Si vous ne suivez pas le temps de vos projets, vous passez à côté de l'un des outils les plus utiles de la gestion d'entreprise. Voici comment utiliser les outils de suivi du temps dans les projets de travail d'équipe pour améliorer la gestion du temps et réduire les frictions dans les flux de travail. Pour beaucoup d'équipes, suivi du temps fait partie intégrante de la routine quotidienne. Les estimations de temps sont tout aussi importantes que la description ou la date d'échéance d'une tâche, et aucune tâche ne commence tant que vous n'appuyez pas sur Lecture sur le minuteur, mais pourquoi? Si vous ne suivez pas déjà le temps sur vos projets, vous manquez de nombreuses opportunités pour améliorer la gestion du temps et augmenter les bénéfices. Il existe de nombreux avantages avérés à documenter et mesurer les heures travaillées. Voyons donc pourquoi le suivi du temps et l'application de minuterie de bureau dans Teamwork Projects sont parmi les fonctionnalités les plus populaires auprès de nos clients.

Tout ce qui peut être mesuré peut être amélioré

Le suivi du temps consacré aux tâches ne consiste pas à surveiller chaque minute de votre journée, il s'agit de suivre le temps que vous passez à travailler sur des domaines spécifiques. Apprendre comment vous passez votre temps est une véritable révélation, générant une mine d’or de données qui contribue à augmenter la productivité de votre équipe. Une fois le temps consigné, vous pouvez voir exactement quelles tâches et quels clients nécessitent le plus de ressources ou offrent le meilleur retour sur investissement. Si vous ne l'avez pas déjà essayé, commençons à découvrir comment vous pouvez identifier les goulots d'étranglement dans votre flux de travail, garder votre équipe concentrée et augmenter instantanément vos résultats.

Commencer le suivi du temps sur les tâches

Pour commencer à suivre votre temps, passez la souris sur l'icône 🕘 de votre tâche et appuyez sur Démarrer la minuterie. Cela met la minuterie en action dans le coin inférieur gauche de votre écran. Besoin de faire une pause? Appuyez simplement sur le bouton Pause et relancez le chronomètre lorsque vous êtes prêt à vous replonger dans la tâche. Terminé pour la journée mais pas fini avec la tâche? Frappé Pause et Journal pour marquer votre temps par rapport à la tâche, cochez la case facturable ou ajoutez une description rapide si nécessaire, puis Enregistrer le journal de temps. Pour enregistrer manuellement l'heure, sélectionnez Enregistrer plus de temps à partir de l'icône de l'horloge. Cliquez dans la tâche pour avoir un aperçu de l'heure à laquelle vous vous êtes connecté.

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“Si vous ne pouvez pas mesurer vos performances, vous ne pouvez pas vous améliorer. Les projets de travail d'équipe nous ont donné les outils pour analyser et innover d'une manière que nous ne pouvions pas voir auparavant. " Traffic Jam Media sur le suivi du temps

Utilisez des données réelles pour de meilleures estimations de temps

Nous avons tous été contraints dans une situation où le délai était trop serré et tout le monde a dû pomper des heures supplémentaires pour faire passer le projet. Cela arrive trop souvent parce que les gens sous-estiment le temps qu'un projet prendra pour se terminer. Ces marathons de travail épuisants diminueront considérablement lorsque vous pourrez établir des estimations éclairées en utilisant les données dont votre équipe dispose. Armé d'un ensemble précis d'estimations de temps provenant de projets similaires, vous pouvez en toute confiance et précisément prévoir le temps pour de futurs projets.

Temps estimé sur une tâche

Créez une tâche, cliquez sur l'icône 🕘 et ajoutez votre devis. Si votre tâche est déjà créée, passez la souris sur le côté droit de la tâche et cliquez sur l'icône ➕. Cliquez pour ajouter votre estimation de temps.

Heure de connexion à la tâche

Une fois que vous avez terminé la tâche et suivi le temps, sélectionnez Temps dans le menu supérieur du projet pour voir un aperçu de votre temps connecté. Dans la section de temps, vous pouvez voir l'aperçu de tous les temps enregistrés sur un projet. Trier par qui a enregistré l'heure, la date, la tâche ou la liste des tâches.

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Grâce aux filtres, vous pouvez trier les informations selon vos préférences: par date, personne, tags, travail facturable et non facturable, ajouté ou non à une facture. Vous avez également la possibilité de personnaliser le rapport en supprimant et en ajoutant des colonnes. Enregistrez vos préférences en tant que filtre personnalisé afin d'avoir la vue dont vous avez besoin en un instant.

“Avec Teamwork Projects, Traffic Jam Media a désormais une meilleure maîtrise de ses estimations de projet et de son processus de budgétisation, tout cela grâce aux outils de suivi du temps précis. Dans les premières étapes avec un client, ils ont la certitude de savoir que leurs prévisions de coûts sont exactes en fonction de l'analyse des projets antérieurs. » Traffic Jam Media sur le suivi du temps

Libérez les goulots d'étranglement pour éviter les pertes de bénéfices

Des estimations plus précises vous aident à identifier les goulots d'étranglement dans votre flux de travail. Si vous estimez qu’une tâche prendra 5 heures à s’achever, et que deux jours plus tard, elle n’a toujours pas dépassé la limite, il est évident qu’un problème doit être résolu. Générez des rapports sur les journaux de temps pour identifier exactement où les projets sont en cours d'exécution. Être capable d'identifier les obstacles au début d'un projet empêchera toute perte supplémentaire de profit ou de temps.

Générer un rapport de temps sur un projet

Dans votre projet, accédez à la Temps onglet pour obtenir un aperçu de tous les temps enregistrés sur un projet spécifique. Sur le panneau de gauche, vous verrez une ventilation complète de tous les temps sur le projet, y compris estimé, facturable, non facturable et global. En un coup d'œil, vous pouvez voir si le projet est en cours d'exécution sur ou sous le temps estimé. Utilisez des filtres pour une ventilation plus détaillée du temps et des estimations.

“Nous savions que nous avions besoin de rapports de temps par tâche et par projet lorsque nous avons découvert qu'un des membres de notre équipe passait cinq jours sur un projet qui aurait dû prendre quatre heures. » Traffic Jam Media sur le suivi du temps

Une facturation précise signifie des bénéfices accrus

Pour les agences, le suivi du temps est l'une des activités les plus importantes que l'équipe puisse faire. Si vous ne facturez pas en fonction du temps suivi, vous perdez de l'argent. Pour que les agences soient rentables, 60% de leur temps doit être facturable. Cela laisse environ vingt heures par semaine aux employés pour effectuer des tâches importantes qui ne génèrent pas de revenus, comme passer des appels téléphoniques, consulter des courriels ou assister à des réunions. La réalité est que la plupart des agences ont du mal à obtenir leur ratio facturable supérieur à 40% parce que leur temps est souvent miné par des emplois ad hoc «cela ne prendra qu'une minute» pour les clients. Le suivi précis du temps permet à chacun de comprendre où tout le temps se passe afin de mieux contrôler ses journées. Au fur et à mesure que votre équipe devient plus intelligente dans l'utilisation de son temps, les clients remarqueront que les résultats sont livrés à temps et dans les limites du budget, tandis que votre équipe sera heureuse car elle ne perdra aucun revenu durement gagné.

Ajouter du temps à une facture

Maintenant que vous avez suivi votre temps, il est temps d'être payé. Sélectionnez le Facturation onglet dans votre projet. Sélectionner Ajouter une facture. Toute heure enregistrée sur un projet sera disponible dans la section non facturée. Faites simplement glisser votre entrée de temps et déposez-la sur votre facture ouverte pour ajouter votre temps facturable. Cliquez sur votre facture et sélectionnez pour exporter vers l'une de nos intégrations ou au format PDF, HTML ou Excel.

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Assurez-vous que votre équipe n'est pas enneigée

Pour de nombreuses équipes, travailler sur plusieurs projets est la norme. Lorsque tous les membres d’une équipe travaillent sur de nombreux projets différents, il peut devenir très difficile de voir si une personne est surchargée de travail ou n’a pas assez à faire. Pour certains membres de l'équipe, le travail peut s'accumuler, et d'autres peuvent n'avoir que quelques petites tâches sur chaque projet. C’est là que le rapport sur la charge de travail entre en jeu. Charge de travail vous permet de comparer les totaux du temps estimé par rapport au temps consigné sur toutes les tâches assignées à une personne dans tous les projets. Cet instantané des affectations sur chaque projet vous montre exactement comment les responsabilités sont réparties.

Consultez la charge de travail de votre équipe dans tous les projets et entreprises

Sélectionner Tout dans le menu supérieur et sélectionnez le Charge de travail languette. Triez la charge de travail de votre site par Utilisateur, Entreprise ou Projet. Creusez plus profondément en utilisant les filtres. Par exemple, vous pouvez filtrer par un utilisateur spécifique dans une période donnée, rechercher par mot-clé, puis enregistrer le filtre pour le partager avec votre équipe. Toutes les données que vous collectez peuvent être transformées en PDF pour un futur rapport.

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“Les outils de suivi du temps ont définitivement affiné notre compréhension des engagements de temps internes et comment nous pouvons y répondre efficacement. Avant Teamwork, un travail important tombait entre les mailles du filet, et nous ne pouvions pas comprendre pourquoi cela n’était pas fait. » Traffic Jam Media on time tracking

Travaillez plus intelligemment, augmentez votre productivité et augmentez votre rentabilité

Le suivi du temps est beaucoup plus facile avec notre application de minuterie de bureau. Cette application sera votre outil de prédilection pour suivre n'importe quelle tâche, à partir d'un élément spécifique sur les projets de travail d'équipe (qui peut être synchronisé automatiquement) ou pour répondre aux e-mails. Gardez-le ouvert sur votre bureau pour un moyen rapide et accessible de suivre vos tâches.

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Conseil pro

Créez des tâches récurrentes pour les tâches administratives quotidiennes telles que la vérification des e-mails, des messages instantanés, des appels clients ou des réunions, et commencez à chronométrer ces tâches. Vous serez surpris du temps que prend ces travaux apparemment rapides. En allouant et en suivant le temps pour ces tâches, vous les exécuterez rapidement et pourrez vous concentrer sur une vue d'ensemble.

“Teamwork.com nous a sans aucun doute aidé à augmenter nos revenus en gagnant du temps. Perdre 10 minutes à la recherche d'un e-mail peut ne pas sembler beaucoup, mais quand cela arrive à chaque personne plusieurs fois par jour pendant 20 jours par mois, c'est une perte énorme. Avec Teamwork Projects, notre temps ne s’évapore plus sur de petites distractions comme celle-là. Nous savons exactement ce que nous facturons. " Beanstalk Internet Marketing sur le suivi du temps

Les avantages du suivi du temps dans les projets de travail d'équipe sont énormes, d'une équipe plus concentrée à une rentabilité accrue. Si vous ne savez pas où va votre temps chaque jour, vous ne saurez jamais ce qui doit être ajusté pour être plus productif. Expérimentez le suivi du temps pendant un jour ouvrable en utilisant soit notre application de minuterie gratuite ou les fonctionnalités de suivi des tâches dans l'application décrites ci-dessus. Vous serez étonné de voir combien de temps vous pouvez récupérer simplement en devenant plus conscient de la manière précise dont il est utilisé chaque jour.