Message d'invité par Kevin Toney Êtes-vous esclave de votre emploi du temps ou vous sentez-vous dépassé par votre liste interminable de choses à faire? Voici quelques conseils qui vous aideront à contrôler votre journée avec la matrice de gestion du temps afin que vous puissiez reprendre votre emploi du temps et vous concentrer sur ce qui est le plus important: contrôler votre journée plutôt que votre journée vous contrôlant.

La réunion quotidienne de priorisation

Prenez votre journée en main en commençant par une réunion de priorisation. Dites à votre journée exactement comment vous voulez qu'elle se déroule. Ne lui donnez pas la permission de dicter vos actions. Chez SurgeFront, nous prenons le contrôle tous les matins en organisant ces réunions de priorisation de 30 minutes, et cela a fait toute la différence. Pour faire passer votre planification quotidienne au niveau supérieur, voici un solide et éprouvé méthode de gestion du temps qui transformera chaque jour en succès.

Méthode 1: matrice de gestion du temps

La première méthode à utiliser dans cette réunion quotidienne de priorisation est de créer une matrice de gestion du temps comme le montre le livre de Stephen R. Covey 7 Les habitudes des personnes qui réussissent.¹ Cet exercice vous demandera de:

  1. Identifiez les objectifs clés de votre organisation

  2. Hiérarchisez ces objectifs en les plaçant dans le quadrant approprié

  3. Hiérarchisez votre plan quotidien pour qu'il corresponde à vos objectifs prioritaires

La matrice que vous utiliserez pour faire cet exercice comporte quatre quadrants qui se distinguent par des niveaux d'importance et d'urgence. La première boîte contiendra des objectifs et des tâches qui sont importants et urgents. Le second, les objectifs et les tâches qui sont très importants pour l’avenir de votre entreprise mais qui ne sont pas urgents. Le troisième, des objectifs et des tâches urgentes mais sans importance. Le quatrième, les objectifs et les tâches qui font perdre du temps. Lors de la création de la matrice, notez les principaux objectifs à court et à long terme de votre entreprise (ceux-ci seront situés respectivement dans le 1er et le 2ème quadrant). Des exemples de ces deux objectifs pourraient inclure la compréhension / l'autonomisation de votre marché cible ou l'expansion vers un nouvel emplacement. Une fois que vous avez écrit ces grands objectifs, faites la distinction entre les tâches d’aujourd’hui et chaque quadrant afin de pouvoir déterminer la priorité de chaque tâche. Ensuite, votre longue liste de tâches est complètement priorisée!

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*Il est important de noter que la création de la matrice peut prendre plus de trente minutes, mais l'outil peut être utilisé pour gagner du temps lors des futures réunions de priorisation. L'un des aspects les plus mal compris, mais les plus importants, de la matrice de gestion du temps est l'importance du quadrant deux. Bien que ces objectifs et activités ne soient pas urgents, ce sont les plus importants pour votre entreprise. Vous devez vous concentrer sur le long terme ici. Oui, cela semble contre-intuitif, mais c'est parce que votre journée veut vous contrôler en vous disant que seules les tâches les plus urgentes sont les plus importantes. Cependant, ce n'est pas le cas. Steven Pressfield a dit un jour: «Le principe de priorité stipule (a) que vous devez connaître la différence entre ce qui est urgent et ce qui est important, et (b) vous devez d'abord faire ce qui est important.» Par conséquent, le quadrant deux a la plus grande priorité pour votre entreprise, mais le quadrant un ne doit pas être ignoré. La dernière étape de ce processus de planification consiste à vous assurer que vous bloquez les heures du calendrier pour les terminer. Cette étape est souvent sautée, mais cela vous permettra de garder le contrôle tout au long de la journée. Ensuite, votre réunion est terminée. Il est temps de se mettre au travail!

Sommaire

Vous pouvez devenir le maître de votre journée en utilisant la matrice de gestion du temps de Stephen R. Covey. Afin d'utiliser le plus efficacement ces méthodes, organisez une réunion quotidienne de priorisation en début de journée. Au cours de la réunion, utilisez la matrice de gestion du temps afin de séparer les tâches en différents niveaux de priorité. Les tâches les plus importantes et les plus urgentes doivent être situées dans le premier quadrant. Ensuite, les tâches qui ne sont pas urgentes mais qui sont pourtant très importantes devraient être situées dans le deuxième quadrant. Concentrez votre temps sur l'accomplissement de ces tâches avant de faire quoi que ce soit d'autre. Qu'est-ce que tu penses? Quelles stratégies utilisez-vous pour prioriser votre journée? Pensez-vous qu'une réunion de priorisation quotidienne est nécessaire? Pourquoi ou pourquoi pas? Biographie de l'auteur SurgeFront Surgefront est une société de conseil en gestion et de formation spécialisée dans les stratégies de croissance des revenus et de gestion de la croissance. En tant que formateur certifié Teamwork.com aux États-Unis, les meilleures pratiques intersectorielles de SurgeFront stimulent l'adoption, l'utilisation et la personnalisation de Teamwork.com. Pour une consultation gratuite, veuillez nous rendre visite ci-dessous: http://basic.surgefront.com/teamworkpm/ http://surgefront.com/

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Citations: ¹ Covey, Stephen R. «Les premières choses d'abord.» Les sept habitudes des personnes très efficaces: restaurer l'éthique du caractère. New York: Simon et Schuster, 1989. Imprimé.