Cet article couvre tout ce que vous devez savoir sur la gestion de vos utilisateurs dans les projets de travail d'équipe - et comment vous pouvez optimiser votre configuration pour réussir.


Nous savons que les équipes, les départements et les organisations sont complexes. Pas deux sont les mêmes. Et chaque entreprise a des exigences différentes en matière de gestion des personnes et de leur accès à l'information. Notre objectif avec Teamwork Projects est toujours de permettre à nos clients d'avoir un contrôle total sur la façon dont vous gérez votre travail et de vous aider à le personnaliser selon vos propres besoins. Cela inclut la façon dont vous gérez les utilisateurs. C'est pourquoi nous avons conçu les projets de travail d'équipe pour avoir une hiérarchie d'utilisateurs, c'est-à-dire quelques couches différentes sous-tendant le fonctionnement des utilisateurs, pour vous aider à garantir que tous les membres de votre équipe peuvent avoir le niveau d'implication et de contribution qui leur convient. Voici à quoi ressemble cette hiérarchie d'utilisateurs:

undefined

Dans cet article, nous vous expliquerons chaque élément de ce diagramme, ce qu'il signifie et comment l'utiliser.

Entreprises

Commençons par le tout début. Il existe deux types d'entreprises dans les projets de travail d'équipe: l'entreprise propriétaire et les entreprises externes. La société propriétaire est créée lors de la configuration initiale de votre site Teamwork. Considérez cela comme la «maison» de votre équipe. Des sociétés externes sont créées en plus de la société propriétaire et peuvent être ajoutées à tout moment. La création d'une société externe vous permet de regrouper les utilisateurs en fonction de leur société; associer des projets aux entreprises; attribuer des autorisations par défaut à toutes les entreprises; et définissez en bloc la confidentialité sur un élément en fonction de l'entreprise. Les administrateurs de site de l'entreprise propriétaire sont - au moins dans le domaine des projets de travail d'équipe - omniscients. Autrement dit, ils ont accès à tout: tous les projets, tous les domaines, tous les éléments privés, tout. Ils sont conçus pour être utilisés de manière sélective. Les administrateurs d'entreprises externes, en revanche, n'auront accès qu'aux projets auxquels ils ont été ajoutés par les administrateurs du site de l'entreprise propriétaire. Les utilisateurs standard de l'entreprise propriétaire et des entreprises externes ne verront jamais que les projets auxquels ils sont affectés et seront en outre limités par les autorisations au niveau du projet appliquées à leur compte individuel par les administrateurs du site. En savoir plus sur les entreprises ici, ou découvrez comment ajouter ou modifier une entreprise en lisant ce document d'aide.

Types d'utilisateurs

Dans les projets Teamwork, il existe deux types de licence utilisateur: les utilisateurs standard et les collaborateurs. Utilisateurs standard peuvent recevoir des autorisations complètes jusqu'au niveau administrateur. Chaque utilisateur standard est comptabilisé dans votre facture récurrente. Collaborateurs ont des autorisations et une visibilité limitées, mais peuvent effectuer des actions de base. Ce type d'utilisateur est entièrement gratuit et vous permet d'intégrer facilement des clients dans vos projets sans encourir de frais supplémentaires. Pour une comparaison plus détaillée des différentes autorisations et capacités d'accès pour les utilisateurs standard et les collaborateurs, consultez ce document d'aide. Dans votre site, vous pouvez facilement savoir qui est un utilisateur et qui est un collaborateur grâce à la couleur de l'icône à côté de son nom (vert pour les utilisateurs standard et violet pour les collaborateurs). Vous pouvez également survoler cette icône pour voir le type d'utilisateur.

undefined

Comment utiliser différents types d'utilisateurs?

Pour les membres de votre propre équipe et toute autre personne qui devra utiliser des projets de travail d'équipe chaque jour pour créer et gérer leur travail - par exemple, en créant ou en mettant à jour des tâches et des listes de tâches - vous devez les ajouter comme utilisateurs standard. Quelques exemples de personnes que nous recommandons d'ajouter en tant qu'utilisateurs standard:

  • Votre équipe ou service immédiat

  • Des personnes d'autres départements de l'entreprise susceptibles d'être parties prenantes de votre projet

  • Gestionnaires ou cadres ayant un intérêt significatif pour les rapports de projet

Si vous avez besoin de donner à quelqu'un une visibilité sur le projet ou le travail, mais sans nécessairement prendre aucune mesure, vous pouvez l'ajouter en tant que collaborateur. Par exemple, beaucoup de nos clients configureront les clients en tant que collaborateurs afin qu'ils puissent interagir immédiatement avec leur plan de projet sans avoir accès à ce qui se passe dans les coulisses. Vous pouvez également attribuer des tâches à des collaborateurs à accomplir, ce qui est utile lorsque vous avez besoin d'un client pour approuver ou examiner un travail. Voici quelques exemples du type de personnes que vous voudrez peut-être ajouter en tant que collaborateurs:

  • Clients

  • Fournisseurs externes

  • Entrepreneurs ou pigistes

Si, en fin de compte, vous réalisez qu'un collaborateur a besoin de plus d'autorisations qu'il n'en a actuellement, vous pouvez facilement le mettre à niveau vers un utilisateur standard.

Comment gérer qui peut accéder à quoi?

La personnalisation des autorisations des utilisateurs dans les projets Teamwork est simple, que vous travailliez avec des utilisateurs standard ou des collaborateurs. Vous pouvez définir ces autorisations lorsque vous êtes ajouter un utilisateur en premier lieu, ou vous pouvez les modifier ultérieurement à partir du Gens section de votre site en sélectionnant l'icône en forme de crayon à l'extrême droite du nom d'un utilisateur.

undefined

Vous pouvez également personnaliser les autorisations des utilisateurs au niveau du projet, en fonction des fonctionnalités du projet ou des informations auxquelles vous souhaitez qu'ils puissent accéder.

undefined

Bien que les collaborateurs aient le choix entre des options restreintes, vous pouvez toujours ajuster les autorisations dont ils disposent; sachez simplement que certaines options ne seront pas disponibles et qu'elles apparaîtront barrées. Dans la deuxième partie de cet article, nous aborderons en profondeur les collaborateurs et la manière dont ils jouent un rôle fondamental dans le travail avec les projets de travail d'équipe. En attendant, laissez vos questions dans les commentaires ci-dessous ou parlez à votre Customer Success Manager pour plus d'informations.