Plus que la moitié de tous les projets sont livrés après la date limite ou dépassent le budget. Pour la plupart des entreprises, c’est un problème suffisamment important. Mais pour les entreprises de services professionnels - agences de marketing, consultants informatiques, services gérés - c'est un problème encore plus grave. Parce que lorsque vous gérez un projet de services professionnels, vous êtes également responsable de l’activité de votre client. Si un projet est en retard ou dépasse le budget - un campagne de marketing ne démarre pas à temps, les coûts de migration de données deviennent incontrôlables - cela a un impact immédiat sur l'activité de votre client. Et cela affecte directement la façon dont votre client se sent votre affaires. Mais il peut être difficile de placer toutes les pièces mobiles aux bons endroits. Il existe un certain nombre de raisons pour lesquelles les projets prennent du retard, dépassent leur budget ou ne parviennent tout simplement pas à répondre aux attentes. Ce qu'ils ont tous en commun, cependant, c'est que chacune de ces raisons aboutit à un résultat moins que parfait pour votre client - et, à son tour, nuit à votre relation avec lui. Identifier les problèmes est la première étape pour les résoudre. Voici les principales raisons pour lesquelles les projets de services professionnels échouent.

Mauvaise communication

Le plus souvent, un projet échoue parce que la définition du succès n’est pas clairement articulée. Lorsque les équipes ne connaissent pas l'objectif qu'elles visent, il est plus facile pour elles de rater la cible. Au niveau du projet, trop souvent, les équipes ne savent pas où adresser leurs questions, transformant la communication en corvée: les e-mails et les chats sont envoyés aux mauvaises personnes et les questions se transforment en fils de discussion compliqués et chronophages. Lorsque la communication échoue ainsi, les membres de l'équipe cessent de voir le travail à accomplir et voient plutôt une série de questions sans réponse qui les empêchent de faire leur travail. Lorsque votre objectif est d'agir rapidement et de faire du bon travail, une mauvaise communication peut empêcher toute l'équipe de faire son travail.

Fluage portée

Le fluage de la portée est presque impossible à éviter et souvent hors de votre contrôle. En réalité, 52% de tous les projets achevés au cours des 12 derniers mois a subi une dérive de la portée ou des modifications incontrôlées de la portée du projet. Cela est particulièrement vrai dans les services professionnels. (En fait, nous en avons déjà parlé. À l'époque où nos fondateurs dirigeaient une agence Web, ils appelaient "autoriser le fluage de la portée" comme suit: l'une de leurs 12 principales erreurs.) C’est un vrai problème, d’autant plus que le rythme de la technologie augmente. Imaginons que vous construisiez un nouvel outil de chat client, par exemple. Lorsque vous avez lancé le projet il y a six mois, l'intelligence artificielle (IA) n'était même pas une chose. Mais maintenant, votre client ne veut pas seulement un outil de chat, il en veut un avec l'IA. Les poteaux d'objectif ont changé et les avantages que vous offrez sont réduits. Cela vous laisse coincé entre un client mécontent et une attente irréaliste.

Un manque de transparence

Gérer un projet selon un budget et un calendrier est déjà assez difficile, mais lorsque vous ne pouvez même pas voir toutes les parties, ou comment ces parties s’emboîtent, c’est presque impossible. Et il n’ya aucun moyen pour vous ou votre équipe de voir comment le travail s’inscrit dans l’objectif global du projet. Pour compliquer les choses, les équipes travaillent souvent sur plusieurs outils - une feuille de calcul ici, une instance de logiciel de gestion de projet là-bas. Le stockage des informations dans différents outils rend l’évaluation de l’état d’un projet difficile et prend du temps. De plus, votre temps est consacré à la mise à jour des feuilles de calcul et à la redistribution des informations plutôt qu'à la résolution de vrais problèmes de projet. Sans une vue précise et opportune des performances de votre équipe sur des tâches particulières, il est presque impossible de gérer les délais et d’allouer des ressources entre les projets. Et lorsque les informations ne sont pas disponibles - votre équipe ne sait pas où les trouver ni à qui demander - des journées entières peuvent être gaspillées à trouver ce qu'il faut faire.

Ressources limitées

Un manque de ressources peut rapidement saper la façon dont tout projet est géré. Sans une bonne compréhension des personnes et des compétences dont vous disposez, et une compréhension de ce sur quoi les membres de l'équipe travaillent tout le temps, les priorités sont souvent mal gérées. Les membres de l'équipe sont amenés à travailler sur ce qu'ils considèrent comme des «emplois plus importants» ou vous vous retrouvez avec le nouveau diplômé travaillant sur un travail critique.

Manque d'alignement entre les équipes

La collaboration est complexe. Et cette complexité est souvent due à la distance, aux objectifs mal alignés et aux personnes. Quelle que soit la raison, lorsque les équipes ne sont pas sur la même longueur d'onde sur la façon d'aborder un problème - ou ont des objectifs divergents - les chances de réussite d'un projet diminuent considérablement.

Que pouvez-vous faire à ce sujet

Réaliser que vous avez un problème est nul. Mais c'est tellement mieux que d'avoir un problème et ne pas le réaliser. Pour vous aider à identifier les problèmes pour vous et votre équipe, essayez l'exercice suivant. Pensez aux trois derniers projets auxquels vous avez participé et qui ne se sont pas bien déroulés. Ensuite, énumérez les raisons pour lesquelles vous pensez que ces projets ont connu des difficultés. Demandez maintenant aux autres personnes qui ont travaillé sur ces projets de faire la même chose. Comparez les notes. Voyez-vous un thème commun? Différentes personnes ou sous-équipes ont-elles des problèmes différents? Voyez-vous beaucoup de petits détails mal tourner ou un problème structurel majeur que vous devez résoudre? La plupart du temps, c'est un mélange de tout. C’est pourquoi nous croyons en gestion de projet global. La gestion de projet dans son ensemble consiste à prendre soin des détails - comme les tâches et les délais - afin que vous puissiez concentrer votre énergie et votre créativité sur la prestation du travail que vos clients aiment. Et c’est aussi pourquoi nous avons mis en place Gestion de projet Big Picture 101, un cahier pratique avec des conseils, des informations et des exercices, pour vous aider à vous concentrer sur la façon dont vous pouvez améliorer vos projets et offrir plus à vos clients. Consultez le classeur pour en savoir plus. En attendant, nous aimerions savoir - quel est, selon vous, le principal responsable des projets qui ont échoué? Et que faites-vous pour l'éviter?