Qu'il s'agisse d'une panne de communication, d'un fluage de la portée ou simplement d'une torsion inattendue - toi étaient le client tout le temps! ((Haleter) — - il n’ya pas d’horreur comme un projet qui a mal tourné. Mais n'ayez crainte. Être confronté à un monstre de gestion de projet peut être effrayant, mais il existe des moyens de combattre la bête et de l'emporter. Poursuivez votre lecture pour voir à quel monstre archétypique le problème de votre projet ressemble le plus, et comment en sortir indemne à la fin.

Le monstre:Mummy

Le problème: vous vous laissez emporter par les petites choses Les détails sont importants, mais nous savons tous que le fait d'être trop pris dans les détails peut vous entraîner vers le bas. Que ce soit l'administrateur qui vous empêche d'entrer réellement dans votre zone idéale de production, ou que vous soyez tellement pris à essayer de rendre chaque petite chose parfaite que vous perdez de vue la vue d'ensemble, vous devez parfois prendre du recul et voir la forêt, pas les arbres. Comment résoudre le problème: Équilibrer vos objectifs à long terme avec vos tâches à court terme peut être délicat. C’est pourquoi il est si important de définir votre stratégie et de garder vos objectifs globaux au premier plan à tout moment. Demandez-vous souvent si ce que vous faites actuellement vous aide à atteindre ces objectifs, et si vous constatez que vous répondez par plus de non que de oui, il est temps de faire le point. Quand il s'agit de créer votre plan de haut niveau de ce que vous voulez réaliser, cela peut être aussi simple - et aussi difficile - que de prendre un morceau de papier et de vraiment distiller vos idées jusqu'à ce qu'elles deviennent des éléments exploitables sur lesquels vous pouvez travailler, mesurer et compléter. Utiliser les bons outils peut vous aider à tracer les choses et à suivre vos progrès au fur et à mesure que vous accomplissez des tâches qui vous mènent vers vos objectifs (si satisfaisants), mais même le meilleur outil est destiné à compléter votre stratégie, pas à la remplacer, alors bien faire ce travail de base est essentiel. En ce qui concerne le travail administratif quotidien qui peut souvent détourner votre attention de ces objectifs à long terme, essayez de le contrer en planifiant du temps régulier ininterrompu pour vous concentrer exclusivement sur les choses qui vous rapprochent de l'endroit où vous voulez être. Définissez un bloc de temps récurrent dans votre calendrier pour vous permettre de vous lancer dans un flux productif et faites savoir à vos collègues que vous ne serez pas disponible. Ensuite, faites une liste de vos trois principales priorités liées aux objectifs pour passer et concentrer vos énergies exclusivement là-bas. Sentez-vous accompli. Répéter. (Et lorsque vous avez terminé, n'oubliez pas de rattraper votre administrateur.)

Le monstre:Vampire

Le problème: la vie est aspirée par votre équipe Votre équipe se sent-elle… épuisée? Vous manquez d'un élément vital essentiel? Peut-être que l’attitude d’une personne fait chuter l’équipe, ou peut-être que vous vous heurtez à un moral bas et que vous ne savez pas pourquoi ni d’où cela vient. En d'autres termes: il y a un vampire métaphorique au milieu de vous, aspirant la vie de votre équipe. Votre bulbe d'ail: Tout d'abord: identifiez la source du problème. Pouvez-vous dire d'où vient la négativité et pourquoi? Est-ce un mécontentement face à la manière dont un projet est géré, une frustration face à un processus fastidieux, microgestion, , ou un manque de reconnaissance? Ce sont toutes des choses qui peuvent faire tomber un individu ou une équipe, mais cela vaut la peine d’essayer de s’attaquer à la source et de la transformer en commentaires exploitables pouvant être utilisés pour améliorer votre flux de travail. Il est également possible, bien sûr, que quelqu'un traverse une situation difficile dans sa vie personnelle. C'est plus compliqué, car vous ne voulez pas dépasser vos limites, mais si vous vous sentez à l'aise de proposer d'écouter, cela peut souvent avoir plus d'impact que d'essayer de fournir des solutions. S'il n'y a pas de cause profonde discernable mais que vous voyez toujours beaucoup de négativité, la plupart du temps, vous avez peut-être affaire à une personne négative. S'il s'agit de votre subordonné direct ou si vous devez travailler en étroite collaboration, cela peut valoir la peine de parler en tête-à-tête, mais si ce n'est pas le cas, la meilleure chose à faire est de limiter votre exposition et d'éviter de contribuer à des propos négatifs ( y compris les ragots et le discours intérieur négatif). Une autre chose à garder à l'esprit: les vampires ne peuvent pas voir leurs propres reflets. Si vous pouvez sentir la présence d’un vampire négatif au milieu de vous, mais que vous ne pouvez pas en voir un… peut-être cette fois… tu es le vampire? ? Cela craint, mais ce n’est pas la fin du monde - et le réaliser est la première étape pour y remédier. Vérifiez votre langage pour tout signe de négativité sous-jacente, comme les jeux de blâme ou les commentaires moins que positifs sur les autres, et essayez de remettre en question vos pensées négatives avant qu'elles ne quittent votre bouche. Vous serez de retour au soleil en un rien de temps.

Le monstre: Frankenstein’s monster

Le problème: votre création est devenue incontrôlable Vous aviez les meilleures intentions du monde, mais une fois que toutes les parties prenantes - et plusieurs non-parties prenantes - se sont impliquées, votre projet s'est transformé en autre chose. Vous savez ce qu'ils disent: trop de scientifiques gâchent l'expérience. Et trop de chefs de projet improvisés dépassent la portée. Donnez-lui un but: Le monstre de Frankenstein n’était pas intrinsèquement un méchant, il manquait simplement de but. Pour éviter toute dérive de la portée, vous devez définir les paramètres de votre travail avant de commencer et être clair dès le départ lorsque quelque chose s'écarte de ce plan. Ceci est particulièrement important lorsque vous traitez avec des clients et que déplacer la portée de votre projet à mi-chemin aurait des effets significatifs sur la livraison de votre travail et, surtout, sur vos résultats. Mais c'est tout aussi important lorsque vous définissez des attentes en interne. Soyez franc: vous pouvez toujours dire quelque chose comme: «Nous serions heureux de faire cela, mais cela ne fait pas partie de notre projet actuel. Voulez-vous discuter de ce à quoi pourrait ressembler son intégration, en termes de coûts et de délais? » Mais vous n’avez pas toujours à dire oui non plus - si vous n’avez pas les ressources nécessaires pour entreprendre un travail en dehors de ce qui avait été initialement convenu, soyez ferme et reconnaissez que cela ne faisait pas partie du plan que vous avez budgété. Tout cela est peut-être bien beau dans un monde idéal, mais comment dériver la portée lorsque vous y êtes déjà? Pouvez-vous annuler Frankenstein votre projet? Dans ce cas, vous avez des évaluations à faire. Asseyez-vous et organisez votre projet, y compris les nouveaux engagements que vous avez promis. Réduisez le tout à l'essentiel: que devez-vous offrir? À quoi ressemble le succès de votre projet? Identifiez ce qui est nécessaire et supprimez ce qui ne l'est pas. Ensuite, communiquez-le à vos parties prenantes, afin qu'elles sachent à quoi elles doivent s'attendre - et ainsi vous pouvez limiter toute dérive supplémentaire de la portée.

Le monstre: The house itself

Le problème: vous êtes coincé dans d'anciens processus Toiles d'araignées, planchers grinçants, lumières crépitant tout seul… la structure qui vous servait autrefois bien est maintenant devenue votre ennemie. Vous vous accrochez à d'anciens processus et façons de faire, même s'ils ne sont manifestement plus adaptés à votre objectif. Franchement, il est temps de rénover - ou de déménager complètement. Appelez les décorateurs: Si votre processus vous laisse tomber, il ne suffit pas d'appliquer une nouvelle couche de peinture dessus et d'espérer le meilleur; vous devez réparer les fondations. Si vous avez utilisé un outil pour gérer votre travail, c'est le moment idéal pour utiliser ses fonctionnalités de création de rapports pour voir exactement où et comment votre temps est passé. Constatez-vous que votre équipe est retardée à chaque fois au même stade de votre flux de travail? Peut-être que vous êtes ralenti dans l'attente des approbations des décideurs ou des clients. Ou peut-être trouvez-vous que la plupart de ce que vous faites chaque jour ne fait même pas partie de votre flux de travail défini, mais se présente plutôt sous la forme de demandes de dernière minute, hors ligne ou ad hoc qui glissent entre les mailles du filet mais mangent tout votre temps. La première étape consiste à trouver où le tuyau de productivité fuit et à le réparer. La vérité (parfois inconfortable) est que, pour qu'un processus soit efficace, vous devez le construire autour de votre flux de travail réel, et non de votre flux de travail idéal. Donc, si cela implique beaucoup de demandes de dernière minute ou ad hoc, vous devez trouver un moyen de les intégrer, au lieu de prétendre qu'elles n'existent pas et de vous laisser distraire et de lutter pour répondre. Interrogez le problème en demandant cinq pourquoi jusqu'à ce que vous arriviez au cœur du problème. Dans l'exemple des demandes ad hoc qui vous prennent du temps, vous constaterez peut-être que c'est parce que vous ne disposez pas d'un processus de demande de tâches officiel. Ou peut-être qu'un manque de visibilité sur la charge de travail des autres signifie qu'ils pensent que vous êtes plus disponible que vous. Peut-être qu’ils manquent même de définition de votre rôle et de ce qu’il englobe. Quoi qu'il en soit, si votre processus vous laisse tomber, il ne suffit pas d'appliquer une nouvelle couche de peinture dessus et d'espérer le meilleur. Vous devez réparer les fondations.

Et enfin…

Ne vous séparez pas!

C’est inévitable: de mauvaises choses se produisent toujours dès que notre groupe de héros courageux se sépare. Vous êtes plus fort en équipe. Ces monstres de gestion de projet se seraient aussi bien débrouillés si ce n’était pas pour vous les enfants qui se mêlent. Avez-vous déjà rencontré un monstre de gestion de projet? Comment gérez-vous les projets effrayants? Faites-le nous savoir dans les commentaires (mais ne nous faites pas peur, nous sommes sensibles).