Conception de site Web en Irlande est, comme son nom l'indique, une société irlandaise de conception de sites Web qui se spécialise également dans commercialisation et l'image de marque pour les entreprises, tant au pays qu'à l'étranger. Avec une équipe composée de nombreux membres de l'équipe possédant leurs propres spécialités et compétences, ils ont commencé à utiliser les projets de travail d'équipe pour rationaliser et optimiser leurs processus internes et leur production externe. Nick Butler, PDG de la société, nous dit dans ses mots ce que Teamwork.com réalise pour la conception de sites Web en Irlande. Vous pouvez télécharger (PDF) notre étude de cas sur Comment la conception de sites Web en Irlande utilise des projets de travail d'équipe pour la conception Web et le marketing numérique.

Alors que notre entreprise entrait dans une phase de croissance, j'étais conscient que je voulais une plate-forme qui garantirait que tous nos projets et tâches, nouveaux et existants, puissent être considérés ensemble en tant qu'équipe afin que nous puissions tous voir ce sur quoi nous travaillions à tout moment. temps. Il était également important que cette plate-forme ait des options de collaboration (à la fois entre l'équipe et avec les clients de l'entreprise); comme nous aimons fournir une clarté à nos clients sur quelle partie de leur projet est en cours d'élaboration s'ils souhaitent savoir à tout moment.

J'ai chargé mon chef de projet Stephen de rechercher quelques options qui répondraient aux critères ci-dessus. Je lui ai également demandé s'il pouvait trouver quelque chose qui, en même temps, pourrait résoudre certains problèmes courants, comme dans l'industrie de la conception de sites Web, dont nous n'étions pas exempts. Ces efforts incluraient l'attribution de tâches aux membres de l'équipe pour la responsabilisation, la garantie qu'aucun élément des projets n'a été oublié / oublié et, si nécessaire, une plate-forme collaborative pour faciliter le travail en dehors du bureau ou à distance.

Après avoir testé et appris la suite Teamwork.com pendant environ deux à trois jours, Stephen est revenu vers moi et était un pro. Il m'a montré ce qu'il était capable de faire pour nous et comment cela pouvait nous aider et j'ai donc été instantanément à bord.

Après une courbe d'apprentissage rapide, toute l'équipe était familiarisée avec les projets de travail d'équipe. Tous les nouveaux membres de l'équipe qui rejoignent l'entreprise sont également formés aux projets de travail d'équipe car il est devenu le logiciel de gestion de projet standard que nous utilisons tous. Ce qui a commencé comme une quête pour utiliser un logiciel de gestion de projet a rapidement commencé à récolter de nombreux autres avantages pour l'entreprise.

Comment Teamwork Projects nous a aidés en un coup d'œil:

  • Libéré un temps précieux pour le PDG

  • Résolu les problèmes d'une entreprise de conception de sites Web

  • Création d'une plus grande transparence de travail

  • Augmentation de la qualité du travail et des processus

  • Flux de travail détaillés et systématisés

Libéré un temps précieux pour le PDG

En tant que PDG de Ireland Website Design, j'ai la responsabilité constante de générer des revenus pour l'entreprise afin que l'équipe puisse être rémunérée pour son travail acharné et que le travail acharné puisse aider l'entreprise à se développer. En utilisant les projets de travail d'équipe, je peux voir d'un coup d'œil sur quoi chaque membre de l'équipe travaille à un moment donné. Parallèlement à cela, je peux également consulter les commentaires ou notes entre l'équipe et les clients respectifs. En substance, je n'ai pas à vérifier avec chaque membre de l'équipe et avec chaque projet respectivement pour les mises à jour de statut; Teamwork Projects me présente tout cela. Avec cela, un temps précieux a été libéré pour moi. En externalisant l'élément de microgestion vers le logiciel Teamwork.com, j'ai pu passer plus de temps à générer et entretenir des prospects, à peaufiner et perfectionner notre entonnoir de vente et de marketing, à voyager pour rencontrer des pairs du secteur et des clients potentiels, etc. Peu importe où je me trouvais ou ce que je faisais, avoir des projets de travail d'équipe sur mon ordinateur portable ou mon appareil mobile sous sa forme d'application signifiait que je n'étais jamais vraiment loin d'être au courant de l'action de Ireland Website Design.

Résolu les problèmes d'une entreprise de conception de sites Web

Comme mentionné précédemment, certaines des difficultés courantes que nous avons rencontrées comprenaient l'attribution de tâches aux membres de l'équipe pour la responsabilisation, en s'assurant qu'aucun élément des projets n'était manqué / oublié et si nécessaire et aussi, comme évoqué ci-dessus, la capacité de rester à jour avec le travail. et les projets en dehors du bureau ou en travaillant à distance. En termes d'attribution de tâches aux membres de l'équipe, cela se fait facilement avec les projets de travail d'équipe. Un e-mail de notification peut être envoyé au membre de l'équipe correspondant lorsqu'une tâche lui est assignée. Il existe donc une «trace papier» tangible indiquant qui est responsable de quoi et quand elle lui a été attribuée. Ces tâches précitées peuvent également être personnalisées.

Certaines tâches peuvent être aussi importantes qu'un projet entier - détaillées avec des étapes étape par étape, des dates d'échéance et des descriptions détaillées; tandis que d'autres peuvent être des tâches ponctuelles beaucoup plus petites et singulières telles que «sauvegarde du site Web appartenant au client X». Cette énumération signifie qu'il est très difficile pour une tâche ou une activité (quelle que soit sa taille) de passer à travers le filet.

Avec chaque tâche assignée, elle doit être marquée comme terminée une fois terminée, et pour cette raison, tout ce qui est en suspens est instantanément visible car il reste dans l'état incomplet. Une autre difficulté que Teamwork Projects a réussi à atténuer était l'utilisation de journaux de temps par projet et par tâche. Si un client demandait combien de temps a été passé sur son création de site Web ou la conception de logo, etc., nous pouvons leur montrer l'heure et les dates auxquelles cela a été effectué, ainsi que le temps qu'il a fallu pour terminer. En effet, tout en travaillant sur une tâche, les membres de l'équipe peuvent définir un minuteur sur Teamwork et l'arrêter une fois la tâche terminée. Cela permet d'économiser un horodatage enregistrant l'activité à montrer au client.

Création d'une plus grande transparence de travail

À ce stade, vous pouvez avoir une bonne idée de la façon dont les projets de travail d'équipe offrent un grand sens de la transparence aux membres de l'équipe interne et aux clients externes de l'entreprise. Alors qu'en théorie, l'idée d'enregistrer les heures et les dates et d'attribuer les tâches peut sembler un système rigide et strict, avec les projets de travail d'équipe, cela semble très naturel et facile à faire. Après la courbe d'apprentissage rapide, l'utilisation de ces fonctionnalités devient une seconde nature.

Pendant tout ce temps, même après la fin d'un projet complet, les journaux d'activité et les notes enregistrés pendant toute la durée du projet sont stockés. Cela signifie que les informations sont disponibles si une note ou une phase particulière du projet doit être révisée à tout moment. Cela se rapporte à un système transparent dans lequel vous pouvez afficher et accéder à toutes les informations spécifiques au projet chaque fois que vous en avez besoin.

En ayant tout organisé au même endroit également, le chef de projet peut planifier les ressources qui seront nécessaires à l'avenir et l'entreprise étant plus familière avec les projets à venir, nous pouvons décider si nous pourrions avoir besoin de plus de personnel pour répondre aux besoins. charge de travail imminente.

Augmentation de la qualité du travail et des processus

Depuis l'adoption de l'utilisation des projets de travail d'équipe, moi-même et le chef de projet Stephen avons été heureux de constater une amélioration de la qualité du travail chez Ireland Website Design. Cela ne veut pas dire qu'avant d'utiliser Teamwork, le travail était mauvais ou même inférieur à la moyenne, mais cela souligne plus que la cohérence et les processus éprouvés mis en œuvre avec Teamwork garantissent ce haut niveau de qualité.

Les projets de travail d'équipe offrent un filet de sécurité dans la mesure où le personnel peut surveiller ses procédures et listes de contrôle pour s'assurer que chaque «case» est cochée. Il existe maintenant un processus évolutif et répétable utilisé pour dissuader les erreurs et conserver la cohérence. Nous avons trouvé beaucoup plus facile de tenir des réunions d'équipe car tout le monde connaît et comprend ce qui se passe dans l'entreprise, les étapes des projets et les étapes pertinentes pour avoir une journée de travail productive.

En fait, les tableaux blancs de nos bureaux sont désormais purement décoratifs - ils sont rarement utilisés lors de réunions!

Flux de travail détaillés et systématisés

Comme vous l'aurez compris en lisant ceci, l'un des principaux avantages des projets de travail d'équipe est la façon dont une entreprise peut créer des flux de travail détaillés et systématisés. Cela a conduit à une augmentation notable de la gestion du temps et de la qualité du travail professionnel. À la suite de cela, nous avons également remarqué une augmentation du nombre de renvois à Ireland Website Design. Pour moi, cela démontre qu'en ayant un système tangible de réalisation de projet et de gestion des tâches en place, cela est remarqué par nos clients en termes de qualité de travail, ce qui signifie qu'ils peuvent nous référer en toute confiance à d'autres qui recherchent les services que nous offrons. Teamwork.com fournit une suite d'options dont nous n'avons pas encore pleinement profité - celles-ci s'appellent Teamwork Desk et Teamwork Chat et sont des options que nous avons hâte d'explorer et, espérons-le, de mettre en œuvre. Mieux vaut mettre une note dans les projets de travail d'équipe pour qu'ils soient mis en œuvre.

Les projets de travail d'équipe ont vu un impact bénéfique énorme ici à Conception de site Web en Irlande. Je ne peux tout simplement pas envisager de revenir à une époque sans elle pour la peur très réelle de perdre la traction et la croissance professionnelles que nous avons faites. C'est un outil essentiel pour toute entreprise moderne à la recherche d'une plateforme de gestion de tâches et de projets simple et efficace qui ne les laissera pas tomber.

Vous pouvez télécharger (PDF) notre étude de cas sur Comment la conception de sites Web en Irlande utilise des projets de travail d'équipe pour la conception Web et le marketing numérique.