Le PDG Peter Coppinger discute d'une expérience de suivi du temps actuellement en cours par Teamwork.com et de la manière dont l'entreprise donne à chaque membre de l'équipe la flexibilité de gérer ses propres heures.


Psst… à la recherche d'un moyen pour les membres de votre équipe de suivre leur temps sans avoir à respirer dans le cou? Découvrez notre toute nouvelle fonction Clock In / Clock Out pour une gestion du temps sans tracas. En savoir plus ici. Dan et moi adorons utiliser les données pour améliorer le travail d'équipe à tous les niveaux. Nous aimons comparer le temps, analyser les résultats, repérer les inefficacités puis les éliminer. Nous n'arrêtons jamais d'améliorer notre logiciel (Valeur d'entreprise n ° 1), et nous cherchons continuellement des moyens d'améliorer nos flux de travail. Jusqu'au 1er février de cette année, tout le monde dans l'entreprise enregistrait son temps sur chaque tâche sur laquelle il travaillait chaque jour. Cette politique était en place pour aider à améliorer la productivité - et cela a bien fonctionné pour l'entreprise pendant longtemps. Cependant, les retours de l'équipe étaient presque unanimes: le système d'enregistrement du temps sur les tâches individuelles, puis de s'assurer qu'il ajoutait jusqu'à 37,5 heures par semaine commençait à devenir une perte de temps fastidieuse.

Notre expérience de suivi du temps

L'une des valeurs de notre entreprise est que nous «Déplacez-vous rapidement et restez très productif.” Si la majorité de notre équipe estimait que le suivi du temps basé sur les tâches les rendait moins productives, nous devions examiner d'autres options. Après avoir pesé les avantages et les inconvénients, nous avons décidé d'essayer une expérience RH et de nous éloigner du suivi du temps - en passant plutôt à un simple système d'horloge d'entrée / sortie.

Faire confiance à notre équipe pour gérer son temps

Vous avez probablement entendu de nombreux chefs d’entreprise vous dire que leurs employés sont leur atout le plus précieux, et nous sommes tout à fait d’accord. Pour que notre entreprise réussisse, nous pensons que nous devons donner à tous les membres de l'équipe ici sur Teamwork.com confiance, respect et flexibilité en échange de leur travail acharné continu. Si quelqu'un doit se rendre à un rendez-vous avec son mari ou sa femme pendant quatre heures -aucun problème! S'ils veulent prendre un déjeuner de deux heures? aucun problème. Si quelqu'un d'autre a besoin de se faire couper les cheveux à la mi-journée? Encore, aucun problème. Ils se contentent de chronométrer et de rattraper les heures une autre fois. Nous ne microgérons pas ces décisions et laissez notre équipe trouver la meilleure façon de coordonner ses horaires de vie et de travail. Alors que notre entreprise continue de croître, nous voulons conserver la flexibilité sans vérifier si tout le monde fait ou rattrape les heures; au lieu de cela, nous voulons que toute l'équipe gère ses propres heures. Pour ce faire, nous avons mis en place quelques exigences de base. Voici les directives que j'ai données à l'équipe lorsque le nouveau système de pointage d'entrée / sortie a été introduit:

  • Donnez-nous 37,5 heures de travail par semaine. Cela équivaut à 8 heures par jour, du lundi au vendredi, avec 30 minutes pour le déjeuner.

  • Essayez de ne pas manquer la réunion de stand-up quotidienne et soyez disponible autant que possible pendant nos heures de base de 11h GMT à 15h GMT.

  • Si vous voulez travailler tard parce que vous êtes dans la zone, allez-y, puis n'hésitez pas à décoller tôt un autre jour.

  • Une fois que ce nouveau système de pointage d'entrée / sortie est opérationnel, si nous voyons quelqu'un travailler constamment plus de 40 heures, nous vous parlerons pour nous assurer que vous êtes heureux et qu'il n'y a aucun risque d'épuisement professionnel. Le burnout est un échec de gestion.

FAQ anticipées

La journalisation du temps sur les tâches est quelque chose que nous faisons ici sur Teamwork.com depuis le début, donc je m'attendais à ce que l'équipe ait beaucoup de questions lorsque je leur ai parlé de notre décision d'expérimenter un système d'horloge d'entrée / sortie. . Voici une liste des FAQ attendues et des réponses que j'ai publiées sur notre blog interne: Q: Qu'en est-il du support? Doit-on enregistrer du temps sur les tâches?

UNE: Le système que vous utilisez semble bien fonctionner, donc je ne vais pas interférer. Cependant, vous devez toujours pointer à l'entrée / à la sortie, s'il vous plaît.

Q: Qu'en est-il des personnes qui travaillent à temps partiel?

UNE: Si vous enregistrez des heures à temps partiel sur une base mensuelle, poursuivez votre processus actuel.

Q: Et si nous prenons un temps d'arrêt pour jouer à Bomberman ou à FIFA pendant une heure? Doit-on pointer?

UNE: Je voudrais éviter d'avoir à créer une politique sur ce type d'activité de temps d'arrêt. Essayons ceci: une heure ou deux de jeux avec des collègues chaque semaine est quelque chose que nous sommes heureux de soutenir dans le cadre du temps social au travail. Cependant, si vous allez avoir des tournois de 4 heures, ce n’est pas un problème, mais vous devriez être décompté. Veuillez utiliser votre bon sens afin que nous n’ayons pas à établir de politique. Pensez à ce que vous devez faire pour vous en tenir à des normes de haute performance et ne laissez pas vos collègues de côté.

Q: Cela ressemble à Big Brother…

UNE: Je comprends pourquoi vous pourriez ressentir cela, vraiment. Mais nous devons évoluer et avoir une sorte de système qui fonctionne le mieux dans toute l'entreprise. En dehors de ce pointage d'entrée / sortie, vous êtes libre de travailler comme vous le souhaitez, alors essayez de le voir comme nous vous faisons confiance pour gérer vos propres heures.

Q: Mais vous devriez être en mesure de voir le travail effectué par les tâches terminées?

UNE: Oh, arrêtez la pêche à la traîne. 😛 Tout le travail n'est pas écrit en tâches distinctes, et il ne devrait pas non plus l'être.

Nous aimons toujours le suivi du temps

Ce n'est pas parce que nous avons mis le suivi du temps basé sur les tâches en pause pour exécuter un test que nous l'avons abandonné pour toujours. Pour nous, la meilleure utilisation du suivi du temps implique comparer les estimations au temps réel passé, mais à part cela, le suivi du temps chaque minute n'est pas la meilleure utilisation de notre temps. Beaucoup de nos utilisateurs, en particulier les agences, trouvent le suivi du temps basé sur les tâches indispensable pour la facturation des clients, la budgétisation et la gestion du temps. Si vous lisez ceci, je vous encourage à expérimenter et à trouver l'approche qui convient le mieux à votre entreprise. Pour utiliser suivi du temps effectivement, je souhaite introduire une fonctionnalité Projets de travail d'équipe qui nécessitera du temps pour être connecté sur toute tâche avec une estimation existante. Créer l'habitude d'ajouter des estimations aux tâches nous donnera des données utiles pour nous aider à comprendre comment nous travaillons—et finalement faire de meilleures estimations sur les nouvelles fonctionnalités. Cela viendra avec le temps.

Jusqu'à la prochaine fois…

La semaine prochaine, je discuterai de la façon dont nous célébrons l'échec ainsi que le succès ici sur Teamwork.com, alors assurez-vous abonnez-vous pour recevoir le message dans votre boîte de réception. D'ici là, si vous avez des questions ou des commentaires, laissez-les ci-dessous!