. Il était difficile de savoir exactement ce qui se passait à un moment donné. Sean a même fini par créer ses propres tableaux de bord pour chaque département afin d'aider tout le monde à rester organisé, mais il a rapidement constaté qu'ils ne résolvaient pas non plus le problème. «Tout était très concret, presque trop pour gérer 50 projets à la fois. La granularité était importante, mais nous avions besoin d'un moyen d'avoir une vue d'ensemble. » Il savait qu'il était temps de passer à un outil offrant plus de transparence et moins de complications.

Voir la situation dans son ensemble

L'utilisation de Teamwork a brisé les barrières de communication d'ACT Security. Soudainement, les membres de l'équipe pouvaient échanger des informations ou obtenir des mises à jour en quelques secondes, ce qui ouvrait la voie à une meilleure collaboration et à des processus plus efficaces.

“La communication et les flux de travail sont meilleurs à tous les niveaux », a déclaré Sean. «Nous avons huit vendeurs et lorsqu'ils vendent un nouvel emploi, nous créons un nouveau projet dans Teamwork. Un chef de projet est affecté et cette personne crée des tâches pour tout le monde, des techniciens à la facturation. Nous avons un processus continu au lieu de nombreuses étapes fragmentées. »

L'équipe commerciale lance le processus en créant un Carnet pour inclure les informations pertinentes dont toute l'équipe aura besoin tout au long du projet, comme les coordonnées des parties prenantes et les protocoles essentiels. À partir de là, le reste de l'équipe peut plonger immédiatement, sans avoir à attendre les transferts ou à craindre de manquer des informations importantes.

Les projets d'ACT Security ont souvent des délais beaucoup plus longs que ceux des autres secteurs, ils doivent donc être en mesure de garder un œil sur l'avancement de leurs projets même lorsque la fin n'est pas encore en vue. «Nous avons un certain nombre travail à faire, un laps de temps déterminé pour le faire et un budget établi, mais la nature de la construction est que nous pourrions attendre des mois », a déclaré Sean. Pour s'assurer qu'ils ne perdent pas leur élan, les membres de l'équipe laissent des commentaires pour s'informer mutuellement de leurs progrès, afin de ne pas perdre de vue où tout se passe et risquer de dépasser le temps ou le budget.

Chaque service a ses fonctionnalités préférées dans Teamwork, mais il y en a quelques-unes qui font partie intégrante de leurs opérations quotidiennes. messages font partie de leur arsenal quotidien, en particulier pour les techniciens de terrain qui ont besoin de récapituler leurs réalisations et de fixer un ordre du jour pour le lendemain. Modèles de liste de tâches ont réduit le temps de préparation des projets et sont un outil de communication clé pour les demandes de changement.

" Cette fonctionnalité unique a clarifié les discussions autour des demandes de changement. Les modèles de liste de tâches prennent en charge tous nos processus administratifs et informent nos techniciens de ce qui a été modifié. Nous avons vraiment réduit les mises à jour en personne, et maintenant, moins de détails passent entre les mailles du filet.

La transparence est synonyme d'efficacité

Donner à toute l'équipe une visibilité sur chaque aspect de chaque projet a complètement changé la donne pour ACT Security. Avec Teamwork, ils ont la capacité de communiquer plus efficacement et de réduire les points de friction qui les empêchaient de faire évoluer l'entreprise.

“Il est difficile de rendre compte du niveau d’efficacité dont nous disposons actuellement. Lorsque nous étions une petite entreprise, il était facile de parler à tout le monde de ce qui se passait, mais maintenant avec des dizaines de collègues, il est difficile et inutile d'avoir des conversations pour tout expliquer. Nous avons maintenant un moyen d'offrir de la transparence à tout le monde sans avoir à répéter la même conversation 100 fois. »

Tout le monde a un meilleur accès aux informations, des membres individuels de l'équipe qui ont besoin d'une réponse à une question aux chefs de projet qui essaient d'évaluer qui pourrait être surchargé de travail et qui pourrait avoir la bande passante pour entreprendre de nouvelles tâches. Les PM signalent que leur temps passé à surveiller des projets a diminué à mesure que leur capacité à trouver des solutions efficaces s'est accrue.

Le travail d'équipe a donné à ACT Security un emplacement unique pour toutes les tâches du projet, le matériel et la communication, et c'est également devenu le lieu où l'entreprise peut se développer. Sean a travaillé en étroite collaboration avec l'équipe de réussite des clients de Teamwork pour trouver de nouvelles façons d'utiliser le logiciel au fur et à mesure de son expansion.

Sa relation avec Teamwork s'est développée au point qu'il apporte maintenant régulièrement des suggestions de nouvelles fonctionnalités à l'équipe de développement - et les voit rapidement intégrées au logiciel.

" Si vous recherchez une plate-forme qui ne cesse de croître et de devenir de plus en plus puissante, vous devez faire appel à Teamwork. Dans mon expérience en informatique, j’ai vu trop d’entreprises prendre des décisions en matière de logiciels en se basant sur des ensembles de fonctionnalités plutôt que sur la croissance et l’évolutivité des produits. Personne ne fait mieux cela que le travail d'équipe. Je sais qu’ils sont engagés dans la croissance de mon entreprise.

– Sean Morey, spécialiste des systèmes internes chez ACT

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