Maintenant que vous avez le bases de la gestion des utilisateurs vers le bas, tournons les projecteurs sur les collaborateurs: ce qu’ils peuvent et ne peuvent pas faire dans les projets de travail d’équipe et la meilleure façon de les utiliser.


Comme vous vous en souvenez peut-être partie 1, Les collaborateurs sont l'un des deux types de licence dans les projets Teamwork. Cependant, les collaborateurs n'occupent pas de siège d'utilisateur dans votre abonnement aux projets Teamwork, c'est-à-dire qu'ils sont un utilisateur gratuit. Le type de licence Collaborateur a été conçu pour les clients, partenaires et autres personnes extérieures à votre organisation qui ont besoin de visibilité sur le projet ou sont responsables d'une portée limitée du travail. Nous avons introduit le type de licence Collaborateur car nous savons que la nature du travail sur des projets nécessite que différentes parties prenantes aient accès au projet et une visibilité sur celui-ci à des moments différents. Bien que vous puissiez avoir besoin d'eux pour prendre certaines mesures pour faire avancer le travail, vous pouvez ne pas ils doivent nécessairement être un utilisateur à temps plein, car a) ils ne font pas partie de votre équipe, ou b) leur contribution n'est requise que sporadiquement. De cette manière, Collaborators vous permet de donner une visibilité immédiate aux parties prenantes sans révéler les rouages du projet. Cela réduit une énorme quantité de rapports manuels aux clients (une tâche qui prenait Strencom plus de 34 heures a week). De plus, le niveau de transparence supplémentaire favorise également de meilleures relations de travail avec les parties prenantes.

Alors, que peuvent faire les collaborateurs?

Pour toutes les raisons que nous venons de décrire ci-dessus, les collaborateurs ont des autorisations limitées. Il est plus facile de se souvenir de ce qu’ils peuvent faire dans les projets de travail d’équipe plutôt que de ce qu’ils ne peuvent pas faire. Comme pour tout ce qui concerne les projets de travail d'équipe, nous l'avons rendu entièrement personnalisable, de sorte que vous pouvez toujours modifier les autorisations de n'importe quel collaborateur. Vous pouvez également définir autorisations par défaut pour les collaborateurs dans les paramètres généraux de votre site. Il est toutefois important de noter que cela ne s’applique qu’aux autorisations au niveau du projet. Les collaborateurs peuvent effectuer des actions de base telles que:

  • Être nommé administrateur de site ou de projet

  • Ajouter de nouveaux projets

  • Gérer les modèles de tâches

  • Gérer les personnes et les entreprises

  • Afficher ou gérer le portefeuille

  • Soyez un observateur sur les projets

Au niveau du site, ils ne peuvent afficher que les onglets Accueil et Projets, de sorte qu'un collaborateur ne peut effectuer aucune des actions ci-dessous:

  • Créer de nouvelles tâches, listes de tâches, jalons ou liens

  • Mettre à jour les jalons, les listes de tâches, les tâches, les blocs-notes, les liens

  • Heure du journal

  • Voir le calendrier

  • Définir les statuts

  • Accéder à la facturation

Les collaborateurs ne peuvent pas:

  • Accomplir les tâches et les jalons qui leur sont assignés

  • Affichage des fichiers

  • Modification des fichiers qu'ils téléchargent

  • Ajouter et répondre aux messages

  • Ajout de commentaires

  • Définition de la confidentialité sur les éléments du projet

Dois-je faire de quelqu'un un collaborateur ou un utilisateur?

Les licences utilisateur régulières sont idéales pour les personnes au sein de votre organisation ou de votre équipe, tandis que les licences Collaborator sont normalement idéales pour les personnes extérieures à votre organisation. Si la personne fait l'une des choses ci-dessous, il est préférable d'en faire un utilisateur régulier:

  • Est propriétaire d'un projet

  • Crée ou attribue du travail (c'est-à-dire devra créer des tâches)

  • Ajoute du contexte au travail (c'est-à-dire doit modifier les descriptions de tâches)

  • Doit enregistrer l'heure

  • Exécute des rapports ou a besoin d'afficher des informations granulaires

Les licences Collaborator sont mieux adaptées pour:

  • Plusieurs entrepreneurs ou pigistes travaillant sur différents projets à des moments différents

  • Utilisateurs qui n'ont pas besoin de créer de travail, mais qui travaillent avec vous

  • Quelqu'un qui n'a besoin que d'approuver le travail ou de laisser des commentaires occasionnellement

  • Quelqu'un qui a juste besoin de lire des informations pédagogiques (c'est-à-dire afficher un fichier ou un message)

Faites-nous savoir comment votre équipe utilise les collaborateurs dans les commentaires ci-dessous. Des questions? Entrer en contact ou contactez votre Customer Success Manager.