Reach est une société de stratégie marketing basée à Kissimmee, Floride (États-Unis) qui utilise le logiciel d'automatisation du marketing de HubSpot pour créer des marques que les gens aiment en transformant la façon dont les organisations attirent, engagent et ravissent les clients. Depuis son ouverture en janvier 2014, Reach est reconnu pour un environnement de travail exceptionnel et une expérience professionnelle que les membres de l'équipe adorent.

La stratège en chef de Reach, Kelly Trace, avait besoin d'un logiciel de gestion de projet qui pourrait aider à générer des flux de travail efficaces et à déterminer exactement comment son équipe passait son temps chaque jour. Elle a choisi Teamwork Projects pour sa large gamme de fonctionnalités accessibles, mais ne s’attendait pas à ce qu’il transforme son agence.

“L'utilisation de projets Teamwork comme système de gestion de projet nous a permis de concentrer notre temps de manière créative plutôt que de manière administrative. Nous sommes reconnaissants, nos clients sont reconnaissants et nous attendons avec impatience des gains d'efficacité supplémentaires à l'avenir. »

Les défis

Audience lancée avec logiciel de gestion des tâches qui était similaire à d'autres logiciels de l'époque: il permettait d'organiser de nombreux aspects des projets, mais l'équipe avait besoin de fonctionnalités supplémentaires pour la communication, de rapports simples, de mises à jour faciles, etc. Ils ont corrigé un système passable, mais cela n'a jamais semblé tout à fait correct. Au fil du temps, ils ont compilé une liste d'outils qu'ils voulaient vraiment dans leur logiciel idéal, et en haut de la liste se trouvait une fonction de suivi du temps intégrée. Ils ne pouvaient pas avoir une évaluation précise des heures consacrées à chaque projet ou même à certaines phases de chaque projet, ce qui réduisait considérablement leur capacité à rendre leurs processus plus efficaces.

“Notre logiciel précédent nous permettait de communiquer les uns avec les autres et de garder généralement les tâches organisées au sein du système, mais sans la possibilité de suivre le temps, tous les aspects du reporting étaient plus compliqués, ce qui signifiait une perte de temps.

Au fur et à mesure que leur liste de clients s'allongeait et qu'ils entreprenaient de plus en plus de projets, ils se rendirent compte que vérifier une ou deux applications externes n'était pas vraiment un gros problème, mais leur collection d'applications augmentait. L'enregistrement sur ces autres applications était non seulement impossible à coordonner, mais aussi distrayant pour les membres de l'équipe. La perte de concentration et l'incapacité à collecter rapidement des données ralentissaient les dates d'achèvement des projets.

La solution

Kelly a commencé à chercher une meilleure solution grâce à des recherches approfondies sur les meilleurs logiciels de gestion de projet disponibles. Il y avait beaucoup de choix et ils étaient délibérés pour trier les options pour trouver la bonne solution.

“Comme nous sommes des accros du marketing entrant, nous avons parcouru les blogs pour trouver des opinions et des points de vue sur différentes offres, fait nos propres comparaisons de logiciels et atterri sur les projets Teamwork. Il semblait offrir la meilleure solution pour nos besoins et au juste prix. »

Reach a commencé son processus d'intégration avec l'équipe de direction, et après un mois, ils ont commencé à le déployer au reste de l'équipe. Un membre de l'équipe de direction a créé un guide de démarrage rapide de vidéos d'introduction, puis a consacré une réunion d'équipe hebdomadaire pour se familiariser avec les projets Teamwork. Cela comprenait quelques conseils personnels, un didacticiel du Chaîne Teamwork.com sur YouTube, et une session de questions / réponses. La gestion du temps a été la principale raison pour laquelle Reach a commencé à rechercher un nouveau logiciel, et tout de suite, l'équipe a mis le minuteries de tâches intégrées travailler. Tout à coup, chacun peut maintenant avoir une meilleure idée de la façon dont il passait ses journées ou comment les ressources pourraient être allouées différemment.

“Teamwork Projects a vraiment aidé l'équipe Reach avec notre temps consacré à l'analyse des tâches. Cela nous a permis de voir quelles activités nécessitent le plus de temps, quels domaines pourraient être plus efficaces et quand nous devenons des bourreaux de travail, comme enregistrer des heures le week-end. "

Une fois que l'équipe de Kelly a commencé à se familiariser avec les projets Teamwork, elle a découvert modèles de tâches, ce qui leur a permis de construire un projet entier - ou des sections de projets - en utilisant des flux de travail efficaces qu'ils ont créés pour d'autres projets. Ils ont également bénéficié de la possibilité de ajouter des liens pour les fichiers Google Docs ou Dropbox à des tâches individuelles, ce qui a considérablement réduit le temps passé à rechercher des garanties. Intégrations avec d'autres applications comme Gmail ont fait une grande différence dans l'efficacité de l'équipe. Désormais, ils peuvent créer des tâches directement à partir des projets Teamwork sans avoir à copier et coller ou à ressaisir manuellement les informations.

Les avantages

Kelly a commencé la recherche d'un nouveau logiciel de gestion de projet afin d'avoir une meilleure analyse du temps de son équipe, mais elle ne s'attendait pas non plus à s'attacher à d'autres fonctionnalités. Les fonctionnalités de suivi du temps donnent à l'équipe les informations dont elle avait besoin et les aident à gagner du temps chaque semaine. Les membres de l'équipe examinent leur temps de connexion par rapport au temps estimé pour la tâche et s'ajustent s'ils voient qu'ils passent trop de temps sur un élément. Les goulots d'étranglement sont également considérablement réduits car toute l'équipe peut voir où un projet est bloqué et tout le monde peut participer pour aider à faire avancer les choses.

Les modèles de tâches ont réduit le temps nécessaire pour créer des projets, et les membres de l'équipe peuvent désormais investir ce temps sur le projet au lieu de saisir des données. Des nouvelles recrues aux managers de longue date, chaque membre de l'équipe trouve des moyens pour que Teamwork Projects facilite sa charge de travail.

“Ce système de gestion de projet est devenu notre pierre angulaire. Nous plaisantons en disant que nous vivons dans des projets, mais c’est vrai. Nous avons utilisé nos tableaux Teamwork de telle manière à travers des modèles et des tâches que cela nous guide tout au long de notre journée, semaine, mois et au-delà.
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