Traffic Jam Media est une agence de marketing numérique basée à Cardiff et à Londres, spécialisée dans le PPC, le référencement, les médias sociaux et la stratégie de contenu. Créative et avant-gardiste, l'équipe de Traffic Jam Media sort des sentiers battus pour proposer une gamme de solutions de marketing numérique sur mesure, allant du trafic payé à l'aide de plateformes PPC à la génération de trafic organique à l'aide de l'optimisation des moteurs de recherche, du contenu partageable et des campagnes inspirantes sur les réseaux sociaux . Kim Connor Streich, directeur de Traffic Jam Media, a choisi Teamwork Projects car son équipe n'a pas trouvé de logiciel de gestion de projet complet offrant des outils de suivi du temps adéquats et une transparence totale avec les clients. Grâce aux projets de travail d'équipe, tout le monde dans l'entreprise est en mesure de fournir les résultats dont il a besoin sans sous-engagement ou sur-engagement sur les heures facturables.

Les défis

Traffic Jam Media gère plusieurs projets et clients chaque jour, et comme beaucoup d'autres agences, il lui fallait un logiciel qui faisait plus que les aider à planifier et à organiser des projets. Ils avaient besoin d'un système capable de collecter des données et de produire des rapports précis et conviviaux sur la façon dont les membres de l'équipe passaient leur temps. Bon nombre des programmes qu'ils ont testés pouvaient gérer un ou deux des aspects dont ils avaient besoin, comme les listes de tâches assignées à différents membres de l'équipe, mais aucun n'avait la capacité de suivre les tâches récurrentes, de respecter les délais et de suivre le temps. D'autres étaient trop difficiles à utiliser dans une agence au rythme rapide.

“Nous avons déjà essayé quelques outils de gestion de projet et avons eu du mal à les adopter. Les équipes les ont trouvées difficiles à mettre en œuvre et sont généralement revenues à Excel comme principale forme de suivi du temps et des projets. »

Les feuilles de calcul fournissaient une méthode précise pour suivre le temps, mais elles étaient loin d'être idéales, en particulier pour les mises à jour et la communication des clients. Kim et toute l'équipe voulaient un meilleur moyen de fournir une transparence maximale du projet avec leurs clients, ils ont donc continué à chercher un logiciel qui pourrait le fournir. Ils ont ressenti plus de pression pour résoudre le problème lorsqu'ils ont découvert que trop souvent, les membres de l'équipe manquaient souvent le temps imparti pour chaque projet. Parfois, les membres de l'équipe s'assuraient que les clients disposaient de tout le temps qui leur était alloué, mais le plus souvent, ils étaient tellement pris par les tâches qu'ils doublaient ou triplaient le temps qu'ils avaient budgété.

“Nous savions que nous avions besoin de rapports sur le temps par tâche et par projet lorsque nous avons découvert qu'un des membres de notre équipe passait cinq jours sur un projet qui aurait dû prendre quatre heures. Un meilleur logiciel nous aiderait tous à rester sur la bonne voie. »

La solution

Le premier problème Kim n'a pas quand il a présenté les projets de travail d'équipe à son équipe, il était à bord. Le personnel de Traffic Jam Media était au départ sceptique car ils avaient essayé tant d'autres outils, mais une fois qu'ils l'ont testé pendant quelques jours et ont consulté la bibliothèque de didacticiels en ligne, ils ont rapidement trouvé de nouvelles fonctionnalités qui simplifiaient leurs flux de travail. Les projets personnalisés étaient faciles à créer avec l'interface utilisateur intuitive et les liste de tâches fonction permettant de configurer instantanément Traffic Jam Media tâches récurrentes, voire des segments de projets, identiques aux projets précédents. Une fois les projets construits en Teamwork Projects, il était facile de les partager avec les clients, qui pouvaient suivre les progrès ou générer un rapport d'état sans beaucoup de formation.

“Certaines personnes étaient initialement réticentes à l'apprentissage des projets de travail d'équipe, mais le fait que des personnes clés parlent de leur enthousiasme pour les projets de travail d'équipe a fait disparaître ces problèmes. Parce que nous aimons tellement le logiciel, il est facile pour nous de former de nouveaux employés ou d'apprendre à nos clients comment l'utiliser. "

L'équipe a adopté le suivi du temps très rapidement, et l'ont bientôt utilisé pour suivre leurs propres heures facturables, en comparant soigneusement leur temps enregistré aux estimations jointes à chaque tâche. Avant même que les chefs d'équipe ne puissent identifier les dépassements de facturation potentiels, les membres de l'équipe identifiaient les activités de leurs flux de travail qui étaient chroniquement inefficaces et celles qui avaient elles-mêmes un excellent retour sur investissement. Projets de travail d'équipe a plusieurs intégrations avec des applications de suivi du temps bien respectées, et Kim a envisagé d'en utiliser une comme Xero. Il a récemment décidé de garder les choses simples et de s'en tenir aux fonctionnalités de suivi du temps intégrées dans Projects, qui lui donnent toutes les fonctionnalités dont il a besoin pour la facturation basée sur la rétention que son entreprise utilise.

Les avantages

Avec Teamwork Projects, Traffic Jam Media a désormais une meilleure maîtrise de ses estimations de projet et de son processus de budgétisation, tout cela grâce aux outils de suivi du temps précis. Dans les premières étapes avec un client, ils ont la certitude de savoir que leurs prévisions de coûts sont exactes en fonction de l'analyse des projets antérieurs. Tout au long de la durée de leurs projets, les membres de l’équipe peuvent identifier rapidement quand ils passent trop de temps sur une tâche ou une phase d’un projet et apporter les corrections nécessaires. Cette boucle de rétroaction a donné à Kim la possibilité d'ajouter des membres supplémentaires à l'équipe ou de réduire la charge de travail, selon la situation. Traffic Jam Media a même été en mesure de demander et de gagner des augmentations de ses rétentions en fonction des données fournies par les outils de suivi du temps.

“Les outils de suivi du temps ont définitivement affiné notre compréhension des engagements de temps internes et comment nous pouvons y répondre efficacement. Avant Teamwork, un travail important tombait entre les mailles du filet, et nous ne pouvions pas comprendre pourquoi cela n’était pas fait. »

Les clients sont impressionnés par les résultats de Traffic Jam Media, qui sont dans les délais et dans le budget convenu - et avec moins de problèmes imprévus. Dans chaque projet, les membres de l'équipe et les clients sont capables de communiquer en douceur tout au long du projet, donnant à chacun une plus grande confiance dans la réalisation de ses objectifs à tous les niveaux.

“Si vous ne pouvez pas mesurer vos performances, vous ne pouvez pas vous améliorer. Les projets de travail d'équipe nous ont donné les outils pour analyser et innover d'une manière que nous ne pouvions pas voir auparavant. "