Lorsque vous êtes dans une agence, vous disposez de ressources limitées pour jouer: temps limité, argent limité et puissance humaine limitée. Peu importe la qualité de vos meilleurs employés, ils ont probablement encore des besoins de base dont ils doivent prendre soin, comme dormir, manger et regarder Netflix. Ces types de limitations constituent un défi pour toute entreprise. Mais ce défi est amplifié pour les agences: non seulement vous travaillez avec des exigences clients en constante évolution, mais vous devez également penser à la croissance de votre propre entreprise et être en mesure d'évaluer rapidement si vous disposez de la bande passante nécessaire pour entreprendre de nouvelles activités au cours d'une période donnée.

Lorsque nous nous sommes associés à HubSpot pour interroger des experts d'agence sur les leçons qu'ils ont tirées de projets qui ont mal tourné, les problèmes de ressources sont apparus à maintes reprises comme l'une des choses les plus délicates à résoudre. (Voulez-vous voir ce qui a fait la liste? Consultez l'ebook!)

“Nous disposons d’un nombre limité de ressources, et c’est suffisant si vous planifiez correctement », Jodie Robinson, Directrice des comptes groupe chez Partenaires Velocity dis-nous. "Mais en raison de la nature de l'entreprise, vous ne pouvez pas être certain de ce qui va se passer. Nous rencontrons des problèmes presque tous les jours: les clients sont en retard avec les commentaires, une nouvelle partie prenante arrive de manière inattendue, les équipes créatives ont peut-être simplement besoin de plus de temps pour faire le travail.

“Cela a automatiquement un effet sur tout le reste », a-t-elle expliqué. "Mais alors, vous devez toujours vous en tenir au même calendrier, donc il y a cette bataille constante entre les priorités et la façon dont nous pouvons voler les ressources d'un autre projet sans en mettre un autre en danger."

Savoir comment allouer vos ressources - et avoir une image complète des ressources que vous pouvez allouer en premier lieu - est essentiel pour vous frayer un chemin à travers des délais serrés et des délais changeants.

Pour allouer correctement les ressources, vous devez toujours avoir une vue d'ensemble à l'esprit. Et faire cette, vous devez tout suivre pour savoir exactement où vont le temps et l’énergie de votre équipe, ce qui est dû, quand et combien d’heures il vous reste à répartir.

Pour Perry Nalevka, PDG et fondateur de Stratégies de pingouin, ces informations sont essentielles pour savoir exactement ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas et ce qui nécessite une attention immédiate. «J'ai besoin de connaître les ressources dépensées sur chaque compte, chaque mois, afin de pouvoir identifier quels sont les problèmes et creuser pour voir pourquoi», a expliqué Perry. "Cela ne peut être fait que si vous suivez tout." Et si vous ne l’êtes pas? "Toute agence qui ne le fera pas découvrira à quel point c'est important quand il sera trop tard."

C’est une pratique qui présente des avantages à la fois à long terme et à court terme. Non seulement cela vous aide à repérer les problèmes de ressources ou les écarts de délai avant qu'ils ne se produisent, mais il vous aide également à vous forger une image plus large de la façon dont vous livrez dans l'ensemble et des domaines dans lesquels vous pouvez vous développer.

“Il est essentiel de comprendre vos capacités et vos ressources, car nous devons être en mesure de savoir quand embaucher », a déclaré Perry. «Lorsque vous êtes une équipe de cinq ou six personnes, vous pouvez le découvrir manuellement. Mais quand on arrive à 30 ou 40 personnes, ce n’est pas si facile. » Avoir tout mappé à l'aide d'une fonctionnalité comme Charge de travail signifie que vous pouvez voir où se trouvent les lacunes, ce qui vous permet de planifier plus efficacement l'ouverture de nouveaux comptes et le développement de votre entreprise - sans sacrifier la qualité ni perdre la confiance et la satisfaction des clients.

Cela vous aide également à faire avancer les choses même lorsque l'inattendu se produit. Comme Jodie mentionné ci-dessus, les problèmes du côté du client peuvent parfois changer de manière inattendue. Et dans une agence, lorsqu'un projet est hors-piste, cela en entraîne généralement plusieurs autres. (Timberrrrr!)

Par exemple, attendre l'approbation du client - en particulier lorsqu'il s'agit d'obtenir l'approbation de plusieurs parties prenantes sur des travaux plus importants - peut prendre du temps. Si vous ne faites pas attention, cela peut rapidement faire dérailler vos échéanciers soigneusement élaborés. Lorsque cela se produit, ce que vous ne voulez absolument pas, c'est que votre équipe soit bloquée à se tourner les pouces pendant qu'un projet est en attente, pour se retrouver avec toutes ses principales échéances se heurtant soudainement un jour.

En utilisant une fonctionnalité comme le Vue du planificateur dans la charge de travail vous donne des informations visuelles immédiates (comme une carte thermique à code couleur) qui vous permet d'éviter ce scénario, de maintenir la charge de travail de votre équipe équilibrée et de donner aux clients des délais plus réalistes lorsque les délais changent. Être capable de vérifier rapidement et facilement les capacités de chacun, de réaffecter le travail et, en fin de compte, d’optimiser vos ressources est la clé pour des équipes plus heureuses et plus productives - et des clients plus heureux et plus satisfaits.

(Et si vos ressources sont magnifiquement optimisées, mais que vous constatez que votre projet commence à devenir incontrôlable pour autre les raisons? Consultez notre ebook pour plus d'informations de la part des experts de l'agence qui ont été là, fait cela.)

Le TL; DR:

  1. Votre équipe est la ressource la plus précieuse dont vous disposez. Vous ne pouvez (probablement) pas les cloner, vous devez donc savoir comment répartir leur temps et leur énergie.

  2. Peu importe votre préparation, les choses vont changer. Le plan de projet que vous avez élaboré au départ est précieux, mais il est encore plus précieux d’être flexible, de savoir où il y a de la place pour déplacer les choses et de pouvoir réfléchir sur vos pieds.

  3. Suivez tout, sinon vous ne saurez pas que vous êtes de-piste (ou en route vers un désastre!) jusqu'à ce qu'il soit trop tard.