Le temps est notre ressource la plus précieuse et la plus limitée, mais il est souvent gaspillé sur des tâches de faible priorité ou des activités qui font perdre du temps sans contrôler correctement notre gestion du temps. La matrice de gestion du temps est l'une de nos approches préférées pour récupérer le pouvoir au fil du temps. Nous l'implémentons même en interne, en utilisant la fonctionnalité Tags dans Projets de travail d'équipe et l'a présenté ici sur notre blog le mois dernier. Aussi, connue sous le nom de Eisenhower Box, pour son créateur le regretté général de l'armée américaine, le président Dwight D. Eisenhower, la matrice de gestion du temps est une méthode de catégorisation des tâches et de gestion du temps pour une efficacité et une efficience optimales. Stephen R. Covey a contribué à répandre la réputation de l’outil à travers ses propres livres et travaux. Les quatre quadrants eux-mêmes sont étonnamment simples. La matrice comporte quatre éléments d'une tâche (Important, pas important, urgent, pas urgent) et où deux éléments se croisent est la priorité désignée.

undefined

Les tâches qui doivent être effectuées le jour même ou immédiatement sont Important et urgent, doit être fait sans délai. Ce serait si un client a un problème majeur qui doit être résolu ou s'il y a une date limite qui ne peut pas être modifiée. La tâche est importante et une résolution rapide est nécessaire. Ce sont probablement les tâches qui apportent de la valeur, même si elles ne sont pas toujours amusantes, alors n'hésitez pas à les faire. Aussi tentant que cela puisse être, ne commencez pas par les tâches petites ou faciles, allez avec l'une des tâches les plus difficiles ou les plus complexes afin qu'une fois terminé, vous ayez un sentiment d'accomplissement et d'élan. Tâches qui sont Important et pas urgent serait planifié à une heure prévue pour terminer les travaux. Ce serait le cas si les documents imprimés devaient être relus et imprimés pour une foire commerciale dans six mois. La tâche est importante, mais il reste amplement de temps pour la terminer. Résistez à l'envie de tergiverser sur ces tâches simplement parce que l'échéance n'est pas imminente. La mise en place d'une date d'échéance leurre dans un avenir prévisible vous donne quelque chose sur quoi travailler. Si la tâche nécessite une collaboration ou une demande de quelque chose à quelqu'un, envoyez ces demandes tôt et faites souvent un suivi pour vous assurer que cet élément ne devient pas urgent en raison de la négligence. Au fil du temps, certaines de ces tâches deviendront à la fois urgentes et importantes, mais avec une planification et une concentration appropriées, vous consacrerez l'essentiel de votre énergie aux tâches planifiées et organisées dans cette section de la matrice. Tâches qui sont Urgent et pas important sont mieux délégués à un membre de confiance de votre équipe. Ce serait le cas si un autre service a besoin d'aide ce jour-là ou le lendemain pour qu'une autre personne du pool de l'entreprise distribue des brochures lors d'une foire commerciale. La tâche a un temps limité pour être abordée mais n'est pas assez importante pour vos propres objectifs pour changer votre emploi du temps et votre propre travail urgent. Très souvent, les tâches de ce quadrant sont celles qui impliquent des demandes d'autres personnes. Avec toute délégation, l'essentiel est d'informer la personne recevant la tâche des détails et de lui remettre complètement la tâche, rendant cette personne responsable du résultat sans aucune microgestion. En règle générale, ne déléguez pas un travail que vous ne voudriez pas faire vous-même. Tâches qui sont Pas important et pas urgent ne devrait même pas être traité. Ce serait si un ami vous envoyait une vidéo de chat à regarder. La tâche en elle-même n'est pas utile et ne vous permet pas d'atteindre vos objectifs ou vos rêves. Omettre de telles tâches de votre emploi du temps permet non seulement de gagner du temps, mais constitue également une bonne pratique de priorisation. Bien que l'élément soit supprimé de vos plans, cela ne signifie pas qu'il doit être effacé de vos e-mails ou de vos fichiers, la conservation de ces fichiers raconte votre vie et le fait de ne pas traiter ces éléments montre qui vous êtes à ce stade. L'intégration de la matrice de gestion du temps dans vos habitudes quotidiennes est essentielle à son succès, alors prenez le temps d'organiser vos tâches avec précision. La fonction de balises de Teamwork Projects facilite la mise en œuvre de cette opération. En quatre étapes simples, vous pouvez vous attaquer à votre travail tout en restant à la maison pour le dîner. 1. Marquez vos tâches avec l'étiquette appropriée: Important et urgent, important et pas urgent, urgent et pas important, ou Pas important et pas urgent. 2. Accédez à votre Toutes les tâches afficher et filtrer par Marque travailler sur ceux qui sont Important et urgent.

undefined

3. Revenez au filtre et affichez votre Important et pas urgent, prêter attention aux dates d'échéance assignées. Travaillez sur ces tâches.

undefined

4. Réévaluez les tâches toutes les deux semaines et étiquetez avec précision les tâches nouvellement créées et assignées. Une fois un nouveau Pas important et pas urgent la tâche est reçue, l'évaluer et la déléguer à la personne appropriée. Conseil d'alimentation: Si une tâche change de Pas urgent à Urgent, il est facile de remplacer la balise en maintenant la touche Maj enfoncée tout en cliquant sur la balise elle-même. Il y aura toujours plus de travail à faire que de temps pour le faire, mais il n’ya pas lieu de stresser. La gestion stratégique des tâches basées sur ces quatre éléments de base vous redonne le pouvoir. Tout au long du processus, surveillez votre temps grâce au suivi du temps afin de voir comment vous dépensez votre ressource la plus précieuse. Chaque mois, examinez votre productivité à travers où vous avez investi votre temps et gagnez en conscience à l'avenir pour quelles tâches valaient la peine et lesquelles ne l'étaient pas. Dans la mesure du possible, supprimez la technologie qui ne vous aide pas.