Nous avons conçu des projets de travail d'équipe pour vous aider, vous et votre équipe, à être plus productifs, et nous aimons savoir comment vous utilisez notre logiciel pour faire avancer les choses. (Nous faisons vraiment!) C'est pourquoi nous vous proposons cette série de blogs: pour mettre en évidence certaines de nos fonctionnalités les plus efficaces dont vous n'avez peut-être pas encore entendu parler, et vous expliquer comment elles peuvent travailler pour vous et votre équipe. Sujet du jour: Comment personnaliser les autorisations et les paramètres de confidentialité de vos projets de travail d'équipe en fonction de vos besoins, du niveau du site jusqu'à une tâche simple. En fonction de l'entreprise, de l'équipe ou du projet, il y a presque toujours des cas où vous devrez verrouiller un projet, une liste de tâches, un fichier ou un message spécifique pour qu'il ne le visualise que par un certain groupe de personnes. Vous travaillez peut-être avec des informations sensibles ou des mises à jour confidentielles qui ne peuvent pas être partagées au sein de l’équipe ou de l’entreprise. Pour des moments comme ceux-ci, nous sommes là pour vous. Teamwork Projects possède certains des paramètres d'autorisation les plus granulaires et personnalisables de tous les logiciels de collaboration et de gestion du travail, vous pouvez donc faire beaucoup! Voici comment vous pouvez personnaliser les autorisations et les paramètres de confidentialité dans tous les projets Teamwork afin de savoir exactement qui voit quoi. 👀 Psst! Vous recherchez une aide-mémoire rapide sur tous les différents types d'utilisateurs, sous forme de tableau facile à digérer? Ajoutez ceci à vos favoris.

Définition des autorisations par défaut pour les nouveaux utilisateurs

Teamwork Projects est transparent de par sa conception, ce qui signifie que notre paramètres d'autorisation par défaut donner aux nouveaux utilisateurs une visibilité sur l'ensemble d'un projet ainsi que la possibilité de modifier et de mettre à jour les éléments du projet. Mais il est très facile de définir vos propres autorisations par défaut pour les nouveaux utilisateurs dans les projets Teamwork. Voici comment procéder: tout d'abord, allez en haut à droite de votre profil et choisissez l'option "Paramètres". (Vous devez être le propriétaire ou l'administrateur du site pour faire ce bit.) Ensuite, sélectionnez l'option «Modèles» et faites défiler jusqu'à «Nouvel utilisateur sur le projet» à la fin de la page. À partir de là, vous pouvez définir différentes autorisations par défaut pour les utilisateurs de la société propriétaire, des sociétés externes et des collaborateurs. Vous pouvez contrôler les autorisations sur des éléments tels que la mise à jour des jalons, des listes de tâches, des tâches, des messages, des blocs-notes et des liens. Vous pouvez également personnaliser ce que les nouveaux utilisateurs voient: par exemple, l'heure de connexion des autres utilisateurs, les mises à jour du projet, les messages et les fichiers.

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Définition des autorisations utilisateur sur un projet

Certains projets nécessitent un peu plus de confidentialité que d'autres, de sorte que les autorisations des utilisateurs peuvent également être personnalisées au niveau du projet. Si vous êtes propriétaire de site, administrateur ou administrateur de projet, vous pouvez personnaliser les autorisations des utilisateurs au niveau du projet. . Cela signifie que vous pouvez personnaliser ce que chaque utilisateur d'un projet peut modifier et afficher. Pour ce faire, accédez à la section "Personnes" de votre projet, passez la souris sur l'utilisateur dont vous souhaitez modifier les autorisations, puis sélectionnez "Modifier les autorisations du projet". Vous pouvez désormais personnaliser leurs paramètres en fonction de vos besoins, depuis définition des autorisations relatives aux tâches et aux jalons pour accéder aux messages et aux fichiers.

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Si vous voulez vous assurer de n'avoir rien manqué, vous pouvez usurper l'identité de l'utilisateur dont vous modifiez les autorisations pour vérifier qu'il a accès à tout ce qu'il devrait voir (et à rien qu'il ne devrait pas). Voici un très pratique répartition des autorisations et accès par défaut pour les utilisateurs et les collaborateurs afin que vous puissiez mieux comprendre qui peut voir quoi dès le départ.

Définition de la confidentialité sur une liste de tâches

Parfois, vous devrez peut-être uniquement restreindre l'accès à une liste de tâches spécifique dans un projet. Pas de problème: c'est simple définir la confidentialité sur une liste de tâches afin qu'il ne soit verrouillé que pour un certain nombre de personnes. Pour ce faire, cliquez sur la flèche déroulante à côté du nom de votre liste de tâches, sélectionnez «Modifier la liste des tâches», puis sélectionnez l'onglet «Confidentialité». De là, vous pouvez définir la confidentialité pour une entreprise spécifique ou pour un certain groupe de personnes. Sachez simplement que vous ne pouvez pas bloquer les administrateurs du site de l'entreprise propriétaire de toute liste de tâches; cela signifie qu'ils peuvent toujours tout voir, dans n'importe quel projet, sur le site pour lequel ils sont administrateurs. Une fois défini, vous verrez un petit cadenas à côté du nom de la liste des tâches. Lorsque vous passez la souris dessus, vous pouvez voir exactement qui peut afficher la liste des tâches. Toutes les tâches qui font partie de la liste des tâches héritent de ce paramètre de confidentialité et sont donc également verrouillées pour être visualisées par le groupe de personnes sélectionné. Vous n'avez donc pas à vous soucier de la confidentialité des nouvelles tâches que vous ajoutez.

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La confidentialité peut être définie sur toutes les fonctionnalités du projet, comme jalons, messages, des dossiers, liens, tâches, , et des cahiers. . Comme toujours, si vous avez des questions sur la configuration des autorisations utilisateur ou l'ajustement des paramètres de confidentialité, envoyez-nous un e-mail à support@teamwork.com et nous serons heureux de vous aider. Nous aimerions entendre ce que vous pensez. Comment utilisez-vous les paramètres de confidentialité dans les projets de travail d'équipe? (Si c'est trop privé pour nous le dire, nous comprenons.) Quelles autres fonctionnalités aimeriez-vous nous voir couvrir dans cette série? (Avez-vous vu notre premier article sur ajouter des éléments aux projets de travail d'équipe par e-mail encore?) Faites-nous savoir dans les commentaires.