Imaginez ce scénario: vous disposez de trois équipes différentes travaillant sur leurs parties respectives du même projet. Semaine après semaine, ils vous font part de leurs progrès - ils sont sur la bonne voie, certains d'entre eux même en avance sur le plan. «Nous le clouons», pensez-vous. Vous relevez de vos dirigeants et tout le monde est prêt à célébrer. Ensuite, vous faites le check-in final avec vos trois équipes sur le projet, et vous apprenez une douloureuse vérité: chaque équipe était sur la bonne voie. Mais ils ont chacun travaillé avec un objectif différent en tête. Aie. Soudain, le projet qui se sentait voué au succès est jeté. Dix personnes ont passé des mois sur un projet, mais cela leur coûtera désormais encore plus de temps et de ressources pour se remettre sur les rails. C'est le seul moyen pour vos clients d'obtenir ce que vous leur avez promis. Comment est-ce arrivé? Décomposons-le:

  • L'équipe 1 a suivi les notes d'une réunion avec le CMO au début du projet

  • L'équipe 2 s'est appuyée sur la documentation produit établie par le chef de produit

  • L'équipe 3 a suivi les conseils qu'elle recevait de vous par e-mail

Comme beaucoup d'autres, vos équipes peuvent rechercher par défaut des informations au moment où elles en ont besoin. Le problème? Ils ont demandé de l'aide dans des canaux privés - e-mails, messages privés, réunions en face à face - pour que la réponse soit perdue. En conséquence, vous avez des dizaines de canaux de communication à gérer, chacun portant sa propre version de l'information. Pour éviter le scénario ci-dessus - et de nombreuses autres chutes potentielles - vous avez besoin d'une seule source de vérité. Découvrons ce que c'est et pourquoi vous devriez vous en soucier.

Qu'est-ce qu'une source unique de vérité?

Une source unique de vérité (SSOT) est une plate-forme qui stocke toutes les informations dont vous avez besoin pour prendre des décisions dans votre entreprise - et les met à la disposition de tous. Il représente la source ultime d'informations sur tout ce qui concerne votre entreprise. Cela comprend les décisions et les processus relatifs aux produits, au marketing, aux ventes, à l'embauche, au support, aux opérations et tout le reste. Mais une seule source de vérité ne fonctionne que lorsqu'elle est toujours mise à jour et maintenue. S'il prétend disposer des informations les plus récentes et les plus précises sur, par exemple, votre recherche client, mais que votre vice-président du marketing a un rapport plus récent sur son disque dur local, alors votre source unique de vérité devient peu fiable. Pour tous les avantages, créer une source unique de vérité n'a pas besoin d'être compliqué. En fait, si vous utilisez déjà un outil de gestion de projet centralisé, vous êtes déjà sur la bonne voie. En effet, le bon outil de gestion de projet vous permettra d’avoir une source unique de vérité sans effort. C'est déjà la maison pour tous vos travaux quotidiens; un espace central où vivent vos fichiers, dates d'échéance et mises à jour de statut. Et en tant que sous-produit de ce travail, il établit une source unique de vérité qui est toujours mise à jour et précise, sans nécessiter de travail supplémentaire à maintenir. Voici quelques façons dont l'utilisation de votre outil de gestion de projet comme source unique de vérité peut vous aider à améliorer votre travail.

Récupérez le temps que vous consacrez aux tâches d'administration et de préparation

“Où est passé mon temps aujourd'hui? » Si vous avez posé cette question ne serait-ce qu'une seule fois parce que vous aviez l'impression d'avoir très peu fait, certains coupables potentiels sont:

  • Rencontres

  • Créer des rapports manuellement

  • Faire une tâche à nouveau

  • Attendre que les autres vous donnent les informations dont vous avez besoin

De nombreuses personnes conservent les informations sur lesquelles elles travaillent dans leurs blocs-notes, calendriers, e-mails et documents privés. Et à cause de ces silos d'informations, il faut plus de temps pour communiquer les progrès, partager des documents et répondre aux questions. Non seulement cela: vous pouvez finir par effectuer des tâches en double et même effectuer des tâches redondantes. Et s'il existait une plate-forme unifiée contenant toutes vos informations internes importantes - telles que les notes de réunion, les mises à jour de statut et les commentaires des clients - pour que vous puissiez simplement travailler? Au lieu de passer des heures chaque mois à rechercher les détails du projet, les échéances et les documents, vous saurez toujours où trouver ce dont vous avez besoin, afin de pouvoir vous lancer directement dans votre travail, tous les jours.

Réduisez le besoin de réunions

UNE Étude Harvard Business Review a constaté que les employés d'une grande entreprise passaient 300 000 heures par an à soutenir la réunion hebdomadaire du comité exécutif. En d'autres termes, ces collaborateurs ont passé 34 années collectives en l'espace d'un an rien que pour communiquer l'avancement de leur projet! Avec une seule source de vérité, vous pouvez réduire le besoin de réunions de progrès constant pour mettre à jour les parties prenantes ou mettre les nouveaux membres de l'équipe au courant. Au lieu de cela, avec un enregistrement complet de l'historique de votre projet décrit et facilement accessible, vous pouvez donner à chacun dans votre entreprise un point de référence central. Avec un accès instantané à toutes les informations dont ils ont besoin, ils peuvent obtenir des mises à jour en temps réel sans interrompre leur rythme - ou planifier une autre «synchronisation rapide».

De meilleurs flux de travail, une responsabilité plus forte, plus de transparence

La visibilité de la charge de travail et la collaboration en équipe font partie des principaux impacts positifs des outils de gestion de projet centralisés, Capterra’s research révélé. Cela a du sens: pourquoi créer une source unique de vérité alors que tout le monde n'est pas à bord pour le faire, eh bien, le source unique de vérité? L'utilisation de votre outil de gestion de projet comme SSOT permet de mettre en lumière une communication importante. Au lieu de travailler dans des espaces isolés comme le courrier électronique et le chat, vous pouvez centraliser toutes les informations du projet. Cela élève votre organisation de trois manières distinctes: Premièrement, les flux de travail deviennent plus rationalisés. Les rapports quotidiens et hebdomadaires sont réunis au même endroit pour que chacun puisse s'y référer. Les gens peuvent configurer leurs tâches pour la journée en fonction des progrès des autres et intervenir lorsque plus de têtes sont nécessaires sur une partie spécifique du projet. Toutes les zones de friction et de stress deviennent faciles à identifier et à corriger. Deuxièmement, chacun reste responsable à tout moment. Parce qu'il est facile de voir qui travaille sur quel ensemble de tâches, des exemples de "J'ai pensé toi étaient ceux qui s'occupaient de ça! devenir beaucoup plus petit. Et avec des fonctionnalités telles que la gestion des versions de fichiers, le bon outil rendra également l'état actuel de chaque travail plus clair (donc plus besoin de travailler à partir d'anciens fichiers obsolètes). Et troisièmement, permettre à chacun de voir le développement actuel du projet conduit à une culture d'entreprise plus ouverte et transparente. Avec une seule source de vérité, cela se produit automatiquement, éliminant le besoin pour les gestionnaires et les cadres de saisir de longues mises à jour de statut et permettant à vos employés de prendre des initiatives en fonction des données.

Alignez votre équipe…

Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi certains projets échouaient? Un rapport ont découvert ces principales causes d'échec du projet:

  1. Changement des priorités de l’organisation (39%)

  2. Changement des objectifs du projet (37%)

  3. Collecte des exigences inexactes (35%)

  4. Vision inadéquate (29%)

  5. Mauvaise communication (29%)

Deux des cinq causes (# 2 et # 3) proviennent du manque d'alignement de l'équipe interne. Cela peut arriver à n'importe quel niveau organisationnel, mais volonté se produire au sein de votre équipe si tout le monde est au cœur de son travail sans aucun endroit central pour stocker l'avancement du projet. Du travail basé sur des exigences obsolètes à la hiérarchisation des tâches différemment, les projets peuvent dérailler de plusieurs façons - et si vous ne vous concentrez pas sur l'alignement (et le réalignement lorsque les choses changent), vous pourriez rapidement trouver votre projet déraillé . Non seulement cela, mais 80% des répondants selon l’enquête de Geneca, ils ont passé la moitié de leur temps à retravailler, ce qui est l’une des principales causes de retards. Et l'une des principales causes de retouche? Manque d'alignement. Si vous ne disposez pas d'un SSOT où votre équipe peut facilement voir sur quoi elle devrait travailler (et pourquoi), vous voudrez peut-être vous attacher pour un travail supplémentaire à venir.

… Et alignez votre organisation

Le manque d'alignement à l'échelle de l'organisation est la raison derrière deux autres des causes d'échec du projet ci-dessus (# 1 et # 4). Désormais, avoir une source unique de vérité ne créera pas comme par magie un alignement entre toutes les équipes, ne fixera pas des objectifs communs et ne définira pas une vision d'entreprise. Mais cela vous aidera à faciliter cet alignement une fois que vous aurez défini votre plan d’orientation de l’entreprise. Les objectifs à long terme sont ce qui alimente les grandes décisions. Et les grandes décisions conduisent toutes les autres décisions. Une source unique de vérité permet de suivre la direction que l'entreprise envisage de prendre en centralisant la stratégie et la planification - pas seulement les projets individuels - et la partage avec les personnes qui vont vous aider à y parvenir. Et des objectifs à long terme mal alignés sont tout à fait risqués. Car voici le problème: si quelqu'un ne sait pas où va l'entreprise au cours de l'année à venir, pensez-vous vraiment qu'il va frapper à la porte d'un dirigeant pour demander? Nan. Ils travailleront à partir de toutes les informations qu’ils peuvent trouver. Et s’ils n’en trouvent pas, ils le piloteront. L'ailer peut difficilement être considéré comme une bonne stratégie. Un bon SSOT de haut niveau donne une vue d'ensemble de votre organisation car il contient de la documentation telle que:

Avec l'aide d'un SSOT, tout le monde dans votre entreprise peut traiter les uns les autres, votre marché et vos clients de manière cohérente, contribuant ainsi à votre orientation et à votre croissance à long terme.

Planifiez vos futurs projets, à toute épreuve

Pensez-y une seconde: que ressentez-vous lorsque vos projets sont terminés à temps (ou même à l'avance)? Quand tous les buts sont touchés ou dépassés? Quelles sont les récompenses et les avantages que vous pouvez récolter longtemps après la fin du projet? Considérez maintenant exactement le contraire. Que se passe-t-il lorsque vous manquez les délais? Comment cela affecte-t-il les autres équipes et votre entreprise dans son ensemble? L'avantage d'avoir une seule source de vérité est que vous pouvez collecter des données sur tous les projets que vous terminez et, par conséquent, prédire le temps qu'il vous faudra pour terminer le prochain. Pas seulement ça - vous pouvez piste comment des personnes, des ressources et des budgets spécifiques ont affecté l'avancement d'un projet. Alors maintenant, au lieu de vous fier à vos instincts et à vos estimations, vous pouvez planifier en fonction du succès historique. L'alternative à cela est de chasser les équipes qui ont travaillé sur des projets antérieurs pour comprendre leur propre efficacité de projet à partir de leurs estimations et de leur mémoire. À moins qu'ils n'aient méticuleusement suivi leur temps et les tâches et étapes correspondantes, vous ne pouvez jamais savoir à quel point leurs hypothèses sont correctes. Avec une seule source de vérité, vous pouvez être assuré que chacun dans votre entreprise dispose des informations dont il a besoin pour faire son meilleur travail. C’est aussi simple que ça. Si cela ressemble à un endroit dans lequel vous aimeriez être, découvrez comment vous pouvez y arriver avec les projets de travail d'équipe et les espaces de travail d'équipe. Démarrez un essai gratuit pour commencer à créer votre SSOT et faire les bonnes choses au bon moment.